信息化背景下教学档案管理工作

摘 要：随着互联网技术和电子技术的发展，信息技术被广泛应用，全球进入到信息时代。此背景下，学校教学档案管理面对新的问题，包括信息技术的支持力度需要提升、技术人才缺乏、安全性有待提高、管理制度不够完善、功能受到限制等。为此，必须有针对性地采取措施，包括全力推动教学档案的信息化建设、充分运用网络安全技术、重视信息技术人才的培养、借助新功能提升档案管理服务水平等，从而积极提升教学档案管理的信息化水平。

关键词：信息化;教学档案;管理工作

当下，全球已经进入到信息化时代，对信息资源的开发与利用的水平成为衡量国家信息水平的重要标准。我国教育领域的档案管理中，教学档案是非常重要的资源，可利用信息技术开展相应的管理工作，创新教学档案管理的模式，从而不断提升教学档案信息的管理水平，促进学校发展。

1 信息时代背景下，教学档案管理的定位

1）教学档案管理新的功能。传统管理技术和管理理念下，学校教学档案的管理工作主要以保管档案和积累档案为主要功能，很少有对教学档案管理内容的延伸，不能充分地利用教学档案的价值。而在信息技术高速发展的当下，传统模式的档案管理功能显然不能满足新时期人们对于教学档案使用的多种要求，为此必须要重新定位档案管理的功能。这时教学档案管理的功能应当包括收集和管理、存储信息、信息服务这种基础性功能，还应当借助信息技术的优势，延伸提供的服务内容，让教学档案发挥更大的作用[1]。

2）档案载体拓展和服务功能。传统的教学档案管理中，档案收集以纸质居多，而信息技术被应于档案管理，很多教学档案的存储方式发生了变化，更具多元性，不但有纸质存储方式，还有光盘和磁盘作为存储的载体，甚至有缩微胶片，现在更有数字化的存储方式，各种档案被变成数字化的信息存储在计算机或者云端中，这就为教学档案管理的多元化服务功能的实现奠定了基础。借助数字化存储技术，教学档案的调取更方便，还能整合大数据技术，对教学档案进行整理和分析，划分成不同的类别，找出最为优质的部分，提供给校内教师使用，还可以向校外有偿开放，以发挥出教学档案的最大价值，实现教学档案信息资源的共享[2]。

2 信息化背景下，教学档案管理的不足

1）信息技术的支持力度需要提升。当前，学校在教学档案管理工作中投入的资金和物力有限，信息化建设的意识不是很强，整个档案管理为形成统一化的信息体统，同时缺乏创新和共享意识，及时建立了信息化的档案管理系统，也很少会利用大数据技术整理教学档案，为教学档案分类，不利于教学档案应用价值的发挥。

2）档案管理中信息技术人才缺乏。因为学校档案管理的信息化建设力度不够充分，因此落实情况也不是很理想，现有的档案管理人员使用信息技术的水平不是很高，对于互联网技术、计算机技术、档案管理软件技术的学习以及应用能力不是很充分，这就大大影响了学校中教学档案管理的信息化发展。可见，大部分学校均缺少信息化管理人才，现有管理人员的专业技术和职业能力还需要进一步提升[3]。

3）网络信息管理的安全性有待提高。互联网技术的发展，促使信息交流和传播更便利，同时也提高了信息泄露的风险。在教学档案管理中，信息技术的应用使得管理工作更简便，人们使用教学档案的效率也逐渐提高，可是因为档案管理系统的安全水平有限，访问系统的人员越来越多，也就不能很好地保证教学档案的安全性，这就大大拉低了学校的教学档案管理的水平。

4）信息化档案管理的制度不够完善。当前，学校教学档案管理的信息建设已经进入到新的阶段，可是相应的管理制度却没能跟上建设步伐，管理制度不够完善，也很难落实，为此不利于下一步的教学档案管理信息化发展。管理制度不完善的具体体现是，教学档案的保管以及存储的规范不统一，就会导致部分档案缺失，明显降低教学档案完整性。及时近些年关于教学档案的管理规定逐渐增加，可是总体落实情况不是很好，上层管理层不够重视，基础管理工作人员也不够重视，则会导致更大的管理问题。

5）档案信息化功能受到限制。教学档案管理的信息化建设可以大大提升教学档案开发与利用的效用，可是当下部分学校在实现了教学档案信息化之后，开发和利用的效率并没有明显提升，没能实现全面的共享交流，整体教学档案的应用效果比较低。还有一部分学校的教学档案的信息化程度比较低，开发能力不是很强。这些问题的存在，都会导致档案信息化的功能使用受到限制[4]。

3 信息化背景下，提高教學档案管理效用的策略

1）全力推动教学档案的信息化建设。各个学校对于教学档案管理的信息化建设必须明确目标，加大各项资源的投入，充分发挥互联网技术、大数据数、云技术，推动教学档案信息化的建设，以让教学档案的信息化的功能得以发挥出来，为学校教学提供更多参考性资料。推进信息化建设的过程中，档案管理工作人员要对自身管理工作的情况做全面了解，找出不足的地方，充分利用信息技术，解决存在的问题。从学校的角度去看，一定要强化在档案管理信息化建设的重视，强化与建设有关的推广和宣传，让学校各个部门都重视教学档案管理的信息化的建设，从而贡献出更大的能力，全校一同开展档案管理的信息化建设。

2）充分运用网络安全技术。为保证教学档案信息的安全性，一定要充分利用网络安全技术，提高教学档案信息系统的安全性，为教学档案增设加密措施，从而避免信息泄露而产生的不良问题。信息系统的安全保护也要注意教学档案的流动性和完整性，通过信息系统使用教育档案时，避免档案信息泄露和病毒干扰，以保证档案信息安全，也保证信息的安全，这样才能逐渐提升教学档案管理的信息化水平，促进管理的发展。

3）重视信息技术人才的培养。在教学档案的信息化建设中，想要提升建设水平，就要有相应技术人才的支持，进而提高管理水平，实现全面信息化的管理。学校可以组织信息技术学习活动，进行定期的培训，运用合适的考核方式，激发相应人员的学习积极性，全身心学习档案管理方面的信息技术，提高自身操作水平，了解更多信息化管理的知识，进而为档案信息化管理贡献自己的力量，推动信息化管理的发展，提升整个教学档案管理的水平。

4）借助新功能提升档案管理服务水平。教学档案管理实现信息化之后，丰富了档案管理的新功能，并且从传统的被动提供服务转变为主动提供服务，也就能大大提升管理服务是水平，为教学档案利用者提供更好的服务，让教学档案的利用价值最大程度的体现出来。

4 结束语

综上所述，教学档案管理的信息化建设实现之后，使得教学档案管理具有新的功能，同时档案的载体得到拓展，也有新的服务内容，从而大大提升管理效率，有注意教学档案价值的体现。

参考文献

[1]卜凡刚.信息化背景下职业院校教学档案管理研究[J].黑龙江科学，2020，11（07）：134-135.

[2]张珣.信息化背景下高校教学管理工作研究[J].国际公关，2020（03）：193.

[3]林春芳.信息化背景下档案管理工作现状与优化策略[J].信息记录材料，2020，21（02）：59-60.

[4]杨方忠.信息化背景下教育考试档案管理工作探讨[J].办公室业务，2020（02）：122+132.

作者简介

曾慧燕（1986-），女，汉族，福建泉州人，研究生，陆军工程大学石家庄校区，从事档案管理及信息化。