浅谈如何做好城市规划档案利用工作

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城市规划档案主要包括城市总体规划、城市详细规划、建设用地规划、建设工程规划、城市地名管理、规划验收管理等多种类型的档案，它能够为城市建设与发展提供重要参考和凭证。城市规划建设管理是一个庞大的系统工程，因而城市规划档案不仅数量多、内容复杂，而且信息含量大、利用率高。随着城市建设规划进程的持续深化，为满足城市建设的快速发展和城市规划建设管理的迫切需求，亟待解决档案利用工作中存在的问题，优化城市规划档案利用服务，不断提高档案利用工作的社会效益和经济效益，助力城市治理体系和治理能力现代化。

一、城市规划档案利用工作中存在的问题

（一）重视关注程度不够

从当前来看，大多数地区的城市规划档案利用工作尚未得到地方政府及相关部门重视，这不但会限制城市规划档案收集与管理工作的开展，也会造成档案工作者自身产生消极态度，如此自然会影响城市规划档案质量和利用效率。同时，目前城市规划档案相关法律制度不够健全完善，使得许多档案工作无法做到依法管理，工作不能引起其他单位的关注，影响城市规划档案的真实性、全面性，难以为利用工作提供信息资源保障，最终导致城市规划档案利用工作无法为后续城镇化的进程提供有效服务。

（二）档案管理效率不高

由于不同地区城市规划档案管理部门立足于自身具体情况，制定相应的管理标准存在差异，纸质档案未进行全文数字化及人工著录，还未建立专门的数据库，这些对地区间城市规划档案资源整合和共享交流造成一定阻碍，进而对提高城市规划档案的利用效率产生不利影响。在实际工作中，档案利用效果与档案管理人员工作效率、素质水平高低密切相关，有些地区管理部门忽略人才引进或岗位培训等环节，难以提高档案管理人员的综合素质，也就无法充分发挥城市规划档案的价值。

（三）利用服务比较被动

目前，很多地区的城市规划档案管理单位仍沿用传统被动服务模式及服务方法，主动服务意识相对不足且服务手段较为单一，没有充分发挥城市规划档案服务城市治理的作用。城市规划档案工作中还没有全面推进档案规范化、信息化建设，缺少统一的城市规划数字档案管理系统。平常利用工作中，往往多是规划管理部门、建设系统等工作人员，为工作查考、城市管理、出具凭证等前来查阅利用城市规划档案。很少能够面向社会公众，提前分析利用需求，主动谋划应对措施，丰富档案信息资源，创新档案服务方式。

二、做好城市规划档案利用工作的措施方法

（一）着眼服务，广泛收集各种门类和载体的档案

做好城市规划档案利用工作的前提和基本条件就是必须具备齐全、详实、准确、适时的各种基础资料和数据。因此，这就对城市规划档案的收集、整理等提出更高的要求。一是要加强业务指导，确保城市规划档案的齐全完整、规范系统。在档案收集的每个环节对相关单位都“提前介入”，进行业务指导，并广泛地收集、整理归档规划设计图、测绘地形图、建筑工程竣工档案等各类档案及声像资料，实现档案的前端控制和全程跟踪服务。同时，广泛征集、收集具有保存价值和地方特色的档案资料，不断丰富优化馆藏，改变馆藏结构和内容单一，形成自己的馆藏特色。二是要建立相互协调机制，共同做好城市规划档案收集工作。城市规划档案涉及部门多，专业性及复杂性较强。只有通过多方共同努力，提高城市规划档案利用率，发挥其作用，扩大影响面，才能强化档案意识，树立全员参与管理、重视档案的理念，从而更加促进城市规划档案工作开展。三是要在档案资料整理归档过程中，坚持从两方面入手：一方面，要加快完成全部纸质档案、照片档案的数字化工作，实现城市规划档案的网上检索和提供利用，并坚持对缺失的重点工程档案加强收集力度，为城市规划建设积累宝贵的财富；另一方面，紧紧围绕城市规划建设工作，加强收集城市建设重点工程及城市建设重大活动材料，利用声像档案的直观、形象的特点，对重点项目的规划建设进行跟踪拍摄，形成原貌、建设中、建成后的全套档案，以便将来开发利用。

（二）技术赋能，加快推进档案工作补短板强弱项

一是各级政府及相关部门应加大对于档案工作的重视程度，健全与城市规划档案管理相关的法律法规，规范城市规划档案工作流程，切实做好档案安全保密工作，不断推动城市规划档案管理向专业化、信息化及标准化方向转变。同时，保障信息化工作专项资金，完善城市规划档案管理机制，加大档案宣传力度，为档案工作优质高效发展创造良好氛围。二是重视人才引进培养，注重提升档案管理人员的素质与能力，增强服务意识。根据档案事业发展的新趋势新要求，组织开展业务培训和继续教育，努力提高专业技术和依法治理水平。可以通过工作实绩和奖金、提拔等结合起来，将档案管理人员工作积极性调动起来。三是要积极运用新技术解决城市规划档案面临的新问题，践行以人民为中心的发展思想。比如，错综复杂的城市地下管线种类、材质不断更新，涉及管线的埋深、安全距离等成为地下管线档案资料的重点和难点，传统的档案管理手段已不能满足城市规划建设的需要。为此，可以采用现代化档案管理技术，遵照“技术规范、数据精准、资料翔实”的标准，对地下管线进行全面、准确地普查，将城市新建、扩建、改建的各类地下管线，及时修改、补充到地下管线专业图上，将整个城市分散的、不同形式的地下管线档案进行资源整合，构建智能化、信息化的地下管线综合管理平台，提升城市治理效能，不断增强人民群众的获得感、幸福感、安全感，让城市生活更加美好。

（三）守正创新，采取多种形式提供优质高效服务

作为新时代的档案工作者，要做好城市规划利用工作， 工作方式要体现继承性和开创性的统一，变被动为主动，开展调查研究，创新服务形式，提高服务质量，真正做到全方位为城市规划管理服务，满足各方需求。一是强化主动服务意识，打造文明窗口，积极提供便民利民措施，包括简化查询手续，免费提供复印扫描等服务。及时分析掌握利用动态，开展主动跟踪服务，耐心细致地为公众服务，不断提升窗口服务质量。即使有时对利用者不能提供所需档案，也要及时向其解释原因并提供线索，这样既节约查阅者的时间，又能及时消除利用者不满情绪。二是积极开展档案编研及展览工作。档案资源就像一个巨大的信息宝库，编制城市总体规划必须尊重历史，着眼现实。通过深层次的开发利用，密切配合城市规划工作的需要，把庞杂、零散的档案信息进行有机的组合和必要的加工，编纂出“适销对路”的信息容量大、价值含量高的编研成果，为城市规划决策提供科学依据，将档案事业融入城市规划工作中。还可以通过举办城市规划展览，展示本地区城市规划、建设、发展历程，发挥教育宣传作用，让人们充分认识到档案的价值，感受历史的厚重感。三是逐步建立统一的城市规划档案信息化管理系统，积极探索电子文件单套制归档和电子档案移交的方法路径，部署电子档案长期安全保存系统，并定期在网上展开档案业务指导和咨询活动，直接为城市规划相关工作部门网上利用服务。四是着力搭建城市规划档案信息资源共享平台，组建规范化、标准化的专题档案数据库，重视与各地、各部门之间的信息交流共享，把“死档案”变为“活信息”。强化数字档案资源有效利用，向利用者提供有针对性的、系统的档案信息，全面推进城市规划档案利用服务工作向高水平、高质量发展。