如何做好数字化档案规范管理

2020-12-02林健

商品与质量 2020年20期

林健

天津市津能工程管理有限公司天津 300384

1 数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是信息化发展的必然趋势和当前的信息技术发展的一个重要体现。在互联网时代，传统的纸质文件已逐渐被电子文件取代，文件信息变得更加丰富。文字、图片、视频和其他材料可以自动收集，整理，制定，访问，检索，也可以实现保存。数字化档案更方便管理，也可显著提高工作效率。信息技术的发展是数字档案信息化管理的重点。相对于传统档案，数字信息更便于在互联网时代迅速传播。因此，加强档案的规范化管理，深入完善数字档案管理技术，根据时代发展的需要，用先进的手段提高档案管理的质量，充分发挥档案信息的价值仍然是重要任务。数字化档案管理有很多优点，它可以节省成本和存储空间。提高访问效率，并收集和归档数据及时地提高了工作效率。数字化档案管理可以提高资源共享率，推进改革的档案管理技术的更新，实现现代化的档案管理方法，加强社会建设和发展档案信息的有效性。此外，相对于传统的纸质文件在频繁调用时，不仅会增加数据的损坏率，而且还容易导致文件信息的泄漏。而数字文件可以备份共享，有利于提高文件信息的完整性和保证资源的有效管理[1]。

2 战略数字档案的规范化管理

2.1 强化责任分配制度

为了充分实现数字化档案的管理，必须明确责任制度，成立专门的工作小组，负责归档大量的数据和材料，以实现数字化发展。因此，有必要明确规定数字文件管理工作规范，根据该工作任务的核心需要，设立明确的要求，并指明相关工作内容，包括数据的分类，整理和数字化处理。要建立科学合理的责任分配制度，首先要弄清楚数字档案管理工作的内容和链接，并根据实际情况制定多个程序的工作流程，以便根据需求来细化工作内容管理。在分配职责的过程中，还必须明确工作的目标。除了实现全面的数字化管理，还必须保证数据的全面性和管理的规范化。例如，整理归档信息时，1-2人可以安排专门管理，有效整理出与数字技术，根据所述类型和不同材料的内容分类，并且标准化的格式。

2.2 提高数字文件管理机制

在进行数字化档案管理同时，各单位必须制定符合国家文件管理的制度。档案借阅，归还、整理等内部文件管理正规流程工作机制，完善内部计算机设备配置，为数字化管理创造优越条件的同时，有必要建立一个完善的管理体系，规范的管理流程，规范操作从纸质文件到数字化转换的过程中，建立了双重管理机制。只有通过评估管理人员的素质和现代技术的掌握程度，定期评估的质量管理，加强数字档案管理的宣传教育，提高员工的数字化整体水平，才能真正促进档案管理性过程的标准化。因此，除了提高档案管理机制，有必要建立人才培养机制，敦促档案人员加强计算机和信息技术的学习，并强化对数字文件管理技术的深刻理解。当然，有必要进行有针对性的工作单位内的自然体验。例如，人事档案在高校管理应制定符合发展和高校的教育需求的人才培养机制，档案管理也应该注意机密性和完整性。学校领导还应该注意的人事档案，不局限于教育的管理和高效的管理信息材料的使用，也有利于促进大学教育质量的提高[2]。

2.3 提高管理设备和管理系统

数字档案馆的管理需要利用计算机网络信息技术和相关设备，以及需要安全可靠的信息系统。一方面，单位和相关部门需要认识到数字档案管理的重要性，并加大经济投入，建立完善的管理环境。引进先进的计算机软件和技术装备，配备专业的信息化人才，提供文件管理的进步，以数字化更好的保证。在另一方面，有必要与计算机网络技术相结合，以建立一个科学的档案管理制度，加强信息资料的管理，在综合考虑数字档案信息材料特性的基础上，增强信息管理的安全性。例如，一个特殊的文件管理网站上可以设置在单元内部调用和查询内部文件，以免被外国病毒被入侵和威胁文件的安全性。此外，严格控制文件的数字化管理流程，确保每一项工作内容是在体制机制内执行。

2.4 提高数字文件管理技能

一个是数字文件必须有一个固定的格式。建立统一的格式接收数字文件，并对接收的档案进行整理，以建立一个由城建档案馆统一的数字文件模板，统一为同一文件类型的文件格式，以及数字文件模板分发到每个档案形成单位。定期举办相关培训课程，培训有关人员，使他们能够熟练使用模板和描述软件[3]。

第二是使用背景信息和原始数据。收集背景资料和原始数据。同时形成数字档案，采取适当的技术措施来收集原始数据，描述所述数字文件的背景，内容，结构和整个管理过程，作为用于验证数字归档的原创性，真实性，完整性和有效性的基础。数字文件的用户要特别注意所使用的信息是存储或传输过程中“完整”，以及它是否已被篡改或由他人代替。块密码可用于消息认证。

三是加强反写技术措施。目前，数字化文件可以在许多软件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能阅读从数字计算机信息，并且不能作出任何修改。只读光盘只能由用户使用来读取信息并且不能追加或删除的信息；一次写入光盘可以由用户写入一次，并且该信息可以被附加，但原始信息不能被擦除。这些存储运营商可以有效地防止用户更改数字化文件。连接到网络的计算机时要注意使用防火墙，以防止在线用户非法访问企业的信息资源，防止来自网络的机密信息和其他重要信息的非法输出，保护原创性、真实性。在互联网上，确保被保护的信息和结构不受侵害，进一步提高数字化档案管理的安全性。