浅析民政档案管理的要点及创新方法

（黑龙江省民政信息服务中心，黑龙江哈尔滨 150030）

1 民政档案管理的要点

1.1 明确民政档案管理的基础性工作

民政档案是民政局在工作中不断积累的重要文件资料，包括了多种形式的档案管理，比如，实物档案、声像档案、电子档案、音频档案、纸质档案等，根据档案的内容还可分为，文书档案、科技档案、人事档案、社会保障档案等，这些都是民政档案管理工作的内容，也是非常重要的基础性工作，民政档案管理工作受到经济体制改革的影响，工作内容具有多样化的特征，档案管理涉及的范围广、内容多，档案信息化管理的应用，进行电子档案与纸质档案的一体化管理，增加了民政档案管理的工作难度，在民政档案管理工作中，应具有认真负责的工作态度，有序的进行档案文件资料的收集工作，确保收集的完整性，明确档案收集的范围，归档的方式，准确判断档案信息的保存价值，并建立电子档案备份的工作模式[1]。

1.2 规则制度建设

在《档案法》的有力支撑下，进行民政档案管理工作，实现档案的法制化管理，民政档案管理部门，要依据自身工作的实际情况，结合本地的经济水平，民生环境，制定具有本土特色的档案管理制度，优化内部管理体系，采取档案管理工作责任制，将档案管理的各项工作落实到位，防止出现责任不清，互相推诿的状况，出现任何问题，可以将责任落实到人，实现民政档案管理的互相监督、互相牵制的工作模式，依据《档案法》中的条款，促进档案管理各项制度的制定，涉及了政府档案信息公开、保密档案、审查工作等制度的完善建设。

1.3 信息化管理

档案管理信息化的开展，简化了传统档案管理工作的流程，方便档案的开发利用，民政档案应用信息管理系统，借助网络进行档案信息收集、整理、归档、开发、利用等工作，提升民政部门的档案管理效率，实现档案管理的现代化，替代了手工的档案管理模式。信息化的利用程度，关系到档案管理工作的质量，尤其是档案的开发和利用，构建各级民政档案管理部门的档案管理系统，进行文件资料的扫描录入、信息收集、整理、归档、存储等工作，借助网络，实现各级民政档案部门的网络连接，共享档案资源[2]。

1.4 基础设施建设

档案保存工作对空间环境要求极高，需要干燥、通风的库房，在保管过程中，要经常性的进行防水、防潮、防火、防虫、防尘等工作，这些工作都需要资金的支持，购买必要的基础设施，增加资金的投入。

2 民政档案管理的创新方法

2.1 完善档案管理信息化建设

社会信息化的快速发展，网络的普及应用，人们已经习惯于使用网络进行信息的交互，改变了人们的工作和生活方式，民政档案管理工作在信息化时代，需要作出调整，以适应时代的实际需要，档案信息化管理的不断深入，传统的档案管理模式，需要创新和改革，简化工作流程，规范化操作管理系统，保证高质量、高效率的档案管理工作。

2.2 原始资料升级为电子档案

民政档案管理工作涉及广大群众的切身利益，包含了婚姻、就业、住房安置、军人转业安置等工作内容，通过多年的档案管理工作积累，形成了数量巨大的历史档案资源，信息化档案管理的实施，使历史档案资源焕发新的生机，采取集中统一的信息化管理方式，对历史档案进行电子化处理，减少档案管理人员的工作量，提升档案管理的服务效率。历史档案在进行电子化处理过程中，使用的存储设备要加强管理，防止存储设备出现故障，造成电子档案的丢失或者是破坏。电子档案管理需要注重电子档案的备份工作，采取实时备份的管理方式，杜绝电子档案丢失现象。针对民生档案，使用信息管理系统，尽快完成民生档案信息的录入工作，在管理平台中便可完成信息的查阅工作，为人们提供及时的查阅服务，不用进入库房查找，节约了大量的工作时间[3]。

2.3 丰富馆藏档案

通过对历史档案资料的电子化处理，丰富档案资源，构建民政档案数据库，加快历史档案资料的清理工作，将历史积累资料进行集中整理，深入挖掘具有历史价值和社会经济价值的文件资料，为档案的开发利用做好文件资料的储备工作，扩大档案信息的收集范围，对民政发生的重大活动和事件加大信息收集力度，做到重点收集，有价值管理，推进档案管理工作的全面落实，加大资金投入，配备齐全的基础设施，加强人才队伍建设，为丰富馆藏档案工作的顺利实施，奠定基础保障。

2.4 涉密档案管理措施

依据我国最新的《保密法》《档案法》，根据档案管理部门工作的实际情况，建立档案管理的保密制度，设定保密档案的保密级别，按照档案的绝密、保密、机密、秘密的级别，采取相应的管理措施，使用视频监控技术，对涉密档案进行全天候监控管理，一旦发生紧急情况，及时进行处理，定期开展涉密档案内部检查工作，对检查中发现的问题，立即提出整改建议，如果出现违规操作人员，要及时制止，并进行惩处，情节严重的管理人员，要给予党内记过处分，如果触犯法律，需要移送司法机关。

2.5 实现档案信息的公开

民政档案管理的目的，是为了保障民生，与其他档案管理有着很大的不同，民政档案管理工作面对的是人民群众，档案管理的过程也始终围绕着为人民服务而开展，确保档案的真实性和完整性，以维持档案原始凭证的法律效力，为群众办理事务提供信息支持。在进行档案日常管理工作时，对于没有涉密的档案，在管理系统中进行公开，方便群众的查阅和使用，实现档案管理的价值，对历史遗留档案，加快整理进度，将档案资源进行集中管理，及时收集有价值的民政信息，建立一个完整的民政档案数据库，与民政档案网站进行连接，人们在家就可完成档案信息的查阅，涉密档案不可上传至网站，防止信息的泄露。

3 结语

由于民政档案管理的重要性，需要档案管理人员具备较高的职业道德和职业技能，应用信息化的管理手段，提高档案管理的服务效率，实现民政档案为人民群众服务的目的；民政档案经过长时间的积累，拥有丰富的档案资源，而且具有较好的经济价值和历史价值，对历史档案的电子化处理，丰富档案数据库，为群众提供全面的档案信息服务，实现档案的利用价值；完善档案管理规章制度的建立，为民政档案管理各项工作的有效落实提供保障，在《档案法》的支持下，完成档案管理各项规章制度的制定，确保制度的合法化、科学化。