大数据背景下企业档案工作应对探索

文·梁荃

毋庸置疑，在大数据时代背景下，传统企业档案管理模式已越来越不能适应现代企业发展的需要，应用全新的档案管理模式是提高企业档案管理效率与质量的关键所在。在大数据时代加强对云计算、物联网技术的有效应用，可以最大限度提高档案收集率，丰富档案资源。可以将繁琐的档案数据处理分析更加简单化，并且还有利于打造统一的档案管理平台，理顺档案工作体制机制，推动企业档案管理工作的发展。从理论上分析，大数据最为主要的特征便是数据的海量性，对于企业而言，生产、经营、考研、管理工作中会产生众多的档案资料与技术数据，档案管理工作至关重要，但如何管理和使用这些海量信息，更好地为企业服务，是摆在企业档案工作者面前的一项重要任务。

一、大数据背景下企业档案工作所面临的问题

（一）缺乏先进的档案管理意识

就目前而言，在信息技术日新月异发展的形势下，部分企业对应用信息技术，特别是云计算、物联网技术从事档案管理方面意识有所欠缺，仍旧采取传统的档案管理模式，出现固步自封与放任自流的现象。甚至部分企业领导者与管理者认为，档案管理无法产生经济效益，认识不到大量档案信息通过大数据分析对企业的经营、管理的意义，并没有对档案现代化管理技术加以重视，把档案工作置于新技术运用之外，久而久之，档案管理效率越来越低，档案作用越来越小，档案工作越来越被动。

（二）档案的收集齐全完整程度下降

企业档案管理无法与企业的现代化、新技术管理相匹配，无法融合发展，档案业务与企业管理不能对接，大量的电子文件、数据无法及时全面收集、保存、管理，企业档案室仅仅收集和管理部分传统纸质档案，档案的齐全完整性大打折扣，企业档案的完整性、系统性、成套性难以保证，更妄谈分析与利用。

（三）档案信息安全存在隐患

在当前大数据时代下，积极做好档案安全工作至关重要，不仅可以起到风险防范的作用，而且能够保护档案信息资料。现阶段大多数企业信息系统建立在互联网平台上，即便是办公系统是建立在局域网状态之下，仍然会受到计算机病毒或者黑客所带来的攻击，而且大多数企业管理系统具备的信息下载功能，虽然可以为工作人员提供便利的条件，但是往往会对信息安全产生影响，信息可能发生泄露。如果档案管理不具备计算机技术手段，就无法开展电子档案的异地异质备份工作。当然备份工作也可以由企业的信息中心来承担，但所有档案备份工作由企业档案部门统一承担，更易于发挥档案部门的专业优势和集约优势。

（四）管理平台和技术难以满足信息需求

根据调查分析，当前企业的数字化档案管理系统，主要是用来进行档案整理，档案管理平台逐渐成为了辅助性工具。此外，数字化档案管理系统是时代变迁与科技进步下的重要产物，在大数据背景下，用户对档案资源的利用也发生了变化，从多份关联文件集中查阅到单一文件精确查阅，虽然能够提高查阅的精确性，但是大多数企业档案管理处于独立的状态，并没有实现数字档案管理信息的整合与共享。

（五）档案管理人员知识更新过慢

要想进一步推动企业档案管理工作的可持续发展，更多需要从档案管理者入手，这是其关键角色。在大数据时代下数字档案管理系统更新比较快，部分档案管理者在观念与意识上存在缺陷，业务能力与管理思维仍旧停留在传统档案管理模式之上，不仅缺乏对信息技术的理解，而且计算机水平偏低，从而制约了档案管理现代化的有序开展。

二、大数据时代下企业档案工作应对探索

如上所言，在大数据背景下，企业档案管理工作受到多方面因素所带来的影响，如果不及时处理与解决，则会制约企业档案管理的发展与进步。现阶段企业档案管理工作的创新应该从以下五个方面进行探索：

（一）实施一体化企业档案管理机制

以大数据技术为依托，在企业运行当中，根据实际情况有针对性地制定档案管理与信息化建设规划，要尽可能的将档案管理纳入到企业整体管理体系当中，使档案工作与企业信息化建设无缝链接，做到企业生产、经营、科研、管理等全链条数据信息，从形成到传输、备份、归档、整理、保管和使用一体化管理。不能将档案工作与企业整体信息化建设割裂开。如果档案管理系统不能与企业整体信息管理平台融合为一体，即使为档案部门配备再高标准的管理平台与硬件设施，也只能是个现代化的装饰，难以发挥实际作用，实现海量信息的收集、处理与共享，提高档案数据资源的有效利用。

（二）构建最广泛的数字档案资源体系

严格意义上分析，对于企业而言，所谓大数据资源涉及的内容比较多，不仅包括了企业自身形成的全部数据信息，而且还包含了与企业生产、经营相关联的最广泛的信息资源，如同类企业信息、上下游关联企业信息、产品信息、市场信息、客户信息、科技信息、政策信息等，甚至国际国内形势、自然灾害等都有可能影响到市场、价格等。大数据背景下的档案工作基础，或重中之重就是要占用海量信息资源。

（三）提高档案信息化服务水平

大数据背景下的档案服务，创新在分析，创新在主动，创新在便捷。在拥有广泛数据资源的前提下，应用先进的计算机技术对数据档案资源加以分析，或者利用数据挖掘技术做好档案的开发，构建专项档案资源库，从中分析出有规律、有前瞻性的信息，为领导决策提供参考，为科研提供依据，为市场提供方向。要优化档案信息服务方式，可以通过现代化技术构建云服务平台，让工作人员能够随时随地的进行查阅或者构建可视化平台，对档案进行全方位的了解与展示。

（四）承担档案信息风险控制工作责任

积极做好信息风险控制工作是大数据背景下的关键所在，也是保证档案管理有序性的重要举措之一。档案部门承担数据信息备份工作具有独特的环境优势和管理优势。电子数据的异地异质备份是保证数据安全的切实措施，而档案室是一个专业的、具备一定保管保护条件的独立空间，是备份的首选。企业档案人员是从事具体事务管理的专业人员，具有强烈的管理意识和管理责任心，同时具有管理经验。如果再辅以先进的信息化管理设备，提供云计算、互联网等系统做好信息资源安全控制工作，减少黑客所带来的侵犯，才能从根本上保证档案的安全性。

（五）做好档案信息化人才建设工作

在大数据时代做好档案信息化人才建设工作是保证档案资源有序管理的重要所在，人才是企业竞争的重要保证。档案管理现代化人才的培养，是大数据背景下开展档案工作的重要条件。要积极培养档案管理人员的现代化意识，要让档案管理人员对自己肩上所承担的重责加以了解，另外还要针对实际的情况做好培训与再教育，将大数据下档案管理工作所面临的机遇与挑战加以了解，将新颖且值得应用的现代化技术及时的传递给档案管理人员，使其在观念与思想上具有现代化。另外还要让档案管理人员对计算机技术加以了解，提高计算机水平，积极探索新的档案管理模式。

总而言之，在大数据背景下，企业档案管理工作需要结合时代发展的要求，探索创新，对症下药地加以解决。另外新技术日新月异，做好档案管理技术研发，尽可能的应用现代化技术，才能推动档案管理工作适应企业信息化发展的需求，提高企业档案的管理水平和利用服务水平。