浅析人力资源中人事档案管理工作信息化的意义

周燕红

摘 要：人事档案是人员信息的重要载体，人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用，当人事档案管理不能适应人力资源管理的发展趋势时，则会对其产生负面影响。

关键词：人事档案;档案管理信息化;必要性;意义

近年来信息化的高速发展，特别是在当前国家大力发展信息化建设，传统的档案实体管理模式已经越来越不能适应当前的社会发展要求，使档案信息化管理成为当前档案信息更好的服务于社会的最佳途径。

1 职工人事档案的重要性

人员信息的重要依托是人事档案，人事档案是指人力资源管理部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。因此人事档案管理成为人力资源管理中的重要一部分，科学的人事档案管理能更好的促进人力的开发和人才的发掘，如果人事档案管理无法适应当前人力资源管理的趋势，这对人力资源管理的发展是极其不利的。本文从几个方面分析了人事档案管理在人力资源管理中的主要作用。并且尝试着提出一些个人的小对策，希望能够更好地发挥人力资源管理中人事档案管理的智能，从而提高人力资源管理的重要性。

2 人事档案管理工作信息化的优点

在我国档案管理工作中，都是通过手工操作的，面对庞大的档案数量和繁琐的程序，档案管理人员的工作效率、错误多，针对我院职工档案代管理的单位而言，档案管理信息化管理建设必定更加方便快捷。其优点简要归纳以下几点：

1）档案管理人员可以从繁琐的工作中解脱出来，利用信息化技术来对档案进行分类整理，而且减少了人工操作失误的发生率，同时信息化的档案管理还能有效的节省查档人员等待的时间，提高了服务的高效性及满意度。

2）利用信息化对档案进行管理，改变了档案存放的形式，通过电脑信息方式来完成档案的管理工作，大大的节省了档案的存放空间，同时建立电子化档案能更高效的给存档人提供查询的方便性，更有效的进行联系与沟通。

3）对于我们医院人事档案代管的单位来说，实现信息化档案管理是方便实用的，档案的查询、应用减少了繁琐的申请手续。利用现代化网络信息传输技术对本单位人事档案资料实施随时监控，差缺增补。人事档案信息数据采集、入档、封存及调配时不容易发生各类问题。

3 人事档案信息化管理的必要性

人事档案的储存、维护与保管是所有相关企业工作中不可忽视的关键内容之一，也是职工退休的重要凭证之一。

1）现阶段，我国相当一部分单位在其人事档案的储存和管理上存在着各式各样的问题，重点表现在其档案管理中还长期沿用陈旧的管理模式，极大程度导致了档案管理业务各个方面不同的缺失，使其人事档案的管理维护长久徘侧不前，无利于对本单位各类专业人才信息资料的掌控。单位人事档案管理所进行的信息化创新己成为当今人事档案管理工作的首要任务，对于企业中人事档案保管环节的稳定进步具有不可替代的作用。

2）推动人力管理效果的提升。对于医院来说，加强信息化管理历史资料的方式可以大大提升工作效率，更好的完善医院员工工作调配办理的相关工作流程。用更高效的方法来依据这类证据记录资料，实施个人的相关社会服务手续，包括职工的工薪调整以、新岗位聘用、职称晋升等各类情况，查阅相关的历史依据的资料记载，将工作调整与资料记载信息实施紧密配合，可以更准确、更高效。

4 现阶段我国人事档案管理理实施息化转变过程中暴露出的问题

高质量的信息型档案管理人才短缺，进行人事档案的信息化管控，其取决于现代化信息技术的持续应用，其基础设施组建也获取了圆满完成，但是此领域的基础信息型应用人才及其短缺。在当今社会的很多单位中，因为其人员紧缺，现有人员处于老龄化状态居多，尚未达到退休年龄，新的年轻信息应用人才又不能及时到岗位，因而形成了信息型管理工作的断档状态，使员工的档案资料信息化应用模式推进缓慢。

5 档案共享及强化档案管理信息化进度必须注意的内容

1）档案共享。人事档案连网运用即指对档案存储资源的开发运用过程，也就是把现在信息化模式管理着的本医院各种人力资源及资料载体的档案文本，展开全面的有效运用。档案库应该是整个管理本医院全部员工历史资料档案的信息控制中心，因而务必要对其构建出坚实的硬件设施及维护条件，以保障档案保管应用的完善与稳定。管理是档案引进和保护的手段，充分利用才是档案保管的真正目的。设置档案库的目的是更好的发挥档案资料的证明作用，给医院领导做决策及各项业务开展参考做服务。

2）思想观念的转变。把信息化管理作为人事档案管理答案工作的重要手段，医院及档案管理人员要从传统的档案模式转变过来，紧跟时代步伐，充分的利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作规范、高效，为医院的发展提供有力的支持。

3）完善人事档案信息管理制度。人事档案信息管理制度的建立健全，是一个单位對人事档案更加科学、规范、合理建设的重要组成。如果对人员档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一的管理制度，使后续会出现更多的不利因素。

6 结束语

当今社会和经济快速发展的形势下，人事档案信息化管理是现今人事档案管理工作的开展方向，然而相对于市场经济和社会的发展，人事档案管理的工作存在有一定的滞后性，一定要引起高度重视。为能使人事档案管理工作更好完善与进步，与当前社会发展的需求相适应，更需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，推动人事档案信息化建设工作，各单位只有在人事档案管理中运用信息化技术，落实信息化人事档案管理制度，引进和培养信息化技术人才，才能使人事档案管理工作更加快捷、高效率、准确的为自身发展服务，为人事档案更好的服务于单位奠定良好的基础。

参考文献

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