大数据发展给档案管理带来的改变及思考

阳茜

摘 要：大数据在推动社会的发展，随着数据分享的普及，档案管理的工作也从幕后逐渐进入了大众的视野。档案管理工作以繁杂著称，涉及各个方面，其重要性也是其他工作不可比拟的。随着时代发展，大数据的到来使得档案工作存在着许多的挑战与机遇。

关键词：大数据;档案管理

1 大数据发展中档案管理的特点

1.1 档案馆数据资源总量庞大且增长迅速

大数据时代，电子文件的增长速度是指数级。从纸质档案迈向电子档案，大数据起到了巨大作用。与普通的存储不同，档案管理涉及的数据是以EB及TB级别存储，我们所熟知的小规模数据存储已经满足不了日常的档案储存。档案管理随着时代的变化已经开始从独立储存发展到了跨平台共享，在档案共享的时代，需要建立完善的数据库以及数据平台，而且这一套共享系统还涉及跨平台、跨数据库以及跨系统技术。

1.2 档案管理方式多样化

电子文件的管理与纸质档案的管理方式截然不同，电子文件不能像纸质文档一样阅读原件，只能通过大数据检索才能将准确分类并随时调阅。数据时代进一步优化了档案管理方式，完善了档案数据运行的体系，实现了借助计算机进行档案的智能化管理。档案管理可以在先进的计算机系统辅助下实现各种结构化数据信息的自动处理，有助于非结构化数据信息的归档，提高了档案管理有效性，达到了广泛存储与收集信息的目标。其次，档案管理可以借助云平台运行，档案管理可以建立平台服务、软件服务模式，计算机可以对档案资源进行动态化的存储与管理，从而达到轻松分配和智能管理海量档案数据信息的目标。

2 大数据发展给档案管理带来的改变

2.1 完善了档案资料

网络的出现将原本缺乏沟通的部分偏远地区甚至国家相互连接了起来，使得信息资源共享变成了常规操作。互通有无的方式极力推进了档案工作的开展，将整个档案数据库进行了补充完善。当前我国各类档案资源数据信息呈现海量增长，档案部门的重要任务是有效甄选出高价值的信息，注重在实现数据信息共享的同时能提供个性化数据资料，强调进行全面的数据信息挖掘，从而达到基于大数据进行数据分析、数据挖掘与降低档案数据模糊性的问题，注重从海量的档案数据信息中有效检索有价值的潜在知识信息。

2.2 提升了工作效率

随着档案逐渐电子化，查询档案变得简单方便，不用去档案室麻烦工作人员查阅，可随时直接在网上进行查阅。传统的服务方式受上下班时间限制，无法提供及时便利的服务。大数据的发展使得其突破了传统，避免了重复人工，工作效率得到了提高。

2.3 提高了工作人员工作素质

传统的档案查询都是依靠工作人员进行目录检索后进行查阅，而目录检索分类则是极其耗费时间。大数据的发展，使得目录检索变得简单，但也要求工作人员掌握相应的大数据技术。以前的档案管理人员纯粹是靠手动检索，机械且单一，但是大数据时代则是截然不同，需要掌握相应的检索技术才能进行快速准确的查找，这对许多档案管理工作人员提出了不小的挑战。大数据时代下的信息量过于巨大，很多资料档案无法给予正确的分类划分，故其对档案要求也变得很高。某些档案不仅涉及文字，还涉及各种音频以及视频，传统方式是无法满足其需求。因此大数据发展期就需要对这些海量数据进行综合分析，这对工作人员是一个巨大的挑战，但也正是因为这一系列的挑战才能让工作人员的工作素质得到极大的提升。

3 大数据发展给档案管理工作带来的思考

3.1 管理模式的创新

传统的管理模式不再适用于大数据时代，从书籍的管制到电子数据的管制，这期间经历了许多的风雨坎坷。电子数据相比于纸质档案，其更显得飘渺无影，让人难以琢磨。且从资料管理角度出发，数字是与众不同的，其需要特殊的管理方式。其安全性、私密性以及准确性都值得我们从管理模式上思考。

数据时代档案管理的关键在于收集海量数据资源，优化数据收集模式与保证数据信息精准性，档案管理工作建設应当把重点落在完善档案数据结构，在虚拟数据信息环境下实现海量数据信息的有效存储方面。档案管理的大数据平台应当支持结构化、非结构化和半结构化数据信息的分布式存储需要，强调除了档案管理部门外，还要建立一个完善的档案管理运行体系，注重由档案行政部门主导建立完善的社会型档案存储机制，从而将各种信息以有序的方式达到合理存储运行的目标。

3.2 档案系统的完善

在大数据发展期间，上网查询档案已经变成一件很平常的小事。但是这件小事的背后隐藏着巨大的关系链，其数据的来源、存储方式、调取方式等都跟以前完全不一样。一个完整的档案系统必然会涉及多个数据平台以及数据系统，只有建立完整的档案系统才能达到轻松分配和智能管理海量档案数据信息的目标。档案系统的完善不仅仅在于技术上的完善，其行政管理也需要完善。大数据时代带来的是海量数据，海量数据的背后隐藏着种种信息，如何通过行政管理将数据信息安全最大化也是我们需要思考的重点。完善的系统能提高档案管理工作有效性，能健全档案管理体系，能全面加强数据信息的安全防范工作。首先，形成档案行政管理体系，可促进全面加强对档案资源大数据平台建设的规划、组织、监督，注重对档案管理机构进行简化，提高档案管理专业性。其次，加强档案管理制度的有效改进，能进一步明晰档案管理的具体职能与标准，强调在社会化体系下形成档案管理科学机制。

现如今大数据给档案管理工作带来了极大的便利，但同时也带来了许多问题，数据泄密已成为如今困扰各界人士的大难题。档案信息的开发和利用必然会涉及档案信息的泄密、篡改以及丢失等问题，只有一套完善的档案管理系统才能从根源上杜绝这种事情的发生。

3.3 加强员工培训

在大数据时代档案管理工作的重心出现变化，档案管理工作需要将传统的纸质档案资源进行充分的整合，注重建立一个现代化的档案管理体系。当前还缺乏对档案资源的有效核对机制，档案管理人员没能借助信息技术有效审校档案资源的真实性，档案管理工作的效率相对较低。档案资源的收集、整理、分类、归档、应用的过程还较为复杂，在很大程度上不满足档案资源的分布式管理与共享需要，档案管理人员没能开发优质的档案资源，档案管理过程中没能从大数据环境有效考虑档案信息安全、商业机密、个人隐私需要，档案管理没能实现信息科学应用，没能发挥出档案部门的价值，因此影响了档案管理的科学性这种种迹象都表明着我们需要提升档案管理人员的专业素养，能够通过不同的技术解决以上难题。现有的档案管理人员对大数据时代中的技术还处于懵懂状态，无法掌握其核心技术，这就需要专家对其进行指导，加强对管理人员的培训，使其能逐渐深入。

4 结论

大数据时代的档案管理工作重心已经从纸质档案转向了电子档案，这一转变意味着我国档案管理进入了一个新的管理时代。而且档案与其他资源不同，其是一种最真实、最权威、最可靠的原生信息资源，这就需要加强信息的安全保护。从安全层面来讲，大数据时代，档案管理工作需要严谨的工作态度，需要完善的机制，更需要专项专制。除了安全方面需要注重，大数据时代，信息分享也是极其重要的一环。信息的互通有无能够解决档案信息利用率低的问题，也能加强各界的交流，也是促进档案工作发展的一大契机。大数据发展下的档案管理工作理应依附于数据平台，以档案管理系统为媒介，建立完整的档案管理体系，从而形成具有科学指导、有技术含量的档案管理。