人力资源档案管理探讨

■ 吴 警

人力资源档案可以为企业求才、个人求职提供大量丰富、生动、真实有效的原始资料和数据。它是记述和反映着一个人的出生日期、参加工作时间、文化程度、工作表现、专业技术职称等各方面内容的文件材料，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考。因此管好用好人力资源档案，可以使企业的管理更加科学化、规范化、高效化，为各项事业产业的持续、健康、稳健发展打下坚实的基础。本文就人力资源档案管理工作作一粗浅的探讨，并提出相应策略。

一、人力资源档案管理的重要意义

（一）记载人生轨迹的重要依据

人事档案收存工作人员的履历、自传、鉴定、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，记录工作人员个人成长、思想发展的历史。能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容。它是个人身份、学历、资历等方面的原始记录凭证，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

（二）人的档案最重要

人事档案非常全面和详细地记录了个人的经历、德才表现和发展过程，通过人事档案个人信息的筛选，解决了人才被埋没的问题。通过人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短、各司其职，最大限度地发挥人才的作用。在信息化飞速发展的时代，人事档案管理模式的转变将提高工作效率，助推人力资源管理向精细化转变。人事档案是工作人员个人信息的储存库，它概括地反映工作人员的个人全貌。人事档案为人力资源管理提供人才的可靠的基本情况，是选拔人才和重用人才的重要依据和保障，是做好人力资源管理的基础保障。因此，在档案管理中人的档案最重要。

（三）组织认可的个人材料

以人事档案为基本参考，对员工进行工作上的安排，保证员工能够各尽其职，发挥员工所长，避免因信息与数据的缺失，致使员工的才能得不到有效的发挥，造成企业人才流失的严重问题。对人事档案进行分析整理，是了解员工过往工作经验与工作表现的有效途径，同时能对员工的能力做出一个大致的评估，并简要分析员工的潜力。人事档案是人力资源管理工作获取有效信息与数据的重要方法，提高了人力资源管理工作的效率，优化其基本结构。从这个角度来说，提高人事档案管理工作的水平，是发挥人力管理资源优势的基本方法。一个档案袋就是一个人一生或一个阶段集中的实况资料。

（四）体现对人的关怀

自古至今，因由各种缘故，怀才不遇、生不逢时而埋没才华者何止万千。因此，作为档案人以人为本之举就首先应该在于爱人、知人，用心寻觅人才。多长几个耳朵以听八方，多设几个视角以观上下。如此多方关注必不难发现忠贤能人信息，而后汇编成新型人事资料，以备提供举荐。从这个层面来说，企业对人事档案的有效分析，是获取有效信息与数据的基本方法，也是企业在发展之中招揽所需人才的必然需求。对人事档案进行合理而有效的分析管理，能够切实地对企业在经营发展过程之中的人才需求进行精确的把握，分析企业需要哪些人才，企业又缺少哪些人才，并以此作为基本的参考，制定一个可行的人力资源计划。

二、人力资源档案管理的现状

（一）对档案重要性认识不足

现阶段的人力资源档案管理服务体系仍处于传统的运作模式，由于档案管理人员没有受过专业知识培训，对档案重要性认识不足。

（二）主动服务意识薄弱

人力资源档案管理工作在思想认识上缺乏主动服务意识，还存在一些认识不到位的方面。

（三）服务质量不高

档案管理技能欠缺，影响了档案管理水平。在整理过程中大部分依靠人工操作，仅能提供基础的检索服务，耗时费力，服务质量不高。

三、人力资源档案管理的主要内容

（一）收集

人事档案材料覆盖范围广，跨度时间长，有些材料很难搜集，因此更加凸显了人事档案管理的重要性。人事档案管理工作人员要定期收集归档材料，及时去掉没有必要保存的档案材料，对重要的、必需的、有价值的材料进行重点保存，防止丢失，防止虫蛀，防止潮湿。

（二）整理

在人事档案整理的传统模式中，归档范围不变。人事档案材料主要分为10 大类。首先要根据这10 类的特点认真鉴别分类，然后看每一类型的材料是否完整，并按时间先后顺序排好，分别标上类号页号，其次是写清卷内目录，最后把整理好的人事档案装订成册放入人事档案盒。通过规范整理使每卷人事档案达到完整、真实、条理、实用的要求，并学会利用本人的档案信息资源为自己成长和事业发展服务。

（三）鉴定

人事档案管理在人力资源管理中占有很重要的地位，要严格按照程序和规范存档，严防造假材料出现。要求人事档案管理人员必须廉洁正派，深入学习相关法律法规来提升个人素质和业务能力，谨慎细致地鉴别材料真伪以及决定材料取舍。人事档案材料记录着工作人员从事工作产生的工龄、工资、职位等重要信息，是培养和选拔干部的重要依据。如果在人事档案中出现一份造假的信息记录，将会对当事人产生一定的影响，对用人单位的选人、用人、任人造成错误的判断。

（四）保管

在人力资源档案管理活动中，做到人档相符，在材料收集上必须做到及时完整。在材料的鉴定上必须做到去伪存真，在归档内容上必须做到分类准确，装订整齐，在利用档案时必须做到遵章办理，在提供周到热情的服务时，更要确保档案的安全和保密。唯有如此，才能逐步建立更加科学合理的档案管理体系。

（五）利用

在交接人查阅档案前，确保档案是密封和加盖公章，并做好查阅的签字手续，要按照人事档案管理办法执行，确保人事档案完整与安全。人事档案借阅要按照规章制度所界定的程序来办理手续，要注重办理手续的存档、留存以及定期处理。

四、人力资源档案管理工作的相应策略

（一）领导重视

档案工作人员也要增强责任心，主动作为，积极向领导宣传档案管理政策，及时沟通汇报，争取上级支持。领导的重视是做好档案工作的重要保证。企业领导应高度重视人力资源档案管理工作，将其纳入议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。

（二）为领导决策提供有价值的依据

在履行严格的人事档案管理制度后，要按照现有的环境，制定可行的、安全的、保密的人事档案管理制度。建立和完善档案的归档、登记、整理制度，提升人事档案管理水平，确保人力资源管理部门及时、准确地为领导决策提供有价值的依据。在制度上要强化管理，加强防范，及时建立和健全人事档案的真实性、准确性、完整性、安全性和时效性鉴定的一系列系统性制度。人事档案管理工作要做细做实，要确保干部职工人事档案及时、完整、真实的归档。

（三）为人力资源管理的发展保驾护航

人事档案是选拔人才和重用人才的重要依据和保障，对人力资源管理起到推动作用。大力提高档案管理工作者的管理意识、工作责任心、职业道德修养。培养出作风过硬的档案管理专业人员，通过专业学习和培训，使他们具备过硬的档案管理理论和技能。因此，在当前阶段的人力资源档案管理工作发展中，一定要重视制度建设和人才建设，同时要结合更加科学化的系统管理方案，促使人力资源档案管理能够发挥出更高的价值，为人力资源管理的健康发展保驾护航。

（四）档案查询规范化

健全档案查询和收集等方面的制度建设，实行制度上墙、账簿成册，全面按照规定制度以及程序去管理。履行档案查询规范化，无介绍信不能查询，涉及本人的材料方面不能进行查询，对牵涉亲属方面的禁止查询。为切实提高人事档案的真实性、准确性和完整性，维护人事档案的严肃性和公信力，促进人事档案管理规范有序，要严格对照人事档案相关规定和要求，扎实开展人事档案整理和规范化管理工作。

（五）推进电子化建设

人事档案电子化管理，是互联网+档案的电子化体现。人事档案一直处于材料增加不及时、归档整理不规范、调阅审查无制度状态。原始档案分散、缺失问题突出，档案材料散装、混装、错装现象普遍。为适应人员流动，紧跟大数据时代，推进人事档案电子化管理，有利于提升人力资源管理水平。以查各类会议纪要、查岗位变动调整文件、查党员组织关系的三查为切入口，认真核对材料内容和有关信息，进而保证了档案材料完整齐全，确保人事档案信息准确无误。对档案中涉及个人出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位、工作简历等信息前后记载不一致问题，按照有关政策规定予以确认，确保人事档案资料真实可靠。督促专业单位在人事档案整理归档中，梳理目录，分类审核，逐一筛选，查漏补缺，确保人事档案资料完整和电子化录入工作，永久保存。

（六）档案管理规范有序

为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案管理目标考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转人、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，严防人为因素造成档案泄密、涂改，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此企业人力资源管理部门，必须建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档、移交入库以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度和规范的操作流程，为利用者做好服务。

五、结语

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色。人事档案管理工作是人力资源管理工作的基础，为人力资源管理工作提供了一定的便捷性，同时优化了人力资源管理工作的结构，使人力资源管理工作能够更加精准地预测与配置企业的人力资源。