企业人事档案管理信息化建设方略谈

齐莉莉

摘 要：企业人事档案管理信息化建设已经成为企业人事档案管理的新方向和新趋势，这对于人事档案管理效率的提升意义重大。文章围绕企业人事档案管理信息化建设进行了分析，探究在新时期背景下，企业加强人事档案管理信息化建设的重要意义，找出当前大部分企业人事档案管理信息化建设中存在的不足和问题，并根据这些缺陷制定对应的解决方案，旨在为企业人事档案管理信息化建设提供强有力的支撑，实现信息化建设效果的有效提升。

关键词：人事档案管理;信息化建设;重要意义;支撑;方案;效果

近年来，在我国市场经济不断发展的过程中，各个行业所面临的竞争更为激烈，这使得很多企业领导开始认识到内部人事档案管理的重要性，希望通过人事档案管理来深化对员工的了解，并对员工进行科学管理，实现综合竞争力的提升。但是很多企业领导仅仅是从制度上、流程上等对人事档案管理工作进行了优化，使该部门工作更为规范，却并没有对其加强信息化建设，对信息技术的运用还存在欠缺，导致人事档案管理工作的效率较为低下，质量有待提升。因此本文从信息化视角探讨企业人事档案管理有关的内容，结合当前我国企业的现实情况提出人事档案管理信息化建设的方案，这不仅对于企业人事档案管理效果的提升具有现实意义，而且对于我国整体人事档案管理行业的发展具有较大的指导性作用。

1 人事档案管理信息化的概述

1.1 人事档案管理信息化的含义

人事档案管理信息化指的是借助于信息系统和信息手段等对企业人事档案进行管理的活动，也就是利用互联网或者有关的系统来传递、收集、整理企业的人事档案信息，使这些复杂、繁琐的信息得到统一归类、整理和保存。人事档案管理信息化是相对于传统模式来说的，在传统模式下企业人事档案管理者通常是用手工形式对档案信息进行收集和整理的，而在信息化时代下，则是借助于信息系统对人事档案信息进行收集和整理，省去手工的麻烦，节省更多的时间和精力。当前随着互联网的发展，我国已经诞生了很多人事档案管理系统、机构等，一些机构借助于信息系统专门为企业提供人事档案管理服务，通过系统进行各种模块的设定，提升了人事档案管理的规范化、系统化、科学化程度。比如有如下的模块：

1.2 人事档案管理信息化建设的重要意义

企业人事档案管理信息化建设不管是对于企业自身来说，还是对于员工来说都具有较大的现实意义，其一方面代表了企业的发展先进性程度，体现出了企业的现代化发展成果，另一方面能够更为精细、全面、客观地对员工信息进行记录和反映，这就能够促进企业领导更为科学地评价员工，对于员工成长是较为有利的。

1.2.1 有助于提升人事档案管理的规范性

通过加强信息化建设，能够借助于信息系统对员工的档案信息进行收集，并根据对应的模块来存放档案信息，各个模块所包含的内容清晰明确、分工科学，这就能够避免档案信息混乱，提升保存的规范性和完整性，从而能够为企业发展带来更有利的作用。同时，信息化建设，还能够及时发现人事档案管理中的不足和问题，比如通过信息化建设能够为每一位员工构建一个档案文件夹，并结合员工的实际档案资料情况进行对文件夹内容进行对比，或者标注内容的完整性与缺失的信息等，这样就能够清晰明了地对员工信息进行了解，及时发现哪位员工的信息不足或者信息中存在的问题等，并及时做出改正。

1.2.2 有助于提升人事档案管理的效率

通过信息化手段来开展人事档案管理工作，能够借助于系统对各位员工的信息进行收集，或运用系统对信息进行筛选或者分类等，这样就可以避免人工筛选和分类的麻烦，降低人事档案管理工作的复杂性，提升整体性的工作效率。而且，信息化手段还可以实现各个部门的及时沟通与联系，为企业节省更多的沟通时间和成本，也有助于提升人事档案管理的效率。

1.2.3 有助于提升人事档案管理的质量

人事档案管理涉及的内容较多，要想对员工进行更为全面地反映就必须要提升信息的多样性，通过信息化技术的运用，可以对员工的档案信息进行多样化保存，比如图片信息、视频信息等，这就能够使档案信息更为全面，与传统模式相比，这种模式下的人事档案管理质量更高，效果更好。

2 当前我国企业人事档案管理信息化建设中面临的问题

在新时期背景下，企业的发展模式、发展环境等都发生了变化，市场经济已经表现出明显的高端性、高技术性发展特点，对企业发展提出了更高的要求，在这种状况下企业原有的人事档案管理模式凸显不足，亟待对其进行完善，提升信息化建设的力度。

2.1 信息化工作机制、标准等缺失

人事档案管理信息化建设离不开规范的工作机制、工作标准等，但是当前我国很多企业都并没有根据信息化建设的实际情况进行工作机制、工作标准的制定，依然采用的是传统的工作机制和标准，导致信息化建设的效果无法得到全面发挥。信息化建设涉及的内容较多，比如需要对人事档案管理的模式进行变革、管理方式进行变革，甚至要对其内容进行变革，这就要求企业要对传统的人事档案管理制度进行完善，做出修正，使其与信息化手段相协调。但是因为受到各种原因的影响，我国很多企业领导都没有认识到制度变革的重要性，原有制度表现出极大的缺陷，阻碍了人事档案管理工作的顺利开展。

2.2 信息化基础设施建设滞后

基础设施建设是实现信息化建设的重要保障，企业只有加强信息化基础设施建设，为人事档案管理者提供良好的信息化环境和硬件设备等，才能够促进其更好地开展信息化工作。当前我国很多企业都缺乏信息化建设的力度，比如没有引进足够的信息化硬件设备、不注重人事档案管理信息化系统的引进等，即便是一些企业引进了系统软件，但是由于没有做好详细分析，导致软件存在较大的滞后性，难以与企业发展相适应，也不能为人事档案管理信息化建设提供有力作用。还有一些企业不注重系统维护，不能定期对人事档案管理系统进行更新或者做好风险防范等，也导致系统面临着较大的风险隐患，人事檔案信息面临着毁损的风险。另外，还有一些企业在基础设施建设方面考虑的不够全面，所引进的设备虽然勉强能够运用，但是存在运用效率低下的现象，无法为人事档案管理工作的更有效开展带来十分有力的作用，比如计算机性能不好，运行速度慢，影响工作效率，互联网网络卡顿等。

2.3 人事档案管理者信息化技能有待提升

人事档案管理信息化建设离不开档案管理人员，可以说人事档案管理者的综合素质与技能高低直接影响了人事档案管理工作的成效，但是当前我国很多企业人事档案管理者都存在信息化技能低下、综合素质不高的问题，亟待对其进行教育与培训。出现这些问题的原因是较多的，比如，企业领导没有认识到信息化背景下企业人事档案管理者培训与教育的重要性、在招聘和录用人事档案管理者的时候没有做好把关，设定的标准过低，不注重进行激励机制、惩罚措施的设置等，导致档案管理者工作缺乏动力，存在得过且过的心理等。

2.4 缺乏沟通机制

良好的沟通机制不仅仅会对人事档案管理工作带来有利的作用，提升人事档案管理的有效性，同时还会为企业其它部门的沟通搭建桥梁，实现各个部门的团结协作，促进信息流通，打破信息孤岛效应。但是当前我国很多企业往往没有认识到沟通机制的重要性，在企业发展中仅仅是为各个部门设立了对应的工作标准、工作机制等，并没有构建沟通平台，导致各个部门之间的联系十分少，信息传递十分不力，各个部门无法实现互通，影响了企业员工凝聚力的增强。对于人事档案管理部门来说，因为企业没有良好的沟通机制，所以档案管理者无法借助于系统或者有关的平台等及时对各个部门进行沟通，只能频繁出入各个部门进行信息的收集、整理等，每天要花费大量时间去沟通，整理信息等，严重影响了工作效率，久而久之，档案管理者的工作负担越积越重，工作积极性不断下降。

3 企业人事档案管理信息化建设的策略

3.1 构建科学的信息化工作机制和标准体系

企业在开展人事档案管理信息化建设之前，要做好系统分析，结合企业当前的情况以及人事档案管理工作的具体情况进行工作机制和标准的设定。第一，要设定科学的人事档案管理信息化制度。根据信息化系统进行各项制度、政策的设定，对人事档案管理工作的流程、各个环节的工作要求等进行明确，针对各个岗位设定对应的工作规章。第二，要结合信息化建设的现实情况对人事档案管理岗位进行设置，做好各个岗位职责的划分，实现各个岗位的相互监督与制约。第三，对人事档案管理的格式进行统一，不管是档案记录还是绘制表格，都要具有一致的标准，实现各项信息的统一记录、统一保存。第四，要对人事档案管理内容进行明确，结合信息化模块进行内容的确定，使人事档案管理者能够在明确的模块、规定下开展工作，提升人事档案管理的规范性。

3.2 加强信息化基础设施建设

基础设施建设是人事档案管理信息化的基础，企业要想实现人事档案管理信息化，就必须要注重基础设施建设。第一，要及时引进信息化设备，结合企业的人事档案管理情况进行设备的引入，确保每一位员工都有对应的计算机设备。第二，要加强人事档案管理信息化软件的开发。软件是信息化开展的重要部分，企业要想实现人事档案管理信息化，就必须要注重软件开发和引进。具体来看，在开发软件系统的时候要注意下面几个方面的问题：首先，所开发或者引进的软件要与企业的发展相符合，且适应硬件设备;其次，软件管理要与档案数据库存在紧密关系，使软件有较强的协调性，能够对人事档案数据信息进行科学保存。第三，要定期对软件系统进行维护，配备专门的软件维护者，使其严格依据要求对软件系统进行分析和检测，找出软件系统所面临的风险以及隐患等，并及时对其进行改正。第四，要构建人事档案管理信息化的安全机制。比如可以对人事档案管理信息化工作设定对应的预警线，针对每一个环节的工作都进行预警点的设置，如果在实际运行中哪个环节的工作超出了预警线，产生了风险，那么系统会自动发出提示，相关人员要及时对预警内容进行分析，并做出改正。

3.3 不断提升人事档案管理者的素质与信息化技能

企业人事档案管理信息化建设工作的有力开展需要得到人事档案管理者的支持，只有人事档案管理者的信息化技能较高，综合素质较高，才能够更好地对信息化设备、软件等进行运用，这样才能够提升工作的有效性，为企业信息化建设贡献更多的力量。面对当前很多企业人事档案管理者信息化技能不高的现象，企业可以从下面几个方面出发进行解决：第一，要定期对现有的人事档案管理者进行培训，比如做好信息化技能的培训、综合素质的教育等，使档案管理者对信息化设备进行深入了解，能够从多方面出发对设备进行了解，对系统进行科学运用，创新人事档案管理的模式。而通过综合素质教育，则促进人事档案管理者职业道德的提升，使其能够以端正积极心态来工作，真正在工作中做到精益求精、规范每一步。第二，要把好招聘关。在招聘人事档案管理者的时候要做好全面性考核，适当提升录用标准，确保所招聘过来的每一位人员都具有较高的技能和素质，能够适应信息化建设的需求，有较强的岗位胜任力。第三，构建激励机制。对企业人事档案管理者进行激励，鼓励他们自主学习新知识和新技能，并定期对其进行考核，对于考核结果好的员工进行奖励，对于考核结果不好的员工进行惩罚，使员工都能够提升竞争意识，形成良好的竞争局面。

3.4 构建各部门之间的沟通机制

企业人事档案管理工作与各个部门之间都存在较大的关联性，只有加强各个部门的联系，才能够为人事档案管理信息化带来更有利的作用，这就要求企业要构建各个部门之间的沟通机制。比如可以构建信息平台，或者以部门为单位构建人事档案信息库，各个部门可以进入到信息平台中进行沟通，并做好信息传递，而人事档案管理部门则在该平台中进行信息的收集，并将其汇总到对应的信息库中。还可以借助于大数据技术、云计算技术等对各位员工的偏好、興趣等进行预测，并借助于相关的新媒体对员工动态进行跟踪，了解员工的思想动态，将详细档案信息记录到档案袋中，为企业领导提供更为全面的信息。另外，还可以借助于微信号、微博号、QQ号等构建对应的交流群，人事档案管理者可以在群中发布有关的信息，对各个部门的信息资料情况进行汇总，促进各个部门之间的联系，清晰明确地知道信息情况，并及时对欠缺信息进行提交、发送等，借助于新技术手段不断提升人事档案管理的效率和质量。

4 结束语

在互联网不断发展的过程中，各行各业都逐渐开始向信息化方向迈进，企业人事档案管理工作也应当积极顺应潮流，加强信息化建设，以此提升人事档案管理的效率和质量，带动企业信息化进程的加速。不过企业也应当明白，虽然人事档案管理信息化建设能够为该项工作带来诸多便利，但是也会导致企业人事档案信息面临一定的风险，安全隐患较多，所以必须要做好安全管理，构建科学的防护措施，并提升安全意识。

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