宝鸡市城市社区档案管理情况调研

文/宝鸡市档案局馆长齐周怀

为了深入贯彻落实国家档案局、民政部印发的《城市社区档案管理办法》，进一步加强社区档案工作，规范社区档案管理，有效提升城市社区档案工作水平，今年7月，宝鸡市档案局馆组成两个调研组，深入全市12个县（区）和高新区管委会的所辖社区，对全市城市社区档案管理情况进行了专题调研。

做法与成效

近年来，在各级党委、政府的重视支持下，在档案行政管理部门的精心指导下，全市各社区认真贯彻《城市社区档案管理办法》，进一步加强档案管理工作，档案工作体制逐步健全，档案管理不断规范，档案服务持续优化，社区档案在记录发展历程、化解矛盾纠纷、服务广大群众方面，发挥了积极作用。全市176个社区共设立档案室126个，保管档案40555卷（其中：文书档案38489卷，会计档案1903卷，科技档案163卷，照片档案12882张，声像档案30盘，实物档案646件），配备兼职档案管理人员152人。主要做法是：

（一）落实主体责任，提供工作保障。市、县（区）档案部门比较重视社区档案工作，坚持开展业务培训，进行有效指导，从宏观上推进了社区档案管理。金台区、扶风县、陇县、眉县等县（区）档案行政管理部门，坚持把社区档案工作纳入对乡镇（街道）的年度目标责任考核，有力地促进了档案工作任务落实。全市119个社区成立了档案工作机构，明确社区书记（主任）主管、兼职档案员专管的工作职责，夯实了主体责任，提供了组织保障；近三年全市176个社区共投入20.3万元，用于改善档案保管条件，其中，实现档案室、办公室两室分开的48个，档案室、办公室、查阅室三室分开的9个，并配置了档案柜、灭火器、温湿度计、防光窗帘等必要设施设备，基本满足了档案工作的正常需要。

（二）着眼业务建设，加强监督指导。市、县（区）档案局联合民政、财政等部门，及时转发《城市社区档案管理办法》《归档文件整理规则》《会计档案管理办法》等中省市规范标准，从宏观上指导社区档案管理工作；市档案局制定印发了《归档文件整理规则实施细则》，指导县（区）科学制定符合实际的档案管理标准，为社区档案管理工作提供了规范和依据；各县（区）档案局注重社区档案的规范化管理，指导80个社区编制了保管期限表，67个社区编制了分类大纲，33个社区编制了编号方案，为文件材料收集归档提供了科学指导；采取试点先行、以点带面、全面规范的方法，加强对社区档案工作的日常指导，并通过督促检查和目标考核，突出行政推动，强化科学引导，有力地推进了社区档案规范化建设，全市有6个社区档案室通过了陕西省档案工作目标管理认证。

（三）注重规范管理，强化利用服务。在乡镇（街道）的重视支持和档案行政管理部门的精心指导下，社区档案工作持续得到加强，业务建设进一步规范。从调查情况看，多数社区建立了档案收集、保管、利用等制度，既明确了工作要求，又规范了管理标准；多数社区依据《文件材料归档范围和档案保管期限表》，持续开展各类文件材料的收集和归档整理工作，档案收集较为齐全，分类基本合理，整理相对规范；部分社区重视档案安全管理，改善保管条件，落实安全举措，建立温湿度、查借阅和安全检查等各类台账，基本做到各门类档案集中统一管理，有效地保证了档案安全；部分社区编制了《案卷目录》《归档文件目录》等检索工具，编写了《大事记》《组织沿革》《档案利用效果汇编》等编研资料，有效地服务了社区民生、公共事务和经济社会发展。

困难与问题

近年来，全市围绕社区档案规范建档和有效利用，做了大量工作，收到了一定成效，但从调查情况看，社区档案仍是全市档案工作的短板，全市社区档案工作仍存在亟待解决的问题，主要表现在：

（一）档案保障措施难落实。从调查情况看，多数社区办公经费普遍紧张，档案工作经费基本无法保障；全市50个社区未设立档案室，已设立档案室的社区中，设施配备普遍不到位，绝大多数社区无法实现“三分开”（办公室、查阅室、档案室）分设；档案工作机制不健全，部分社区未建立档案工作机构，档案管理制度不够完善，档案工作职责划分不清；档案干部队伍建设亟待加强，有24个社区未落实档案管理人员，其余社区基本各配备1名档案员，且一人多职、精力不济、业务生疏、变动频繁的现象普遍存在。

（二）档案规范管理待提升。从归档情况看，大部分社区文件材料多以资料形式分类保管，档案整理归档不合要求；一些社区至今未执行归档文件整理标准，文件材料收集不全，分类不够科学，整理极不规范。从业务建设看，多数社区统计台账不完善，管理制度不健全，制度执行不到位；部分社区未编制符合实际的操作规范，档案管理缺乏科学依据。从管理要求看，社区档案室“一室多用”现象普遍存在，部分社区对涉及党建、基建、社保、医保等档案，由业务人员常年保管，未在档案室集中统一管理；一些社区档案室装具落后，杂物堆积，存在安全隐患。

（三）档案服务成效不明显。大部分社区档案室多以文书为主，忽视对会计、基建、照片、声像、实物等门类（载体）资料的收集归档，档案门类单一现象普遍存在；绝大多数社区未使用档案管理软件，未编制门类齐全的检索工具，档案信息化工作严重滞后，查档服务手段不够便捷；因人力和经费的问题，社区普遍对档案开发利用不够重视，档案服务发展、服务民生的优势有待进一步彰显。

对策与建议

社区档案是社区运行管理和发展历程的真实记录，加强社区档案管理工作，对于促进社会和谐、服务社区发展具有十分重要的意义。为了进一步加强城市社区档案管理工作，针对目前存在的薄弱环节，提出如下建议：

（一）落实保障措施，创造良好环境。档案工作是党的事业的重要组成部分。各级党委、政府和档案、民政、财政等部门，要进一步提高政治站位，充分认识做好社区档案管理工作的重要性，立足实际，强化措施，有效推进社区档案管理工作。一要健全档案管理体系。各县（区）委、乡镇（街道）党组织要将社区档案工作列入议事日程，加强组织领导，强化工作督导。社区党组织要切实履行档案工作责任，建立健全权责清晰、分工负责的档案工作领导机制，明确档案工作责任，配备档案管理人员，确保档案工作有人抓、有人管，切实把档案管理责任落实落细。二要加大档案工作投入。各县（区）委、政府要加大对社区档案工作的支持力度，协调财政部门将社区档案管理经费列入年度预算，在社区档案室建设上给予资金支持；乡镇（街道）党政组织要重视所辖社区档案室的规范化建设，督促社区落实档案专管场所，完善档案基础设施，配足档案装具，配备防盗、防火、防尘、防潮、防虫等设备，最大限度地改善档案保管条件。三要加强干部队伍建设。各县（区）民政部门要积极创造条件，充实社区工作力量，缓解社区档案管理人员紧缺的困难。市、县(区)档案局要把社区档案业务培训作为重要任务，以国家档案局、民政部印发的《城市社区档案管理办法》为指南，围绕社区文件材料收集整理、档案室规范化建设、档案编研等工作，定期开展业务培训，不断提高全市城市社区档案管理水平。

（二）强化业务指导，规范档案管理。市、县（区）档案行政管理部门要以目标管理为抓手，推进城市社区档案管理规范化、上水平。一要加强业务指导。要从打基础入手，指导社区建立健全档案管理工作制度，做好各门类文件材料收集整理，科学编制各类检索工具，建立档案利用、温湿度检查、安全检查等统计台账，制定安全应急预案，落实各项安全措施，建立健全“人防、物防、技防”三位一体的档案安全防范体系，确保社区档案规范整理、安全保管。二要注重示范带动。市、县（区）档案行政管理部门要加强与民政部门联合，积极开展城市社区档案工作监督检查，不断强化档案执法，有效推进社区档案管理工作。要采取培育典型、示范引导、全面推进的方法，选择基础条件较好的社区，重点指导，规范提升，使其在短期内软硬件建设有较大改善，顺利通过省级档案工作目标管理认证；对基础条件一般的社区，全面推广应用试点工作经验，在硬件配备、资源积累、规范整理和安全管理上，一次规划，分步实施，促进全市社区档案管理水平全面提升。三要坚持目标引领。市、县（区）档案行政管理部门要将社区档案工作纳入档案事业发展“十四五”规划，列入年度档案工作计划，与其他档案工作同步安排、同抓落实。各县（区）档案局要把社区档案工作纳入对乡镇（街道）的目标责任考核，作为年度档案执法检查的重要内容，不断强化对社区档案室软硬件建设、文件材料收集整理、档案安全保管、档案服务利用等方面的督促指导，加大依法监督检查力度，真正使全市社区档案管理工作再上新台阶。

（三）创新服务举措，助力社区建设。市县（区）档案行政管理部门要着眼提高社区档案服务水平，指导社区积极探索、务实创新、扎实有效地做好各项工作。一要重视档案工作宣传。向居民广泛宣传《档案法》《档案法实施办法》和《城市社区档案管理办法》等法律法规和业务知识，宣传档案服务发展、为民解难的利用实例，努力营造人人关心、参与社区档案管理和利用工作的良好氛围。二要深化档案资源建设。注重收集与社区经济发展、社会和谐、民生改善、精神文明等密切相关的文件材料，进一步提升档案服务价值；加强对照片、声像、实物、电子档案的收集和规范整理，注重资源载体多样化，夯实助力社区建设的档案工作基础。三要优化档案服务手段。逐步推广应用符合社区实际的档案管理软件，注重光盘、硬盘等电子载体在社区档案管理中的应用，为广大居民提供更加便捷的档案利用服务。四要加强档案开发利用。督促指导社区开展社区志、大事记、组织沿革、档案利用汇编等资料的编研，不断提升社区档案文化内涵，使社区档案在树立文明新风、化解社会矛盾、服务经济发展方面发挥更大的作用。