事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施分析

郑瑾薇

摘 要：随着信息时代的迅猛发展，信息技术已经走进人们的工作和生活中，无论是学校的发展，还是企业的发展，或是各个行业的发展都需要有档案管理员，档案管理是对所有的档案资料文件进行整理与管理的工作，所以事业单位档案管理如何推进信息化建设成为事业单位目前面临的挑战之一。从目前来看，事业单位档案管理信息化建设中还存在很多问题。基于此，本文主要先从事业单位档案管理信息化建设的重要性，随后从三个方面分析事业单位档案管理信息化建设存在的问题，以及解决措施。以此来供相关人士交流参考。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;问题;解决措施

社会发展日新月异，档案管理体系也随着社会的变化而改变。面对旧有的档案管理体系，仍有一些单位止步于前，没有进步的想法，这严重制约着单位的发展。所以想要长足发展，有所进步，想要提高工作效率，就需要不断地更新管理模式，不断地提高档案管理工作者的信息化技术水平，才能够及时地防止管理工作上出现越来越多的问题。我国事业单位档案管理工作是否能够顺利进行，就看相关的部门如何推进信息化技术的建设，以及单位领导者对信息化技术建设的重视程度，将以何种方式把相关工作方法传授于工作者，还有档案管理工作者对信息化技术的掌握程度以及工作最后的效率。所以只有相关人员配合将信息化技术应用到档案管理工作中去，增强工作信息的准确性，并且保障档案信息的安全性，才能从整体上提高事业单位档案管理工作的工作效率。

1 事业单位档案管理信息化建设的重要性

1.1 信息化建设有助于提高工作效率

在信息化的繁盛时代，要想在一定程度上提高档案管理的工作效率，就要利用好信息化技术，通过加强信息化技术建设，与档案管理工作的开展相结合。我国已经进入了互联网时代，互联网与我们的工作、生活各方面息息相关，与此同时，我们对互联网的需求也越来越大。在工作中，网络技术对于档案管理工作是有很大帮助的，它能够使我国档案管理更加规范、迅速、准确。与传统的档案管理工作方式相比，档案管理信息化技术的建设提高了我国档案管理工作的效率，减少了工作人员工作时的约束，进而减轻了工作人员的工作量。

1.2 信息化建设有助于提高档案管理的准确性

在档案管理工作中，档案整理准确性是工作最基本的要求，对档案管理工作进行信息化技术建设，通过分类排列，将档案的生成年份、保存期限、问题分类等数据进行录入，建立管理数据库，可以保证档案资料信息的准确性，甚至其存放位置都能清清楚楚地通过档案管理信息系统检索得知，从而能够快速地搜索到要找的资料，就这样一环扣一环，完完整整地建设成一个管理体系。这与图书馆的书籍资料整理相似，需要工作人员前期整理，再在电脑里录入信息，详细到存放的位置，以及库存数量和输出数量，一切的数据都是依托于信息化技术建设。

1.3 信息化建设有助于档案资料保持的多元性

传统的档案保存模式大多数都是纸质保存的，纸质档案的保存容易受到各种环境因素的影响，从而造成不同程度的损坏，一旦资料缺失就很难修复，这不仅会给个人带来麻烦，而且还会影响整个单位的发展。现在，随着时代的快速发展，信息技术的迅猛发展，档案管理模式日益多元化，它能够通过利用新信息技术管理手段进行存储，从而进行准确分类，进而推动了整个事业单位档案管理的发展[1]。当然，传统纸质档案在当前档案管理中仍旧无可取代，但是电子档案的出现，通过信息化技术管理，可以对纸质档案的不足之处起到很好的弥补作用。

2 事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1 对档案管理信息建设的重视程度不够

大部分单位，对档案管理信息化建设的认识和了解还是比较浅薄。因为档案管理信息化建设主要是使用计算机进行操作的，这是信息化技术的不可或缺的环节。领导者对档案管理信息化的工作重视、了解程度不够，以及工作人员技术不精都是造成档案管理工作效率低的原因。而且很多领导者也没有从工作者的角度来观察，真正为工作者考虑，有时只会一味地给档案管理工作者分配多少工作量，通过工作者能够完成多少的量，来衡量他们的工作质量，从没有从工作者的角度思考问题，没有真正地考虑如何更好地改进档案管理工作。

2.2 档案管理工作人员技术水平大体不高

由于大部分单位工作量比较大，给工作者的工作量太大，档案管理工作者没有多余的时间去关注和了解信息化建设的相关信息，这就导致他们接触不到信息化建设的技术，不能做到与时俱进，另一方面是有些档案工作者学术不精，专业知识欠缺，又缺乏积极进取的学习态度，这些都导致信息化建设进程缓慢。就现在来说，大部分单位以及大部分档案管理工作者对信息化建设技术的认识只是停留在表面形式，没有进一步观察与分析，以致于工作者的工作技术水平始终达不到要求。

2.3 网络大数据面临新挑战

各单位的文件资料都有一定的保密性，在档案整理时，如果与互联网接通，可能随时要面临着文件资料不小心泄露的风险，而且电脑的安全性有时候还会遭到攻击和破坏，这都是需要信息化建设的主要因素。

32 档案信息化建设问题的解决方法

3.1 增加培养信息化技术人才的比重

对于档案管理工作者来说，只有高尚的道德品质和优秀的职业技能是远远不够的，还需要有较硬的专业技能。不同的事业单位，不同的管理模式，有不同的要求，所以需要的技术人员技术能力也不同。为此，各单位需要重视档案信息化管理人员的引进和培养，要根据自身所需，有计划、有目的性地培养信息化技术人员，从而促进事业单位档案管理工作的开展。也可以与校方合作，在学校里培养一批优秀的计算机专业的人才，为我国事业单位档案管理信息化建设奠定良好的基础[2]。

3.2 加强构建档案网络安全保障

各单位各行业的档案管理体系都需要构建自己独特的网络安全保障，确保档案管理的安全性，防止档案文件信息随网络安全问题泄露出去。所以网络安全问题至关重要，只有确保工作者在进行档案管理工作时网络环境的安全，才有利于档案管理工作的正常进行，才能保证档案文件的保密性。

3.3 加快推进档案管理信息化建设

加快档案信息化技术的建设，可以提高档案管理工作的整理效率，在高效率的前提下还能保证档案信息的准确性。为此，加快我国信息技术的建设不仅有利于工作效率的提高，而且培养了一批高技术的人才，这也为我们实现伟大复兴的中国梦奠定了良好的基础，同时也可以积极鼓励高校学生参加信息技术的建设，因为新一代的青年不仅是祖国未来的接班人，更是未来的建设者[3]。

4 结束语

综合上述，在这个大数据快速的时代，事业单位应该制定科学合理的方针，将信息化技术应用到档案管理工作中，而针对目前存在的问题，相关单位应该重视档案信息化技术建设，以及已经引用到档案管理工作中的信息技术，前提是还要提高档案管理人员的信息化技术水平，使档案管理人员在工作时能够保证档案信息的准确性，最终保障档案信息的安全性。为此，各单位需要构建属于自己独特的、公正的、客观的、权威的网络安全体系。

参考文献

[1]李欣.事业单位档案管理信息化建设存在的問题与解决措施[J].科学大众（科学教育），2019（11）.

[2]于斌，马健.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].新商务周刊，2019，000（004）：63.

[3]孙要男.事业单位档案管理信息化建设问题与解决措施[J].办公室业务，2018，000（004）：75.