浅谈新冠肺炎疫情防控档案的收集整理工作

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2020年开始的新冠肺炎疫情来势凶猛，给中国的经济发展带来了巨大挑战。在此次新冠疫情中，有关疫情防控的档案也随之大量产生。这些档案给疫情防控提供了有力支持，也对精准复工复产添加了助力。如何加强对新冠疫情档案的管理，成为各级档案部门必须思考的问题。

一、建立健全疫情防控工作档案管理网络体系

新冠肺炎疫情暴发初期，从国家到地方迅速成立疫情防控指挥部，建立起防控工作组织网络体系。档案部门作为防控指挥体系的组成单位之一，明确了疫情档案管理的职责任务。但由于疫情防控中参与部门及人员较多，致使工作中形成的档案资料较为分散。档案部门要遵循统一领导、分级管理的原则，依靠档案管理网络体系进行档案的集中统一管理。比如，可以根据组织机构的设立，以部门为单位，部门负责人负责统管该部门的档案工作，同时选定1～2名兼职档案员落实具体工作。档案部门要制定疫情档案收集整理归档的相关标准制度，明确网络体系中每个人的工作职责，强化相关人员的档案意识和责任分工，建立科学的档案工作秩序；要加强与部门负责人的沟通，让其了解本部门疫情档案的移交情况，并给予相应的支持与配合；要经常与部门兼职档案员联系，对其进行业务指导和监督检查，保证档案收集工作随时跟进，发现问题及时解决。在条件允许的情况下，档案部门还对所有部门的负责人及兼职档案员开展专业培训。

二、做好疫情防控档案资料的收集工作

目前，档案部门已出台了疫情防控档案管理办法，对疫情防控档案的归档范围、移交时间、整理标准等做了详细要求，保证疫情防控档案应归尽归、齐全完整，保证疫情防控档案利用服务“不断档”、及时准确。

其中，在疫情防控档案的科学管理中收集是关键。因此，要特别重视档案收集工作。一是档案部门要以国家及专业主管机关制定的相关文件为指南，充分了解防疫工作的性质、职能分工，掌握文件材料的产生、运转过程以及文件的种类、内容、形成特点和规律，制定具有操作性、便于执行的归档制度。二是在归档范围的确定上，可以以部门为单位，从其工作职能出发，探寻工作中会产生的档案文件内容、载体、类别等，再逆向思维，了解档案形成规律，明确档案归档范围。三是应重视载体多样化特点，注重音像资料以及自媒体中具有保存价值的资料归档工作。四是在内容上要特别注意收集反映医护人员等各类近距离接触疫情人员的事迹资料。五是归档时间在确保归档最后期限的前提下，可以随办随归。

三、努力做好疫情防控档案资料汇编工作

档案部门要主动发挥档案资政功能。在疫情防控期间，档案人员应当及时做好疫情防控档案资料汇编，为各部门在疫情防控及复工复产中做出科学决策提供有力支持。要针对疫情防控和复工复产的不同需求，有的放矢的编纂不同要素、不同形式、不同特色的数据汇编，突出档案的资政参考作用。如根据疫情分布、核酸检测结果大数据，为安全用工提供参考；建立复工复产人员健康档案，为返乡复工人员提供健康依据，快速有效地阻止疫情传播。编纂医疗防护用品招标需求的档案数据汇编，为政府与企业迅速调整生产方向与产能效益提供精准服务，并助力企业制定高效有力的生产方案。

四、建立疫情防控档案线上利用中心

疫情防控期间，特别是企业复工复产有序推进之后，查档需求也越来越高。为方便线上查询，应在国家层面建立疫情防控档案专题数据库，实行全国资源整合和信息共享。专题数据库应包括抗击疫情各个方面的档案数据，包括疫情防控与治疗、核酸检测、物资储备、科研疫苗等。疫情防控档案专题数据库的建立，其作用不只局限于目前的疫情防控工作，更有利于未来的卫生健康事业发展。因此，各行各业都应该根据档案管理要求，收集保存防疫抗役档案资料，通过联网数据共享，最大程度地丰富国家专题数据库。国家层面可以建立疫情防控线上档案利用中心，充分发挥档案凭证依据、资政参考作用，利于当今，惠及后代。

五、利用网络新媒体提供疫情防控档案舆情服务

在疫情防控期间，档案管理部门应该利用微信、微博、抖音等网络新媒体，将疫情防控档案的研究成果进行广泛传播，宣传疫情防控科学知识和真实数据，让百姓科学地进行疫情防控，也为复工复产提供科学依据，营造良好氛围。要发挥档案的凭证作用和独特效力，及时辟谣防谣，还世界以真实，为保卫疫情防控效果和复工复产大好局面作出档案人的贡献。