人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势

2020-11-28郑宇航李娟

中国科技纵横 2020年21期

郑宇航李娟

（湖北航天化学技术研究所，湖北襄阳 441000）

0.引言

所谓人事档案，指的是一个单位在一定时期内的人员管理活动中逐步积累的人事文件总和，组织管理者、人事管理部门负责人等同时对人事档案资料的真实性负责。其在人才稳定流动、实现最佳配置、科学使用人才中发挥着不可替代的作用，是全面了解、合理评价、正确使用人才的有力依据。

1.人事档案管理与人事管理工作的关系

人事档案的出现是因为人事管理工作的需要，只有及时收集、分析、管理人事管理工作过程中出现的人事档案材料，才能为人事管理工作的稳定运行提供支持，因此人事档案管理工作异常关键，同时人事档案管理工作的内容与服务模式得以出现。要认识到人事档案管理工作是为人事管理工作服务的，其属于人事管理工作的重点内容之一，所以人事档案管理工作不得与人事管理政策相冲突，要与人事管理工作相契合。

2.人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案管理不能稳定运行

虽然我国已经针对人事档案管理工作制订了较为完善的制度，但在实际档案材料收集过程中存在着收集速度过慢的问题，在现代档案管理中不能有效引进新技术，这与当前人力资源管理需求存在较大差距。管理人员在分析资料过程中，因为不能掌握丰富的外部信息，手中掌握的汇编材料主要取自内部信息，而且大量档案管理人员在日常工作中不能主动收集材料，常常在急需档案材料时匆忙插手，导致人事档案分析与材料收集过于滞后。再有，有的单位人事档案不具备完善的检索工具，要想短时间内完成档案检索与内容查找存在诸多困难[1]。

2.2 人事档案管理有待进一步规范

（1）人事档案材料不能及时归档。在收集人事档案材料过程中，因为工作人员对本职工作不负责不认真，导致大量档案材料随手存放，形成了档案资料不完整的现状，归档内容不完整不全面，也不具备应有的连续性。（2）因为缺少大量高素质人才，有的单位在招聘人才时一味依靠人力资源开发中心，在管理人事档案时完全应用人事代理的做法。一旦出现人员流动，那么在档案交接与传递过程中，则会由于不具备第三方审核与监督，导致大量档案材料丢失或损坏[2]。

2.3 人事档案管理信息化程度不待提升

随着信息技术的快速更新，计算机技术在当前档案管理中承担着收集信息、传递信息、开发信息的职能，也是当前最为重要的现代化管理方法。虽然有的单位逐步实施电子化档案，但因为在软件设计与开发过程中，人事档案管理人员没有参与，以致开发人员不能全面理解人事档案管理需求，出现了运行效率较差的问题，大量档案信息不能及时输入，信息归类不严格，搜索结果错误等，以致大量电子信息形同虚设。这种不完善的信息管理系统不能充分发挥自身技术特点，在人事档案管理中作用并不突出。

3.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展

3.1 人事档案管理呈社会性发展

现代人力资源管理是时代发展的必然结果，所以现代人力资源管理主要内容之一的人事档案工作，必然也会表现出一定的社会性。自管理部门进行分析，不再是各个单位分别配备内部人事档案管理人员的做法，各单位人事档案不再只负责本单位人事档案材料的收集，在市场经济运行过程中出现了拥有社会性能的人事档案管理部门，其不属于只负责本单位人事档案管理的部门，而是着眼于整个社会，其对本社区内全部流动人员的人事档案进行管理，其针对的人员社会性更强[3]。

3.2 人事档案管理规范化运行

人事档案管理要想收到预期效果，务必要收集完善的档案材料，保证掌握的档案材料真实有效。在审核收集的档案材料时，要看其手续是否完全、其内容是否详细、其观点是否正确等，一旦发现档案材料与自身要求存在差异，则需立即清理，并要求其在规定时间内完成整改，针对超出归档范围的档案材料，要及时与有关部门联系，防止出现丢失与积压的问题。再有，充分利用人事档案管理系统，保证档案审核人员利用计算机查阅档案原件，而不用再翻阅人事档案，不但加快了查阅速度，而且也能够实现人事档案材料的保密性与安全性[4]。

3.3 人事档案管理合理应用人才

通过人事档案能够全面了解一个人在过去一定时期内的经历、能力与德行，其在组织工作与人事工作中发挥着不可比拟的功能，同时依据人事档案可以完成人员分配、人力资源合理利用、各部门调配资源等各项任务。利用对人事档案中的人员经历、学历等各种情况进行分析，不但能够明确人力资源管理的运行规律，同时能够合理设计人力资源的使用。还能够结合不同人员的素质情况与本单位发展目标制订人才培训计划，从而有利于提升员工的综合素质，达到人尽其才、物尽其用的效果[5]。

3.4 人事档案管理呈开放性转变

在我国经济快速发展过程中，人事档案本身的政治性与神秘性不复存在，在引入信息技术与网络技术的基础上，人事档案管理与服务模式发生了根本性变化，现代化管理手段与管理方式得以大量应用，能够将人事档案内容上传网络，实施网络化管理，有效加快了人事档案管理部门与外界信息的交流速度，单一信息传播模式不复存在，开放式信息交流得以实现，人才流动速度逐步增加，人事档案社会性发展必然成为现实。

3.5 创建人事档案管理制度

因为人事档案管理工作内容较多、专业性较强，同时要求对档案材料保密，所以要结合实际情况建立完善的档案管理制度，尤其涉及档案材料的传输、登记、考核等各个方面的制度，一旦发现档案材料丢失或损坏，要及时查找并补充，防止档案材料过于片面。根据人力资源运行情况与实际工作需求，尽快制订一个切实可行的人才开发计划，不但要保证人力资源管理发展专题汇编数据的真实性，而且还需使其发挥应有的作用[6]。

3.6 提高人事档案管理人员水平

只有拥有高素质的人事档案管理人才，才能保证人事档案管理工作的顺利实施，第一，档案管理人员要对本职工作高度负责，通过努力学习掌握先进的档案管理知识与技术，对档案管理现代化内容做到心中有数。第二，档案管理依据以人为本的原则，利用制订完善的人力资源开发计划，鼓舞全体员工的工作激情，促使档案管理工作收到显著效果，为企业发展夯实根基。第三，实行人才竞争，鼓励员工开展良性竞争，将优秀人才推到档案管理岗位上来[7]。

3.7 引进人事档案管理现代化措施

人事档案管理要想引进现代化手段，离不开人力资源管理的功能。因此要不断加大资金投入力度，在档案管理中引进现代化技术与设备，为档案管理配置先进的硬件与软件，购置空调、除湿机、档案架、电脑，建设防火防盗的监控设备。为了防止档案管理人才流失，要在人才培养、职称晋升、干部聘用等各个方面做到公平公正，人事档案管理才能稳定运行。

3.8 创建人事档案目录中心

当前，人事档案检索工具并不丰富，其功能单一、检索速度慢、运行效率低，传统档案管理模式已与时代发展相分离，为了有效应对档案信息大量增加、档案利用率高等问题，要尽快对档案使用方法进行创新，强调检索工具建设、创建人事档案目录中心。编制的检索工具要具有较高的规范性，各种检索工具要同时运行，能够全面展现馆藏档案的内容特点、形式特点与保存地点等。