事业单位档案管理信息化建设探析

刘瑞凤

摘 要：在社会经济发展的背景下，推动了信息化技术的进步，并且逐步带领社会进入信息化时代。目前在很多单位的档案管理系统中都运用了信息化技术，其提高了信息管理的效率，保证了信息的安全性，但是目前来说，很多单位在相关方面的建设还不够完善，本文主要分析了目前事业单位在档案管理信息化建设中所存在的问题，并且就如何提升建设水平进行探究。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

经济的持续发展为信息化技术的进步提供了更广阔的空间，但同时也带来了更多新的挑战，在档案管理中融入信息化建设的初衷就是为了保证信息管理的安全有效性，但是目前来说，在相关方面所存在的问题还不能达到最好效果。信息化建设是当前时代的热门关键词，被运用在各行各业，并且经研究发现通过信息化技术可以提升工作水平，那么对于事业单位中要进行档案管理信息化建设的人员就要不断的探究分析，解决所存在的问题，追求高效管理。

1 事业单位档案管理信息化建设的重要性

1.1 提高管理效率和信息安全性

在档案管理中融入信息化技术能较大程度的克服传统管理方式中所存在的如效率低、安全性不高、浪费人力物力、检索麻烦等问题，在其中融入信息技术相当于使信息管理智能化，能延长信息保存的时间甚至可以做到终身保存，那么即使出现档案丢失的情况，也能利用技术手段从一定程度上恢复数据避免带来不必要的麻烦，减少损失。另外，信息化技术的主要特点就是高效性，在事业单位的档案管理工作中加强对信息化的建设实属是一项百利而无害的投入。

1.2 提供发展优势

在社会发展瞬息万变的时代，传统老旧的管理方式必然淘汰而被新的技术管理取代，这就要求必须在事业单位的档案管理工作中融入信息化建设，一方面是为了顺应时代的发展需求，保证该项工作在行业中的竞争地位稳定不变;另一方面，以信息高效管理和数据安全性的优势同时也方便了事业单位的管理工作， 使其能有序高效的运营。

1.3 丰富管理模式

单一的档案保存，在很多时候不能满足单位里的调动需求，并且随着时间的推移，很多档案会由于发霉等外界条件的影响而受损，为后续的资料调取等工作带来了麻烦。通过利用计算机等媒体媒介建立起来的信息化管理模式丰富了原有的管理结构，为其带来新的技术体验，提升了事业单位的工作效率。

2 目前事业单位档案管理信息化建设的现状

2.1 信息化建设水平低

不同的事业单位有不同的档案管理模式，所以需要在建设信息化平台的时候要有针对性，所建设的内容能完全适合自身单位体系的发展。但是目前来说，很多事业单位在进行档案管理，信息化建设的时候缺乏目的性，一方面是过于信托于对其它信息平台的模仿，以至于所打造出来的信息化建设系统，不能适应于自身的发展;另一方面是依托自身的具体情况所打造出来的信息化平台不够完善，在实际运行中有疏漏，还需要不断的改进。

2.2 档案管理工作人员的整体素质还有待提高

工作人员的素养主要包括了处理工作事务的能力水平素质和在工作必须具备的正确职业观等人格素养，目前在事业单位档案管理工作岗位上的人员所存在的主要问题就是工作能力还有待提高，对于与时俱进的技术等还不能很好的应用在工作中，特别是部分的工作人员工作理念整体落后，不善于学习新技术，在档案馆里融入信息化技术的时代，在平台创设、信息操作等方面还不能掌握熟练的技巧。另外，存在工作人员工作态度消极的现象是非常普遍的，由于其没有正确的职业观和人生价值观从而使工作完成不到位，造成目前对档案管理工作的改进迟迟达不到效果。

2.3 重视程度不够，管理制度不完善

要不斷的提高事业单位档案管理信息化建设的水平，必须要在完善的管理体系保障下才能顺利实施。但是由于目前事业单位存在公司内部对信息化建设的重视程度不够，相应的在有关方面的经济、精力、时间的投入都达不到标准，从而使信息化建设重重受阻。另外，档案管理相关部门的管理制度不尽完善，例如要如何分配人员任务、怎样管理才能激发人员最大效率、追求怎样的信息化建设标准等都有待完善。总体来说，虽然信息技术的持续发展，为各行各业的信息化建设提供了技术支持，但是有相当一部分的事业单位在相关方面的建设还不到位。

3 提升事业单位档案管理信息化建设水平的方法

3.1 提高重视程度，完善制度体系

要提升相关方面的技术水平，必须要取得该单位内部高层人员的支持，在有各方面基础保证的前提下，才能有效地实施信息化建设的过程，所以普及在档案管理中信息化建设的必要性从而提高相关人员的重视程度是首要工作。此外，要有一个完善的管理监督体系，首先要正视本身所处事业单位的具体情况，根据实际需要设计信息化建设的方案;再者要选择合适的人员担任管理层队伍的职责，明确分工制度，将责任落实到个人;另外，在信息化建设实施过程中要不断的自我改进，修改方案，一切以实际为主，以单位的利益为主，尽量提供完善且适应性强的管理制度体系。

3.2 加强员工培训，提高工作素养

对员工的培训提升，首先要集中在对其思想的更新，由于社会瞬息万变，各行各业可能每天都在面临不同的新的挑战，所以为了提高自己的竞争优势，跟进时代的发展步伐，更新员工的思想观念是非常必要的。那么在具体实施过程中，可以采用以下方法，一方面可以组织主题性的培训活动，对于目前所要进行的档案管理信息化建设提供技术培训机遇;另一方面，要建立严格的考核制度。员工在竞争的氛围中，再有奖惩制度的前提下能更好地发挥自我潜力，在信息化建设方面也能更尽心尽力。总之，注重对员工工作素养的培养是重要的，是保证该单位各项工作顺利实施的重要前提。在有完善的管理制度和考核体系的前提下，也要注重对工作人员素质的提高，为档案管理工作的信息化建设提供充足的进步条件。

3.3 提高信息建设的技术水平

在档案管理中融入信息化建设本身就是为了提高信息的使用效率和安全性能，另一方面也是为了打破传统管理方式的局限性。那么在进行信息化建设的工作中，就一定要注重技术的运用，打造出能适应事业单位发展特点、质量安全有保障、体现新技术特征的平台。另外，在目前互联网错综复杂的环境下，为了防止各种病毒入侵、其它网络系统的损害，也要加强对网络平台的控制和安全防控。可以在进行档案管理的设备中安装高级防火墙系统，或者杀毒软件，定期检查管理，对所用的信息化设备进行安全防护和保养，延长装备设施的使用年限。

4 结束语

综上所述，在事业单位的档案管理模式中融入信息化技术，建设信息化平台是必然趋势，在社会发展的大背景下，各行各业都在积极的改进自身的平台技术，其相关人员也在不断更新职业理念。但是目前相当一部分的事业单位在相关方面还存在不足，但是这要针对自身所存在的问题，不断的探究和改进，一定能为其持续发展做出新的建设贡献。

参考文献

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