浅谈铁路建设项目竣工文件过程管理方法

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铁路建设工程项目竣工档案普遍存在进度滞后问题，随之带来人员更换频繁、项目成本增加、移交时间推迟等衍生问题。汲取以往工程项目经验，创新现有项目档案管理模式，我们在新建铁路工程项目提出了加强过程管理的工作思路，将项目文件管理内容前置，初步验收阶段实现整理组卷要求，为项目竣工验收奠定基础。

一、过程管理的溯源

过程管理思路来源于现代企业经营目标下，建立一整套资源优化的业务流程，多用于质量管理、成本管理、客户管理等方面，制定解决企业的信息流、资金流、物流、工作流管理等问题方案，综合应用信息技术、计划与控制技术、智能技术等方式实现。

工程项目档案管理是企业管理和经营工作的重要组成部分，其过程管理的必要性、可行性也是显而易见的。工程项目档案的过程管理就是如何将过程管理模式应用于工程项目建设，提升工程项目档案管理的业务流程，创新企业的管理模式及管理方法，过程管理的实施手段和保障条件措施的有效落实，是实现工作流程节点无缝对接和质量控制的前提。

二、铁路工程项目档案管理存在的问题

（一）机制不健全

以往铁路工程项目档案管理工作最突出问题是档案机制不健全、档案管理人员落实不到位，其根源是对工程项目档案工作不够重视，普遍表现在职责不明确，没有明确的主要牵头人员，主要负责人员和具体执行人员，没有建立一套职责明确的管理机制。过程中往往是把全部资源集中在保实体建设进度，忽略或者无暇顾及内业的同步管理及案卷整理，通常是到了项目竣工验收阶段，才开始着手进行工程文件的收集和整理工作。然而，这一阶段恰恰是人员收缩、转场的频发期，人员更换是影响工程项目档案整理拖延的主要原因，导致归档文件组卷不够齐全的根本原因。

（二）制度不完善

由于人们对工程项目档案管理的忽视，致使工程项目建设初期，制度汇编中缺少竣工文件管理办法，或者办法中的内容较为简单，仅有的条文内容不具有可操作性。因此，在施工过程中，很难做到按照成熟规则、有条不紊地开展工程项目档案管理工作，甚至在工程项目文件的形成节点就出现各种规范性差异。另外，由于部分资料人员职责所限、机关知识所限及经验不足，难以及时处理和解决实际工作中出现的具体问题，导致问题的聚集后延。未曾参加项目建设，或者未曾经历过项目竣工验收阶段，项目实施过程中，未形成日常收集整理资料的习惯，造成项目后期缺少竣工文件的问题。

（三）人员不稳定

在建设项目施工后期，尤其是项目竣工验收阶段，无论是外业人员，还是内业人员，人员更换频繁，新人不熟悉工程项目过程中形成的资料情况，不清楚文件的自然联系，组卷整理困难。整理竣工文件出现原件缺失、组卷顺序混乱、格式前后不一致等问题，影响竣工文件整体进度。

（四）标准不统一

项目初期，建设单位没有明确的用表格式要求和档案整理标准，施工单位各自选用样板，造成各单位表格各不相同，日常填写表格的内容，各单位简繁不同，甚至出现不同单位工程填写在同一天施工日志内容的情况，不利于问题的可追溯性。

（五）流程不畅通

在工程项目文件的形成过程中，每一个重要节点的工作状态，都会对工程项目文件的内在质量、形成时间和整理归档产生影响，通常表现在以下几个方面：

一是业务部门领导对本部门形成的应归档文件认识不足，工作布置把控不到位，没有形成切实可行的管理和控制措施，或者是有措施落实不到位。

二是现场外业技术人员与内业资料管理人员业务不相融合，工作难以无缝对接。所谓业务融合，就是现场外业技术人员要了解内业资料管理和归档的相关要求和知识，内业人员也要掌握外业现场文件的形成规律、基本内容等相关知识，双方要有相关知识的了解，互不陌生，才能做到纠正错失，拾遗补缺，上下工序之间的稳健对接，确保工程文件的及时形成和收集管理。

三是机关信息的沟通，尤其是业务规范，管理要求等信息沟通，现实工作中，很多业务信息和工作要求是通过会议或文件布置和传达的，特别是会议信息，有时候参会人对会议精神传达不到位，或是传达不准确，往往会导致事倍功半的结果。因此，管理流程节点设计和措施要做到切实到位。

三、解决问题的对策

（一）建立一体化管理体系

建立一体化管理体系，把工程项目文件管理纳入工程项目施工组织设计和施工过程一体化管理，制定项目档案一体化的管理目标，以利于各种管理资源的统筹规划、全程调配和充分利用，确保工程项目实体建设与工程项目文件管理内外业工作有机协调。切实把档案管理要求落实到文件前端，做到有规可循、有据可查。项目初期通过培训、研讨交流等方式，向各参建单位进行交底，建立资料人员的思维框架，形成档案工作思路和日常工作流程。在过程检查中，以查代培，增强业务的感知度和认知，同时，通过施工单位自查、监理单位审查、建设单位检查的三级管控机制，把控过程资料形成质量关。

（二）纳入合同管理

将工程项目档案管理要求纳入合同条款，重大项目要参与合同制定过程，针对工程建设、安全管理、物资采购等不同合同类型，制定适合项目的档案管理合同条款，明确监理、施工单位合同审查职责，将工程项目档案的过程管理、整理形成和工作要求纳入合同考核，同步纳入工程验收阶段管理，把住文件管理责任关。

（三）制定年度计划目标

制定公司年度档案归档专项计划，责任落实到部门。制定各参建单位和公司机关各部门的年度归档计划，将年度计划分解到季度，跟踪计划完成情况，责任落实到人。针对具备验收的单位，形成项目档案月度报告，把住项目文件移交进度关。

（四）纳入工程验工计价

为了保持工程项目实体进度与工程项目文件的形成保持同步，把工程项目文件形成纳入工程项目验收计价管理，验工计价涵盖工程项目文件对等形成，做到工程量完成多少，工程项目文件对应形成多少，验工计价要对已验收工程进行内业文件审查和确认，再予以批复计价。

（五）建立人员管理制度

建立以项目总工程师领导，档案负责人组织管理，档案工作人员具体执行的工作机制，各参建单位人员保持稳定，更换人员需要向建设单位申请，明确档案管理岗位职责，施工监理单位资料员的工作职责主要收集、整理竣工资料，负责组卷及归档工作；现场技术人员负责各自职责范围内的应归档文件的形成和整理，并及时向资料员移交；资料员与技术人员各司其职，密切配合。

（六）开展项目检查评估

制定项目档案专项检查计划，一般情况下按照计划对施工单位、监理单位、检测单位等参建单位开展常规检查，特殊项目或特殊阶段开展不定期专项检查，并对检查结果实施闭环管理。

（七）建立项目档案三级审查机制

首先，工程项目文件的内在质量要由施工单位通过自身质量管理体系和程序进行自检自控；其次，由监理单位审查评价；最终由建设单位检查确认。

（八）建立阶段考核机制

制定项目档案阶段考核标准，将项目档案检查与考核挂钩，根据检查情况，按照合同约定，除每季度开展项目档案验工计价考核外，平时与月度过程检查同步，不让工程项目文件管理成为被遗忘的角落。

项目档案承载和记述了工程项目实体的全部历史和工程全貌，是工程项目国家验收的不可或缺的重要内容。因此，从工程项目建设的全面管理来讲，项目实体建设与项目档案管理是完整的一盘棋。为了确保项目档案的齐全、完整、真实、有效、准确、系统、标准、规范及按时归档，就必须提前介入抓源头，严格把关在过程，有的放矢定制度，有效控制重手段。