探究机电项目管理中文档管理的科学化运用模式

2020-12-02刘瑜

商品与质量 2020年20期

刘瑜

山西交投高速公路有限公司山西太原 030000

目前，在机电项目工作实施过程中，涉及到了大量的文档资料的运用，这就体现了项目管理中文档管理工作的重要性。现阶段我国机电项目文档管理工作环节中仍存在许多的问题，主要体现在项目文档管理的指南、模板和规范标准等方面。随着我国经济建设的不断完善，在信息化发展的时代背景中，机电项目管理中的文档管理工作也需要在与时俱进的发展进程中透过科学化的管理手段实现自我完善，结合先进的科学化管理措施优化文档管理的管理水平，以此提升文档管理的工作效率。

1 机电项目文档的实用价值

机电项目文档的重要价值主要体现在宏观、中观和微观三个层面。

1.1 宏观层面

从宏观角度出发，机电项目文档直接影响着机电项目管理水平的提升。机电项目文档在形式和内容上可以划分为项目过程文档和项目成果文档等。机电项目过程文档的效用是针对机电项目管理工作进程中发生的状况进行记录，体现在各种报告形式；机电项目成果文档则是依据项目竣工后产生的结果进行报告总结。机电项目过程文档为各级项目管理人员提供了沟通依据，并且还为项目管理人员进行工作安排与工作决策时提供了重要的参照。在项目竣工后，项目管理者通过对各类文档的整合可以总结出项目中出现的状况和成功经验，由此可以大大减少在今后的项目中出现同类的状况。

1.2 中观层面

从中观角度出发，机电项目文档对机电项目管理工作的顺利开展有着决定性作用。在机电项目开始运行时，项目管理人员通过与客户进行全面的沟通了解制定出适宜的项目整体规划方案，用以规范项目中各个环节的预期标准，在目标一致的情况下将整合完毕的项目文档作为项目运行时的关键依据。目前，我国机电项目在各环节的工作成果都是以文档的形式记录下来的，因此，项目文档在项目管理工作中发挥了重要价值，它能够直观的反映出项目运行时的全部环节，项目文档很好的辅助了机电项目的管理工作。

1.3 微观层面

从微观角度出发，机电项目文档能够提升项目管理人员的文化素养。项目文档是基于书面语言形式对机电项目的运行进行指导，项目管理人员通过书面交流的形式对项目文档进行系统的管理，可以在工作中改进自身的不足，从而不断提升自身的文化素养。

2 机电项目文档管理工作中的弊端

机电项目文档管理工作中存在的弊端主要体现在以下几方面：

2.1 项目管理人员由于对规范化意识的疏忽，造成了项目文档缺失的现象

现阶段，大部分机电企业在展开项目管理工作时，经常会造成这样的错误，其根本原因就是对项目文档管理工作的轻视，致使许多决策性意见都只停留在口头，没有切实的通过文档的形式保存下来，这样就会导致在项目出现状况时没有资料依据可以提供解决方案，严重影响了机电项目的工作效率。

2.2 欠缺健全的项目文档管理体制，自动化管理工具和系统软件的缺失

（1）项目文档管理实际操作中的问题主要体现在：欠缺文档管理标准；文档在格式方面没有标准的模板参考；文档版本的界限也不清晰；文档格式不严谨；文档传输延误；文档整合工作的不达标等。（2）现阶段，管理人员仍作为项目文档管理工作中的主体，所有工作环节几乎都离不开人工操作，缺少适宜的自动化办公设备和系统软件，这些直接影响了项目文档管理的工作效率。

3 机电项目文档科学化管理的战略对策

3.1 机电项目文档管理规划

在机电项目实施前，在科学规划项目管理整体环节时，首要任务是对项目文档管理实行妥善的规划，主要体现在以下几点：（1）管理文化培育规划。经相关研究显示，管理文化对组织绩效有着重要影响，而管理文化培养的精髓之处就是价值观。价值观的含义主要是指集体或个人所持对行为和原则的观点与认同度。因此，针对项目管理者进行思想上的培育引导是非常必要的，让管理者可以从根本上认识到以项目为中心内容和实施标准化管理的价值观，这是保障机电项目文档管理工作开展的前提所在。（2）机电项目文档管理环节体制规划。首先，相关部门应强化项目组织建设，合理安排分工，落实项目文档管理责任。其次，应该以项目管理组为基准，全面了解各项目组对不同文档的需求，此外，还要提前规划好项目文档的名称、数量、标识、类型、格式、内容等方面，制定出恰当的文档标准。以目标管理理论为依据，针对项目的各个重要阶段和成果制定文档质量控制点，规范各类项目文档的标准化管理流程，主要体现在批准、发布、修订、标识、密级、储存、传递和查阅等环节。

3.2 健全电子文档的信息化管理体制

在项目管理环节中，应逐步完善多元化的综合管理形式，以构建信息交流系统为前提，通过电子文档管理和会议管理形式，逐步构建规范化的文件交换形式，在建立信息化的数据交换系统时，应保证信息资源交流的时效性，以实现计算机技术的综合价值。此外，管理人员还需要完善电子文档的综合处理，对项目管理环节运用设计图纸、招投标管理项目和文件资源等，实现针对性的分类和调整，构建电子系统的管理系统，通过计算机技术的统筹管理，实现合理的组织形式，将资源共享的优势发挥到最大。

3.3 改善观念，完善管理手段

机电项目文档管理应通过创新观念来实现管理手段的完善。有些工作人员一直对机电项目文档管理工作有所误解，认为这个工作环节无足轻重，从而造成了对机电项目文档管理工作的疏忽。针对这种情况，工作人员必须要树立正确的思想观念，加强对机电项目文档管理工作的重视，通过完善专业技能、构建适宜的管理体制等方面来提升机电项目文档管理工作的工作质量。此外，针对机电项目文档管理的分类整合工作也要引起重视，加强对机电项目文档管理的严格管控。因此，从现代化的管理手段出发，改善工作人员陈旧的错误观念，可以有效的促进机电项目文档管理的工作效率，对机电企业的整体发展有着重要意义。