大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题研究

李溯

摘 要：随着大数据时代的快速发展，档案管理工作也面临着新的变革，信息化技术的引入也使得档案管理的便捷性与专业性得到了大大提升。基于此，本文对大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题展开研究，针对现阶段显露出来的问题，提出了完善基础设施建设、提升信息化安全管控水平、加强制度保障等举措。

关键词：大数据;信息化;电子档案管理;安全问题

在大数据、信息化的时代背景下，档案的管理也需要进一步朝向信息化、电子化、高效化的方向发展。但是由于网络环境开放性的特点，导致电子档案数据在进行安全、保密管理的时候存在一定程度上的隐患。因此档案部门与档案工作者需要不断完善信息化技术在电子档案管理中的应用，提升工作效率与质量。

1 信息化时代电子档案管理过程中面临的问题

1.1 电子档案管理的制度体系落后

从整体上看，我国的电子档案制度体系建设还是较为落后的。从上世纪90年代开始，我国顺应了信息化档案管理的发展需求，在信息立法和档案法规建设的基础上，陆续制定与出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》等规章制度，这些文件的修订与实施一定程度上提升了电子档案信息管理的安全程度，也为其在管理过程中提供了技术层面的保障。但在实际的发展过程中，电子档案管理工作会因信息化与大数据的快速发展而不断生成新的安全问题。现有的法律法规并不能实现各类问题的全覆盖，实际的实施过程中也存在一定弊端。例如如何在电子档案流转过程中加以跟踪与评级实现阶段没有明确规定的，只能在日后的实践中不断摸索。

1.2 信息化建设水平不足

就目前的情况来看，我国不同地区的档案管理水平参差不齐，很多单位使用的档案系统仍然是单机的版本，在实际发展的过程中也缺少一个统一的标准，进而难以实现资源的共享与整合。同时，在电子档案管理中，信息化建设水平明显不足，没有真正发挥信息技术的效用，从而档案管理与数据信息控制的效率与规范很难提升。面对档案数据信息安全中的隐患，相应的档案信息安全技术不能在隐患产生之前就出现，进而可见信息技术的发展存在滞后性。

1.3 电子档案的安全管理滞后

电子档案安全管理方面的滞后主要体现在如下几个方面，首先很多档案工作人员缺乏安全管理意识，档案信息的管理操作也不到位，同时也跟难展开统一的教育与培训。其次，档案管理系统建设缺乏安全可靠的标准体系，因此在数据安全、数据交换等方面都缺少严格地监管。再次，在开展档案信息化建设的过程中缺乏科学的安全管理思想，进而导致了管理方法、管理制度、安全维护体系的不健全。最后，檔案管理工作人员缺乏专业的技能与意识，其中包括计算机操作技能、法律法规知识等内容。这样的问题加上信息化时代的冲击，档案管理过程中很容易出现含有安全隐患的问题。

2 完善大数据、信息化时代电子档案管理的有效措施

2.1 完善基础设施建设

随着信息化、数字化技术逐步引入到档案信息管理系统中，往往需要与智能库房的建设建合起来相互进行，同时加强传统库房的管理也是其中非常关键的一个环节。档案库房的安全程度与档案的保管水平息息相关，因此在进行档案库房建设的时候，需要严格按照《档案馆建设标准》等规范进行。同时，安全监控设备、报警系统与门禁系统必须安装齐全，相关监管人员也需要进行严格审查，确保各类保护措施可以发挥其真实的效用。在完善硬件设施的基础上，提升档案管理系统的科学性与规范性也是非常关键的工作。因此要进一步加大对档案信息化建设的资金投入，在此过程中有效满足档案管理的需要。在落实档案工作相关制度流程的时候可以保证管理质量的基础上最大限度上简化流程步骤，以提升工作效率[1]。不论是哪一个环节都需要充分考虑安全保密问题，将权限设置、工作流程配置等方面进行综合考虑，进而不断提升档案的管理水平。

2.2 提升信息化安全管控水平

提升档案信息化安全管控的水平，主要需要从以下几方面入手：首先应进一步完善档案信息系统操作权限和工作流程的设置工作，根据用户的等级区分操作权限，再通过不同的流程设计实现流程与权限的划分。最高权限的员工可以进行录入、统计工作，兼职档案人员查看、录入工作，而普通用户只能通过借阅流程实现利用。其次，可以借助物理信息安全技术、系统安全技术、网络安全技术等信息安全技术提升档案管理的安全程度。因此在发展的过程中因不断提升技术水平，更好地满足电子档案管理过程中不断变化的需求。例如对重要档案进行加密处理，进而有效提升档案信息管理的安全性。再次是做好电子档案数据损坏、丢失后的补救工作，完善数据备份并加强检验，以最大程度上确保档案信息系统的安全。黑客与病毒的攻击以及用户自身的疏忽都会造成电子档案信息的丢失与失真，因此为进一步提升电子档案归档的安全可靠性，不仅要进行数据信息系统的备份，还要用硬盘进行固定备份，从而减少其中的不稳定因素，提升数据备份的可靠性。最后，要提升档案管理系统的运行质量，保证数据信息可以被安全地储存与导入。为最大限度地提升数据的真实性与准确性，系统应对数据进行校验，从而确保录入数据和原始数据是可以匹配的。

2.3 加强制度保障

建立全面的制度体系加强对电子档案管理的保护力度是十分具有必要性的，首先，国家要对档案信息相关的条例作出进一步地完善;其次，地方也应出台一部分地方性的制度;最后，企业内部应急安全档案信息管理的相关制度，确保责任可以落实到个人上，同时加强对制度执行的监督。现阶段很多档案管理部门采用的依旧是电子系统与纸质档案并存的方式，以满足不同档案信息的储存要求。同时，将档案的利用与保密有机结合，结合大数据信息化的发展形势加强对区分涉密档案和非涉密档案加强保密管理[2]。在保证电子档案数据信息安全的基础上，进一步完善相关的规章制度，进而在现阶段大数据与信息化共同发展的时代下，促进电子档案开放、共享、便捷、高效等优势的发挥，更好地满足档案现代化管理以及社会生产生活的需要。

3 结论

综上所述，大数据以及信息化的发展对电子档案管理工作起到了很强的推动作用，然而在实际发展过程中，安全管理方面仍存在一定的问题。为最大程度地保证电子档案信息的真实性与完整性，相关部门应不断提升对电子档案信息安全的重视程度，完善制度建设，提升安全意识，进而确保档案信息的保密与安全。

参考文献

[1]滕腾，宋晓慧，王煜.电子档案管理面临的问题及对策研究[J].数字通信世界，2020（04）：261.

[2]马世卿.信息时代背景下电子档案管理探讨[J].中外企业家，2020（01）：128.