浅谈OA 系统对北运河管理处工作效率的提升

刘云鹏

（北京市北运河管理处，北京101100）

1 背景

2015-03，李克强总理首次在中国政府报告中提出“互联网+”的概念，为响应国家号召，大力提升互联网思维促进政务信息化的机制也在全国范围内如火如荼地进行着。随着“互联网+”理念建设思想的深入，我国电子政务的建设也由初期的网络建设、信息发布，开始逐步转向以整合政府内外部资源为主体，以提高政府监管职能和服务水平为目的的应用阶段。随着我国行政体制改革的深化，职能由管理向治理与服务转型，各级部门的OA 办公系统也由传统的业务办公工具逐步成为其促进改革、制度落地、效率提升、服务创新的重要抓手[1]。

2 OA 系统简述

OA（office Automation）是办公室自动化的简称，OA系统的演变与计算机技术、信息技术的发展有着密切的联系[2]。OA 最早的直译为办公自动化，利用技术手段提高办公效率，进而实现办公自动化处理。在大数据时代下，通过协同办公平台以最优化、最便捷的方式对业务进行处理、对数据和信息进行管理，形成“办公、办事、办会”的协同办公系统，不仅展现了单位信息化水平，而且极大地促进了办公效率的提升，促进了各部门的信息交流和共享，形成“决策过程科学化、工作流程标准化、人员行为规范化、业务数据集成化”的办公环境。

3 北运河管理处OA 系统概况

北运河是文明中外的京杭大运河的首段，也是北京市大五水系之一。北运河是北京市的主要排水河道，承担着北京城区90%以上的排洪任务及北京市内主要排污任务[3]。随着城市副中心进驻通州，北运河管理处作为唯一一家位于副中心的水务单位，承担起了北京市水务局窗口单位的责任。随着工作任务不断增加，工作要求不断提高，北运河管理处也不断地创新着工作方法。2018 年，北运河管理处开始筹备OA 系统，多次召开OA 系统制作前期部署会和专题推进会，讨论OA 框架、模块及主页设计。2018 年底，北运河管理处OA 办公系统正式上线运行，办公室负责通知公告及领导班子、专题工作会的会议纪要、大事记、水务热线、公开公示等模块的文字材料收集及分类工作。党委办公室负责水务新闻、党建专栏、党委会会议纪要、总结讲话、最美运河图片库、培训园地模块的材料收集与分类工作。科教科负责OA系统的日常运行维护及文字、视频材料上传工作。河长制工作科负责河长制专栏文字材料的收集与整理工作等。

4 OA 系统在北运河管理处行政管理工作中的应用优势

随着环保要求的提高以及互联网及移动端技术的快速发展，“无纸化办公”“协同办公”的服务理念得到不断升级，越来越多的单位开始启用OA 系统[4]。

北运河管理处OA 系统的应用精简了工作流程，提高了资源共享效率，规范了管理工作，节约了办公资源，进一步提高了工作效率。

4.1 精简工作流程

管理处传统的办公模式下，以收文为例，收到上级单位的文件后，公文管理员填写批办单向主要领导汇报，主要领导批给主管领导阅处，主管领导批给主办科室阅办，科室领导批给科室内办理人员。如果主要领导同时批给多名主管领导，上述程序需要多重复数次，同时还可能遇到领导外出检查、开会等问题，需要以电话、微信等形式通知。工作流程冗长复杂，时效性不强。

运用OA 系统后，公文管理员登录账户通过电脑可将文件统一上传至OA 系统收文模块里传给主要领导，主要领导批示后传给公文管理员，公文管理员按照领导批示传给主管领导，主管领导传给主办科室，科室领导传给科室负责人。科室负责人办结后，填写办理结果传回公文管理员归档。各级领导只要在电脑前登录OA 系统账户就可以传阅办理文件，这样不仅可将文件信息及时准确传递，而且节约了公文收发过程所用的时间，精简了工作流程。

4.2 提高资源共享效率

在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。OA 办公自动化系统可使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。使用OA 系统后，统计信息和资源许多部门都能共享、共用。例如，各基层单位的基础数据信息上传后，机关各科室可以在相应的版块自行下载，不需要基层单位重复提供。同时，OA系统的数据库具有调阅查询的功能，几年前的信息通过查询就能够得到，避免了信息的丢失。

4.3 规范行政管理

OA 系统的收文、发文流程都是固定的。收文、阅示、阅处、阅办、办理和发文、拟稿、核稿、会签、审签、签发、印发都要按步骤、按要求进行，避免了职责不清、工作混乱、效率低下等人为因素的问题，不仅降低了办公成本，而且促进了各部门协同办公，从而提高了工作效率。同时，实现了统一管理，达到科学化决策发展。OA 系统实现了制度流程化、流程表单化和表单可视化，整个工作流程清晰可见、一目了然、责任明确、分工到人，使管理处的管理工作更加规范化、标准化和制度化。

4.4 节约办公资源

随着OA办公平台的使用，节约办公成本是显而易见的。OA 系统是线上办公平台，日常办公实现了网上收发文、网上审批、文件扫描上传、网上流转及审阅，不用再多次打印发放。以电子化办公替代以往传统的纸质办公，不仅减少了纸张使用，而且避免了打印机、复印机操作过程中因失误造成的浪费，降低了纸张、打印机、复印机等的办公费用，同时还降低了人工成本，减轻了工作压力与劳累度，做到了高效协同工作。

4.5 提高办公效率

管理处内部各个部门都有不同的工作职责，承担着各部门的业务需求。尽管工作不同，但是在统一的管理体系下，工作内容都是互为关联、互为交叉的。因此，协同办公是OA 系统建设的主线。管理处主要领导、主管领导管理对象多、管理任务重，单位重要工作需要主要领导和主管领导签字审批、审签。但是，领导的工作安排一般很满，去找领导签字的部门又比较多，如果一个环节出现滞后，就会造成整个审批的滞后，影响工作的快速推进。OA 系统的使用可以简化整体办公流程，提高工作效率，实现单位日常办公流程自动化，“找人办、等人办”也变成为历史。在网络条件容许下，领导就能够实现在线办公、流程自动化，避免了传统管理模式下跨部门、跨级别的事务办理时，需要重复操作的麻烦，省时又省力。系统还可以根据时限要求呈现自动督办提醒，文件管理员也不用拿着文件到处找领导签字了，大大提高办公人员的积极性和工作效率。

5 OA 系统使用过程中存在的问题与解决方法

OA 系统的运行规则、实施细则、账户等级体系还不够明确，流程与真实管理之间的配合机制不够完善，各部门及人员配合协调还不够充分。要建立完善的规章制度，进一步明确相关标准，根据管理需求选择性进行信息共享，确保信息有效并正确利用，避免信息过度曝光。

随着OA 系统在单位管理中应用的时间越来越长，所累积的管理信息和数据将会越来越多，所以信息的保存及安全是一个急需考虑的问题。系统在升级的过程中对历史数据进行有机整合时，需要管理者定期对数据进行转移和整理，有机整合数据和信息，实现数据的无痕录入，从而对这些数据进行安全管理和知识管理。

基于OA 系统在管理处内部使用的广泛性，管理处还有一部分人不够重视，不够熟练。需要进一步对全体人员加强OA 系统的培训工作。在培训过程中，应当重视对职工的持续性培训，根据系统应用实际情况进行不定期的人员培训，针对不同的管理层级和不同的用户权限制订相应的培训方案。

6 总结

综上所述，OA 办公平台结合北运河管理处实际情况及办公需求，对其功能不断完善，为办公人员提供了便利。OA系统具有简化流程、资源共享、规范管理、节约资源、方便快捷的特点，对北运河管理处推进公文处理、内部事务管理、落实无纸化办公等方面产生了积极的影响。OA 系统可以使单位管理工作更加科学化、现代化、标准化，单位采用OA系统管理模式，能够促进单位管理工作的高效和及时开展。随着对办公平台的深入使用，需求不断增多，办公平台将不断完善，不仅能够提供更加人性化、便捷化的服务，而且能够加大推广力度，不断跟进新方法、新技术，为办公及管理提供技术支撑及强有力的保障。因此，在管理工作中，各级领导需要认识到学习OA 系统的重要性，不断加强办公自动化的学习，努力学习并熟练使用OA 系统工作方式，提高工作效率，更好地为北运河管理工作服务。