关于推进不动产档案精细化管理的思考

文·

不动产档案是依据《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国民法典》及国家有关物产权属方面的法律法规，由国家授权的不动产登记机关制作的不动产物权公示证明的文件载体。不动产档案作为一种国家行为的直接结果，主要是以簿册的形式记载特定不动产的物权归属状况。在市场经济条件下，不动产登记档案具有保障物产权利人及善意第三人的合法权益、保证交易安全、维护交易秩序的重要作用。作为一种专门档案，不动产档案也是“档案大家族”的重要成员之一。适时地开展不动产档案的精细化管理研究，对于畅通档案工作服务经济社会发展的渠道，拓展档案服务领域，强化档案工作的服务职能具有重要意义。

一、不动产档案精细化管理的内涵

现代管理学认为科学化管理分三个层次，一是规范化，二是精细化，三是个性化。不动产档案精细化管理，顾名思义就是对不动产档案进行“精确、细致、深入、规范”的全面管理过程。它以专业化为前提，以系统化为保证，以数据化为标准，以信息化为手段，把档案管理的焦点聚集到满足被服务者的需求上，最大限度满足人民群众日益增长的需求，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力。

精细化管理就是要用具体、明确的量化标准取代笼统、模糊的管理要求，把抽象的战略决策，转化为具体明确的管理举措，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和成本为主要目标的管理方式，是不动产档案管理的发展方向。不动产档案精细化管理是传统档案管理理念上的转变，是由过去的粗放型管理向集约化管理的转变，由传统经验管理向科学化管理的转变。精是精湛、精益求精，细是细节、最小的工作单元，“细”是精细化的必经的途径，“精”是精细化的自然结果。因此，准确地讲精细化是一种意识，是一种观念，是一种认真的态度，是一种精益求精的文化。

不动产档案精细化管理是不动产档案管理部门将档案资源管理向深度推进的一个“过程”，因此不动产档案精细化管理没有一个绝对的标准和度，我们可以为不动产档案精细化管理的现状作出比较准确的水平评估，但不必要规定一个精细化的绝对标准，来衡量精细化管理的程度。因此，在不同的历史阶段，不动产档案精细化管理水平都是一个比较概念。

二、不动产档案精细化管理面临的挑战

（一）不动产档案资源整合难度较大

受到传统档案资源管理方法和思想的限制，长期以来对于档案资源精细化管理重视不足，档案资源的收集整理标准化程度较低、检索利用不便捷，质量问题突出、库存压力大，不动产档案无法满足档案管理的实际需求，对档案资源的查询和应用造成阻碍。特别是老旧小区的位置和改造情况，信息得不到及时、动态的修改，严重影响档案的准确度。

（二）不动产档案管理系统信息化水平偏低

虽然已确定由不动产部门统一管理不动产档案，但当前档案管理工作还无法适应社会对档案信息查询利用的需求。档案在整合过程中，由于数字化程度不同，数据标准互不衔接，数据格式不统一，导致土地坐落、土地性质、房屋用途、面积等数据出现误登、错登现象，以及身份信息、门牌信息缺失等问题。档案在利用过程中，由于查询系统各自为政，无法实现联网查询，不动产登记查询窗口还是人满为患，特殊时段往往要限号和预约。档案在保管过程中，存在设备老旧、更新换代的速度慢等现象，导致系统维护难度大，管理缺乏科学性。

（三）不动产档案管理力量薄弱

不动产档案管理人员受档案高等专业教育程度低，高技术职称人员比例低、年龄偏高的“两低一高”问题突出，跟不上不动产登记制度的改革步伐和档案现代化发展要求，特别是“放管服”政策的强力推进，对档案的管理和利用提出了更高要求和挑战，让原有的经验和知识更无法满足形势发展的需求。同时编制、职称、待遇、体制的桎梏，也导致短期内人员更新换代很难实现。

三、推进不动产档案精细化管理的路径选择

（一）健全完善不动产档案精细化管理机制

应在原有档案管理部门基础上，建立独立的不动产档案管理中心，负责区域内不动产档案登管理工作，打造不动产档案精细化管理平台，建立规范、健全体制，充分利用信息化手段推进不动产档案管理向精细化方向挺进。

（二）推进精细化档案管理的制度和标准建设

科学界定精细化管理的规范和程序，制定精细化管理标准，根据业务的内容和特点，建立归档立卷流程，全面推广使用不动产档案信息化处理平台，提高档案收集和整理的质量，妥善做好档案的流转、交接以及档案资源有机结合。

（三）优化不动产档案的开发和利用

提高不动产查询利用的针对性和专业性，满足个性化的查询需求，有目的地开展不动产档案数据挖掘开发。积极利用人工智能技术开展档案资源的精细化分类处理，通过多层次检索体系的构建，完善规范的档案检索系统，使群众能够高效地使利用检索系统来快速获取信息。

（四）加强档案人才的培养

采取切实有效的措施，有计划地选派素质较高的档案专业技术人员接受各种教育培训，加强高层次人才队伍建设，创建档案人才梯队培养机制，尽快培养一批年轻化、知识化，专业化、科技化的不动产档案管理人才，为不动产档案精细化管理提供人才储备。

综上所述，不动产档案精细化管理是推进国家不动产统一登记政策实施的重要举措。不动产档案精细化管理是一种极限过程，是永无止境的追求过程，也是不能完结的档案管理发展过程。“万丈高楼平地起，细末之处见真功。”通过不动产档案的精细化管理，加快推进不动产档案信息资源的整合管理，为经济社会发展提供优质、高效的不动产档案服务。