关于互联网+时代档案管理的问题的思考

刘思敏

摘 要：进入21世纪，先进的互联网信息技术已经进入各个行业，并且和行业很好融合。档案管理行业属于传统信息管理领域。档案管理工作的内容包括项目档案、财务信息档案、人力资源信息档案等，档案密切关系个人与集体的利益。由于传统档案管理方式效率偏低，且缺陷较大，因此我国目前已经采用互联网档案管理方式，并且效果很好。本文针对互联网+时代下档案管理目前存在的问题作出思考，从机遇挑战角度思考，并给出建设性意见。

关键词：档案管理;互聯网+;问题;机遇;对策

因为互联网时代的到来，我们处在信息大爆炸的时代。每天的信息量大的惊人。因此传统纸质档案管理方式无法适应信息时代的进步。为了促进我们档案管理领域的发展。国家鼓励将互联网技术深入档案管理领域带动档案管理发展。根据调查，我国已拥有一些先进的档案管理信息系统，并且无论从信息保存完整性，信息处理方面都取得了不错的效果。但是互联网信息技术建立的档案管理系统同样也存在一些问题，下面从机遇和挑战角度来思考这些问题。

1 档案管理的机遇

1.1 丰富技术手段

目前的档案管理工作采用多元化的管理手段，这些都来源于互联网的技术支持。因为传统的档案管理大多数用纸笔进行人工记录、整理、存档方式来完成档案管理工作。这种工作方式需要耗费比较多的纸墨资源和大量的人工成本。尽管档案管理工作的工作人员每天的工作量很大，但是工作效率很低，且出错率高。那么采用档案管理信息系统，就会很大的节约纸墨资源，节省人工成本。因为输入信息更加方便，出错率也会降低很多。档案管理工作人员可以通过对信息档案进行分组管理，接着通过检索功能就能很好地匹配到需要的档案信息。档案信息管理系统不仅提高信息档案之间的关联性，让工作人员的工作更加方便。而且系统中的储存功能更加齐全，不仅可以保存文字图片，还可以保存音频和视频，大大地提高了档案管理的准确性。

1.2 拓展服务空间

因为互联网+时代导致信息的泛滥，据统计，现在每天产生的信息量相当于过去几千年的总信息量的几十倍都不止。如此大的信息量必定占用很大的储存空间。但是如果采用传统档案进行管理，那么必定需要非常大的空间来储存这些档案信息。但是互联网信息技术研发的档案管理系统却有着非常大的储存管理空间。它可以通过数字信息的形式将档案的信息存储进电脑系统。相对传统的档案室储存方式，电脑储存成本会降低很多。档案管理的工作人员只要有电子设备，就可以可以随时随地检索查阅需要的档案信息，并且档案信息管理系统可以实现在线和离线管理。离线状态可以节约流量，联网状态还可以为使用者提供远程服务，先进的互联网技术打破时间和空间限制，拓展了尽可能大的服务空间。

2 档案管理的挑战

2.1 管理模式变革

众所周知，传统档案管理完全依靠人工来实现，而且特别需要有经验的档案管理人才。但是却无法兼并档案信息的准确性和系统性。并且这种依赖经验的工作管理方式缺少标准化管理流程。但是使用互联网信息技术建立的档案管理系统则应该建立一个相对标准化的管理模式，而且对从事档案管理工作的员工专业技能以及综合素质要求更高。要达到档案管理学领域专业水平，并且还要有互联网技术学习背景，才能更好地完成档案管理的工作。

2.2 管理难度增加

互联网+时代的到来，意味着各行各业更加标准化，档案管理工作也不例外。因为档案本身就属于差异性与动态性比较大的信息。随着档案数据的不断增加，导致管理难度不断增加。档案管理系统是参考传统档案管理的工作流程包括记录、编档、分类、归档、查阅和修改。先进的技术促使管理系统操作更加方便，但同时面临一个很大的问题，就是信息的安全性和保密性。因为存在信息系统的数据属于网络数据，而网络数据的风险性非常大，容易因为恶意的攻击和病毒导致档案信息泄露，而且需要经常进行备份，如果因为遗忘或者系统故障没有及时备份，那么就会导致档案信息丢失从而造成巨大损失。

3 档案管理的对策

3.1 提高管理意识

档案管理与个人、公司、企业甚至国家都息息相关，实际上档案管理工作是属于非常复杂且要求很高的工作。它需要从业人员能有很好的专业理论基础和良好实践操作能力。从事档案管理工作的人员不仅要学习和掌握电子文件管理技术、科技档案管理技术、档案保护技术以及档案信息查询技术，还应该不断培养管理意识，加强工作责任感。重视对档案的保护意识。要将档案的安全与准确当成工作的重中之重。

3.2 构建管理制度

上文可知，新的档案信息管理系统来源于互联网时代新型技术的支持。它突破了时间空间的局限性，为相关领域的工作提供更大的便捷性。但是使用互联网信息技术研发的档案管理系统除了依赖技术本身，还应该建立配套的管理体系，根据档案管理信息系统的特点构建专门的管理体系，实时跟踪档案数据的流向，保证档案数据安全，最大限度提高档案管理的效率。

4 结论

本文对传统档案管理模式与互联网+时代的信息技术研发的档案管理系统进行比较，分析新型采用互联网技术的管理系统面临的机遇与挑战问题，并对目前档案管理信息存在的瑕疵进行分析并提出建议和对策，目的是期望在互联网+时代，档案管理领域能够发展地更加健全。

参考文献

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[2]白金.大数据时代化的信息管理发展[D].北京大学，2017.

[3]柯俊杰.集成的高等学校档案信息管理与服务方面的问题研究[D].四川大学，2018.