信息化背景下企业档案信息化建设探究

段莉莉

摘 要：当前，信息化水平飞速提升，从云计算到5G时代，智能化终端伴随着生活随处可见，一时兴起的风变编程，正说明对信息化对智能化的憧憬，在企业生产经营中，越来越多的信息需要进行整合、分析和处理，档案管理也将改变传统管理模式，通过信息技术提升工作效能。基于此，本文对本企业档案信息化建设进行探讨，提出档案信息化建设的必要性、存在的问题以及创新思考。

关键词：信息化;档案管理;信息资源;利用

随着信息技术的飞速发展，计算机技术和网络技术的普及，社会的信息化和信息的社会化已然成为世界经济发展的主流，企业档案作为一种信息资源，也越来越广泛地得到人们的重视。企业档案是原始资料的积累与记录，起到了凭证和依据作用，然而现代企业的生产、经营、决策不仅需要企业档案作依据，还需要有关社会发展趋势等知识信息作参考。这就对企业里的档案部门有了更高的要求，要适应时代发展，进行改革和创新，使档案部门成为企业的信息管理部门，使档案管理工作向信息化方向发展，让信息资源在企业发展中进一步发挥重要作用。因此，实现企业档案信息化势在必行。

1 企业档案信息化建设的必要性

1）企业档案管理的现状。目前大多数的企业，档案管理工作水平远不及企业现代化发展水平，档案工作的好坏偏向单一以文件资料收集是否齐全完整为准，使得档案部门缺失接收新信息、新知识的机会，使得档案人员工作环境封闭，不受重视。企业档案工作中更加注重的是文件的留存和保管，档案利用的价值只是作为一种凭证提供给利用者，对档案潜在价值的研究与开发极其薄弱。例如：一卷关于组织机构的档案，单独的看设立、变更、撤销等阶段的档案，也许不足以说明什么，但是机构从设立到撤销多年的多卷档案，进行加工整理，深入研究，可能会从中找出一些經验教训或者规律性的东西，充分发挥档案潜在的价值。过度关注装订是否美观整齐等，就容易会把档案开发研究的工作忽略了。

2）信息时代企业档案工作的新要求。信息时代，企业在生产经营过程中，不仅需要本部门、本企业的信息资源，还需要关注了解社会发展总趋势、本行业发展新动态等方面的信息情报，还需要行业发展前瞻性预测等信息资源，为企业制定经营指标、发展战略提供有效的服务。在企业没有专门的科研机构，没有专人进行信息情报等方面的收集与研究，严重制约着企业的经营发展，影响企业的经济效益。档案管理部门作为企业信息资源管理部门，应与时俱进，要开拓创新，打破常规管理模式，利用好信息化手段，及时为企业发展提供准确、翔实，甚至超前的档案信息，为新时代提升企业新型能力贡献一份力量。

3）档案工作环境正在发生变化。企业通过推进无纸化办公，使得企业的工作方式发生了很大的变化，例如：在办公OA系统的帮助下，完成公文流转，一般不再产生纸质文档，信息的收集、存储都是以数字化为主。目前，档案信息化发展关注重点向电子档案的永久保存、OA电子文件的在线归档等方面转移，开始逐步建立文档一体化信息服务平台。档案工作环境正在发生着巨大变化，对文件的管理也不再是控制，而是延伸，推进企业档案信息化建设是非常必要的[1]。

2 信息化背景下企业在档案信息化建设中面临的问题

1）建设档案信息化成本较高。推进实现档案管理信息化，需要前期采购大量的电子设备，需要考虑文档一体化体系，需要开发以企业自身发展为基础的档案信息管理系统平台，建立电子档案数据库，从筹划到建成的过程中，需要投入大量的人力，物力，财力以及时间等成本。

2）企业档案信息化管理水平有待提高。目前，企业缺乏档案信息化专业人才，在档案信息化进程中，传统的档案管理人员已经不能满足档案信息化管理工作的需求，需要有计算机领域的专业人员参与到档案信息化管理中，提高档案管理工作的综合水平。

3）未充分开发和利用档案资源。档案信息资源的利用仅是满足日常工作中审计、参考等需要，仅发挥了档案的凭证和依据的价值，在对企业的发展经营和长远目标上没有深入挖掘档案的潜在价值。缺少创新型的编研成果。

4）安全和标准问题。虽然企业档案信息化管理是时代发展所带来的趋势，是与时俱进、不断创新的产物，但是不容忽视网络安全问题，网络数据信息更易遭受威胁。因此，在推进企业档案信息化建设进程中，要充分的、严格的考虑网络安全问题。与此同时，由于档案的信息化缺少统一的标准规范，很多时候是摸着石头过河，在一定程度上阻碍了企业档案信息化的发展[2]。

3 企业档案信息化建设的实践与创新策略

1）完善文档管理系统的设计。为了提升企业档案信息化管理水平，进一步完善企业文档管理系统功能，重点在以下几个方面进行完善：（1）实现全文检索;（2）文件类型层次不清;（3）实现跨企业借阅;（4）文件借阅流程优化;（5）满意度评价;（6）配置文档管理系统标准接口。

2）加强档案信息的统计工作。企业信息化建设必须做好档案信息资源的统计工作。档案统计工作必须以原始记录为依据，遵循适用、统一、简明和科学的原则，做到及时、准确、全面、持之以恒，如实反映档案管理工作中的变化情况，并保持联系性。建立档案工作统计台账，及时对档案的整理、编目、检索、保管、鉴定销毁、编研和提供利用等请，以及人员、机构、设备、经费等方面的数量，进行调查登记、分组整理、综合分析，以反映档案管理状况，提高档案管理水平。档案统计工作为档案信息化建设提供基石，档案信息化又为档案统计工作提供创新手段。

3）实现电子文件在线归档新模式。实现电子文件在线归档，与CIT人员进行需求沟通及相关系统功能开发，以OA公文系统为突破口，实现业务系统电子文件在线归档，突破现行纸质电子双套制管理的常规，探索电子文件管理新模式。

4）提高开发与利用档案资源的能力。尽管加快了档案数字化进程，提高了档案利用率，但是在发挥档案价值方面还仅仅停留在凭证和依据作用，没有系统的挖掘档案的潜在价值，现有的档案利用只是被动的提供，未来需要开展主动式服务模式，深入了解档案利用者的需求与心理意愿，提升档案利用与服务的针对性。同时，构建档案信息利用反馈机制，强化信息的收集与掌握能力，不仅要关注利用流程的办结，还要落实与相关单位构建长期的互动关系，更加准确的掌握档案利用者在利用过程中存在的问题，有助于挖掘档案资源利用价值，从而为企业的发展以及深化改革做出贡献。

5）加大复合型人才的引进和培养力度。全国档案工作人员都面临这样一个问题，在档案部门工作的人员很少是从事计算机领域的人才，不能满足档案信息化建设的需求，企业档案部门也是如此，如何引进信息化复合型人才为档案信息化建设服务，是一项难题。同时，也可以从现有从事档案管理人员中进行培养，开展信息化专业培训[3]。

6）搭建智能云服务系统平台。致力于搭建档案信息平台的顶层设计，将通过云技术，实现更多丰富资源的全面共享，档案信息存储更加安全，可以为用户提供个性化定制服务，实现信息的智能推送，并设置移动客户端，实现足不出户享受多重信息服务。

4 结束语

综上所述，在信息化背景下，更快的5G时代悄然而至，对企业档案信息化建设，是一个契机，也是一项挑战。作为档案管理人员应积极顺应时代发展，转变管理理念，勇于创新，为企业高质量发展助力。

参考文献

[1]聂丹萍.大数据时代企业档案信息化建设研究[J].城建档案，2018（10）：17-18.

[3]任媛.大数据时代档案信息化建设[J].兰台内外，2019（3）：7.

[3]张继雄.企业档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019（5）：66-67.