档案库房设备设施配置体系构建与风险评估

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档案设施设备代表着档案部门的技术状况，是档案管理工作开展过程中不可或缺的一个组成部分，也是各档案机构进行档案工作、提升档案质量的关键辅助措施。随着我国档案管理信息化的推进，档案库房设备需求增大，如果仍然沿用旧的档案机构所设定的配置规划，档案库房设备将无法有效满足日常需求，存在较多的安全风险，同时一些设备反复采购也会导致资源的大量浪费。因此，档案部门应当建立完善的档案库房设备设施配置体系及规范化的管理系统，规避档案库房管理中的潜在风险，提升档案库房管理水平。

一、档案库房设备设施配置体系的构成及内容

根据《山东省档案工作科学化管理规范》（鲁档发〔2014〕23号）、《山东省数字档案室建设规程》（DB37/T663-2007）等标准的要求，以国家和地区档案库房的配置规划为参照，以档案库房设备的配置过程为主线，对档案库房设备配置进行理论与实践相结合的分析研究，并结合档案库房设备规划实例，可以为档案库房设备的优化配置提供理论与方法支持。

具体而言，档案库房设备设施配置体系的构成不仅涵盖档案设备设施配置到位之前的顶层设计，即宏观制度保障层面管理；还包括档案库房、档案密集架、档案库房温湿度调控系统、“九防”设施设备及信息化等，即档案库房的微观可操作性层面管理。

二、档案库房设备设施管理存在的不足及改进需求

（一）库房环境载体构建

档案库房建设是保障档案安全性的一项核心工作，档案库房的建设水平对档案资源的保护、开发利用将产生深远影响。调研中发现，目前区市县档案馆都是在上世纪落成并投入使用的，馆房面积普遍较小，库房类别可以按所放置档案的类别进行区划。新建档案馆在规划建设中参考《档案馆建设标准》，以青岛市市北区档案馆作为例，该馆配备库房、业务服务用房、业务技术用房和附属用房各占总面积三分之一，严格按照“九防”规定，科学地规划档案库房构造，同时按照国家最高级标准进行设计规划，配备能够实现档案安全管理所要求的各类设施。防潮使用了防潮结构以及一些新型材料，库房中装备了恒温恒湿空调并定期进行除湿；防高温的方法是加厚墙体以及一些性能较强的隔热材料，并且空调也能够将气温维持在一个较为合适的范围内；防光是用避光窗帘遮挡光线；防尘依靠工作人员定期清理，并保持日常通风；防有害生物是通过调节库房温度，同时也安排人员定期打扫卫生；防盗是安装了视频监控以及门禁设备，对所有库房来往人员进行登记；防火是在建筑上选择防火材料，并装备灭火器、消防栓；防震是按照建筑的抗震要求实施建设。

（二）档案库房保管设备

档案装具与设备作为档案库房重要的管理手段，其质量直接决定了档案资源的使用生命周期。目前，绝大多数的档案馆存储纸质档案，都是使用无酸牛皮纸袋或档案盒，按照一定的顺序摆放于密集架上。数据档案资源存储于电脑、光盘、磁盘中，并放置在有着防磁、防火功能的防磁柜中，确保避光、避尘、避免有害气体。此外，各级档案部门都配有温湿度恒温设备。

（三）档案安全监控系统

经过调研发现，通过温湿度监控系统，档案管理人员可以有效掌握和调控库房温湿度。通过漏水检测系统，可以及时检测因漏水导致的档案受潮乃至损坏情况。各档案馆中都装备了防火系统，库房内还安装了烟感探测器，在库房和办公处也配置了一定数量的灭火器，但存在着灭火器未定期检查等状况。部分档案部门通过安装门禁系统，或者密码输入的方式，经过中央系统检验通过之后，才可以同行准入。但一些档案馆虽装备了视频监控系统，但不能全方面覆盖，仅能控制一些重要节点，如档案库房、档案查阅室等。一些档案馆未装备消毒灭菌系统，依旧使用人工清理模式的消毒方法。

三、做好档案库房设备设施风险规避与应对策略

（一）强化领导责任意识，统筹规划，做好顶层设计

档案库房设施设备是档案部门基础建设中不可或缺的一个部分，依照国家以及地区规划实施配置，一般规划周期是3～5年。因此，各级档案部门需要对档案库房设施设备采取科学评测，让规划更为合理。同时，要强化领导的档案意识，加大对档案管理工作的重视程度和投入力度，让档案工作的开展有足够的保障。档案管理部门应按照《关于加快推进全省档案信息化工作的意见》精神，成立专项工作领导小组，围绕“管理规范化、设备智能化、利用便利化”的档案库房管理要求，认真从社会效益、经济效益和档案馆自身建设发展三个方面总结档案库房风险存在的根源，并根据档案库房规范化准则，进行档案库房设备需求预测，每年作为项目立项申报所在单位进行预算管理，保证档案工作专项经费的支持。

（二）明确职责，提高档案设施应急响应能力

档案库房风险应急能力是即刻进入响应阶段的能力。日常档案管理过程中，档案部门要强化档案管理人员对突发状况的管理和应急能力培养，将档案库房管理风险关口前移，做好档案库房风险预防和应急管理，包括档案库房组织建设、档案库房设施设备规划制定；档案风险管理和应急准备管理。同时，注重部门之间信息联动以及馆际之间的沟通协调，形成档案管理的矩阵优势。此外，制定档案库房管理应急响应预案，在档案库房风险隐患排查中，发现漏洞与风险点，快速反应、迅速指挥、协调控制，真正做到档案库房设施设备管理的早期预防、资源整合、协调应对。

（三）全过程管控，发挥现代化档案库房设施设备使用价值

档案库房设施设备管理的全过程管控，即利用信息化技术手段，对档案库房设施设备的使用、过程管理与质量控制全过程进行管理。档案管理人员以档案库房设备设施的基本配置为主体，结合单位实际情况，从满足档案为单位核心工作服务的需求出发，强化档案设备设施的使用预测、论证、采购、评估、使用等各环节，充分利用智能化、信息化手段对档案库房进行优化配置，做到档案库房设备系统规范，为档案部门规划建设和安全运行提供有力支撑和坚强保障。同时，通过档案库房设施设备智能化升级改造，促使档案管理工作关口前移，更好地触摸发展脉搏，挖掘档案开发利用的潜力。

（四）强固基础，提升素质，优化档案管理队伍

目前，档案管理部门的档案专业技术人员少，大多为兼职档案员，导致档案管理人员专业素养不高，档案人才队伍延续性不足。档案部门应该以档案库房管理风险评估为契机，做好档案管理人员的评估和管理，动态掌握档案人员结构和年龄分布。在保证人员到位的情况下，结合档案工作前沿技术和信息化手段，进进行档案人员专业技术及规范化培训和继续教育，打造优质高效的档案人才管理队伍。

综上所述，档案库房设备设施配置配备虽然较以往有所发展，但距离档案信息化管理的新要求仍有改进空间，通过优化配置，构建体系等路径，将档案管理工作进一步延伸，从而更好巩固提升档案管理水平。