医疗机构档案管理培训现状及对策探讨

文·王维瑄

档案管理是档案馆（室）对档案实体和档案信息进行管理的各项业务工作总称，是档案事业最基本的组成部分。医疗机构档案作为医疗服务、医学教育、医学科学研究等活动的真实记录和基础性信息资源，在医疗管理诸多方面显现了越来越重要的作用。规范化、科学化的进行档案管理，是医疗机构必须做好的一项基础性工作，这就给专、兼职档案管理人员提出了更高的要求，既要有扎扎实实的医疗业务功底，也要具备较强的档案管理能力。所以，应建立一种适应医疗机构特点的档案工作培训模式，因地制宜地做好医疗机构档案人员培训管理，让档案工作人员具备应有的档案管理素养和能力，为促进档案工作与医疗事业同步发展，规避和抵御各种风险方面提供支撑作用。

一、医疗机构档案管理培训现状

（一）档案管理的专业培训少

医疗机构的主业是从事医疗服务，培训工作重心更多在于医疗新技术、方法、技术规范以及医务工作的延伸等方面，如病例书写、医保政策、科研教学等，因此大多数医疗机构的将档案管理工作置于其他工作的末端，未对档案管理培训给予足够的重视，因而很少或从未举办过档案专题类的培训。以笔者就职的单位来看，近五年来举办涉及医疗、护理、医技、医保、科研课题申报和财务领域的全院大型培训有二百余次，档案专题培训只有一次。据了解这也是当前多数医疗机构在培训工作中普遍存在的现象。

（二）档案管理知识学习动力不足

一是外在动力不足。医疗机构的日常管理考核和岗位考核对档案管理工作涉及较少，即使有相关要求，也不作为主要考核内容，不达标对最终考核结果影响也不大，所以难以吸引大家去主动学习档案管理工作相关知识。二是内在动力不足。首先是临床科室，档案管理者都是兼职档案员，他们职称晋升或聘任都按卫生系列即“主系列”评聘，平时参加的培训都是继续医学教育类，参加档案管理培训的主观意愿不强。其次是档案部门工作人员，在职称晋升和聘任方面，档案系列在医疗机构中属于“辅助系列”，名额非常有限，从事档案管理的档案专业人员参与各类职务或职称竞聘时的优势不强，因而大多以随遇而安的心态对待本职工作，持续深入地学习档案管理专业知识的内在动力不足。

（三）合格的档案管理人才少

档案管理专业培训少和专业技术人员学习档案管理知识动力不足的现状，导致了医疗机构适应新时期档案管理工作需要的专业复合型人才缺乏。一线专业技术人员因档案业务知识缺少系统专业的学习，而没有建立起稳固的档案知识理论结构，尤其是现代化的档案管理应用知识匮乏，造成一些资料记录不正确、收集不完整、整理不规范、存放不安全、移交不及时，直接影响到了档案的质量，进而影响到医疗机构相关工作的顺利开展。如有些医院开展药物临床试验时，将药物临床试验档案资料与其他资料或物品混放，没有进行“防火、防潮、防盗、防虫”处理，并且档案管理人员业务不熟练，以致该归档的资料未归档或存放资料与案卷名称不符，在上级部门核查工作时，无法查找提供相关资料，由此影响到了整个试验项目的真实性，使得该专业的临床试验资质受到上级核查部门的质疑，也影响到了该医院的年度核查成绩。

二、医疗机构档案管理培训建议

（一）培训内容

档案管理培训应当让理论知识服务于实践，让档案管理人员把所学到的知识应用到实际工作中，因此培训内容设置应涵盖档案管理的新观念以及档案管理的方法、流程、操作实务等方面，既要有如何对各类档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等管理程序，又要有涉及互联网为核心内容的信息技术，如大数据与电子文件等内容，全方位了解档案管理工作的重要性、所应具备的职业素养，以及档案管理工作的发展方向，由此提升档案管理人员综合能力。

（二）培训方式

1. 在卫生系列培训中增加档案管理内容。卫生系列培训是医疗机构日常培训的主体，每个学科每年都举办多场专业培训，受众广泛，因此在专业培训中加入档案管理的内容，对推广和强化档案管理知识能起到事半功倍的效果。如在学科建设培训、科研项目开题培训、临床试验开题培训等过程中，邀请档案专业人员讲授档案工作的基本程序和重要性，让卫生系列专业技术人员系统了解档案与档案工作的基本知识，在开始各项工作前就树立起档案意识，以便在工作中能够做到完整系统地记录正确的内容，及时对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用，将工作中所积累的记录汇集成完整的档案，进而转化为知识财富，为医院的发展提供强有力的支撑。

2. 增设针对医疗机构人员的专场培训

将档案管理培训纳入单位内部常规培训范围。医疗机构在设计年度培训计划时，将档案管理工作培训单独设列，每年至少举办一场以档案管理工作为主题的教育培训，内容可以是档案人员的素养与能力建设、档案法律法规普及、档案工作与信息化等，使档案工作专、兼职人员首先掌握档案收集原则等基础知识，逐步提高档案素质能力。医疗机构在进行档案专业培训时，可邀请档案专业机构或大专院校开设专门的档案管理特色课程，也可以邀请档案管理工作突出的医疗机构介绍经验，实现体系内管理经验资源共享。通过推广档案管理工作专业知识，开阔从事档案管理工作人员的视野，指导档案资源的高效利用，提高医疗机构档案工作人员的基本能力和专业能力。

（三）将档案管理工作绩效纳入考核考评中

1. 继续医学教育增加档案管理内容。当前医疗机构在职称晋升和聘任时，都把继续医学教育成绩是否合格作为必要条件。如果将档案管理课程放入继续医学教育范畴，学习档案管理课程也计入继续医学教育成绩，会吸引更多的医务工作者参加档案管理培训。

2. 在科室绩效考核中体现。在考核科室绩效时，给予参加档案管理培训，并在日常工作中兼任档案员的职工一定数额的绩效体现，让多学多劳者多得，树立正向引导，鼓励大家多参与档案培训并学以致用。

3. 在职称晋升、聘任中体现。医疗机构的职称晋升和职称聘任，是专业技术人员职业上升的重要途径，也是所有无行政职务的医务人员增加收入的重要依托，大家对此非常重视。如果在职称晋升、聘任时将参加档案培训，从事兼职档案员作为加分项，一定会大大提升医务工作者参加培训，并从事档案工作的积极性。

档案管理工作既是一项专业性业务工作，又是一项服务性工作。结合行业特色，组织灵活多样的档案管理培训，并将培训参与度在工作考核中加以体现，让医疗机构的医务工作者和管理人员真正意识到档案工作与本职工作密切相关，更加重视档案工作，主动提升专业化素养和档案管理工作效率，切实做到为医疗机构建立规范化、科学化的档案管理系统，建立知识管理体系，更好地服务医疗事业打好基础。