大数据背景下医院人事档案管理存在的问题与对策分析

2020-12-02施薇

云南档案 2020年1期

■施薇

引言

医院人事档案管理是医院内部管理的重要工作内容。主要记录医院内部工作人员的工作表现、工作经历，关系到医院内部的人力资源的有效开发和人才职称评价、内部人事决策等相关事务。医院内部人事变动较大，人事档案作为医院开展管理工作的重要依据，人事档案管理工作应当受到相关领导和负责人员的高度重视。随着大数据时代的蓬勃发展，云计算、互联网等信息技术的飞速发展带来了信息资源的爆炸式增长和信息交流、传播速度的大幅提升，人事档案管理也因此面临新的机遇和挑战。大数据时代背景下，医院传统人事档案管理工作办法逐渐暴露弊病，愈来愈不适应医院发展方向和不能满足社会发展的实际需要。对于人事档案管理工作者而言，现阶段的重要任务在于如何找寻行之有效的办法突破大数据时代背景下医院人事档案管理工作的困境，以及如何优化档案管理工作模式和创新管理策略来推进医院人事档案管理工作的科学性和有效提升。

一、大数据背景下医院人事档案管理存在的主要问题

（一）人事档案管理工作信息化水平不高

大数据时代下医院人事档案管理工作变化的最突出特征在于其逐渐信息化。当前普遍医院人事档案管理工作信息化体现在纸质档案与电子档案的转化层面，由此看出，尽管医院人事档案管理工作有意识地将信息化融合到工作管理中，但其效果和水平并不高，医院人事档案管理并没有着力构建信息化管理平台和建立档案信息数据库，人力资源与信息管理系统的对接存在障碍，没有形成系统、连贯的管理工作机制。形成这一局面的主要原因在于医院对人事管理工作资金投入的不到位。由于医院人事档案管理工作量大、管理事务较为庞杂，再加上现阶段医院人事档案管理工作信息化水平不高，导致医院人事档案管理工作效率较低、质量不高。

（二）医院人事档案管理工作量巨大、工作压力较大

医院人事档案管理是医院内部管理工作的重要环节和组成部分，主要负责对医院人事档案进行收集、整理、保存、利用等工作任务。医院人事档案内容范围较广，涉及到医院内部管理人员、医护人员的学历、工作状况、培训、考核、获奖情况等多项信息。医院日常工作十分繁忙，内部人员工资、职称晋升等工作较为频繁，大数据时代下医院人事档案信息的种种变化，使得人事档案管理工作的难度增加、压力增大。总的来说，现阶段医院人事档案管理工作存在不适应社会时代发展变化的缺陷。

（三）人事档案利用力度有待加强

传统医院人事档案管理多以手工纸质记录为主要形式，这也是造成医院人事档案管理工作效率不高的主要原因，再加上现阶段医院人事档案管理信息化水平不高，尽管部分实现了人事档案电子化，但由于其主要应用于档案信息的管理、储存工作，对于人事档案利用的效果并不明显，各个医院之间人事档案的信息共享存在障碍，集约化管理缺失。医院内部人事档案的传递、利用效率并不高，对于相关信息的共享和信息资源的挖掘力度不够。

二、加强大数据背景下医院人事档案管理的对策

（一）借助大数据构建人事档案信息化平台

大数据时代背景下，医院应当充分认识到构建信息化人事档案管理平台的重要性，进一步挖掘人事档案信息的内在价值。在构建信息化平台时，相关人员应当首先建立涵盖文字、视频等多种载体形式的档案信息数据库，确保医院内部各个部门的数据信息科学、合理、有序、清晰。相关人员应当尽快认识到传统人力录入的缺陷，加快创新信息收集的方式和途径，充分借助计算机、互联网进行相关数据信息的收集、整理，致力于提升档案信息数据收集的效率和质量。

（二）人事档案数据信息网的进一步完善

信息数据的完整、科学是保证人事档案管理工作质量的前提。为保证人事信息的完整、科学，医院应当有意识地完善人事档案数据信息网，借助这一系统对内部管理人员、医护人员的各项信息进行系统、有条理的科学的录入和收集，从而建立起完善、科学、清晰的信息资源系统。人事档案信息系统应当与信息数据库进行及时的联系和高效的对接，以便于医院对人事信息进行有效地利用。医院应当加大对人事档案管理的资金投入，积极创新和引进先进的技术设备，推进人事档案数据系统的优化和升级。

（三）提高风险防范意识、保证信息安全

医院人事信息十分重要，应当保证信息的安全和隐私，避免被不法分子窃取和滥用。相关人员应当首先对人事档案信息数据库进行防护，设置防火墙和借助其他技术对外来入侵进行预防，相关技术人员应当做好数据的备份、更新，做好系统维护，对于一些十分重要的信息进行加密，采取多重保护。另外人事档案管理人员应当积极参与培训和进修，提升自身的工作素质，大数据背景下医院应当积极组织培训进修活动，扎实管理人员的专业知识和专业技能。

（四）提高管理工作人员的综合素质、建立高素质管理队伍

大数据背景下优化人事档案管理工作，需要有关领导认识到现阶段人事档案管理工作队伍的不足。信息技术、科学技术的创新发展推动了人事档案管理工作的发展变化，人事档案管理工作人员为适应人事档案管理工作的发展变化，应当加强对大数据时代相关信息技术、科学技术的学习和应用。医院领导应当重视对管理人员的技能、专业知识的培训，致力于推动人事档案管理队伍的素质提升，从而更好的适应大数据背景下医院人事档案管理的发展变化，推动医院人事档案管理工作质量和效果的提升。