基于大数据视野简析档案管理思维方式的转变

2020-11-28

中国科技纵横 2020年18期

（清华大学，北京 100084）

在大数据背景下对档案管理思维方式进行转变的过程中，需要认识到大数据时代的发展对社会档案信息管理工作所带来的挑战以及机遇，并且改变以往的工作模式，从而更加贴合与大数据时代当前的发展方向。与此同时，相关单位还要加强信息化的建设力度，为档案管理思维方式的转变奠定坚实的基础，从而保障后续工作的有序进行。

1.大数据对档案管理工作带来的影响

为了使档案管理工作的思维能够在大数据时代下得到成功的转型，相关管理人员需要明确大数据时代对档案管理工作所带来的重要影响作用，从实际入手提高档案管理工作的针对性和有效性，从而实现现代化管理模式的成功转型，从整体上看大数据对档案管理工作所带来的影响，主要分为以下几个方面。

1.1 机遇

随着我国当前大数据技术的不断发展，大数据在各行各业中得到了广泛的应用，并且给人们日常生活和工作带来诸多便捷之处，对于档案管理工作来说，大数据不仅能够使数据资源具备多样化的特征，也可以充分利用大数据技术来挖掘一些有价值的档案信息，从而使得档案管理工作的效率能够得到有效提高[1]。数据技术和网络大数据有着共同发展的趋势，能够多方位的对数据进行有效整合以及分类，从当前国内档案数据增长的趋势来看，虽然每年朝着增长的方向发展，但是一些档案管理人员很难充分发挥大数据技术的优势，充分挖掘大数据技术的价值来对日常工作起到一个良好的辅助作用。另外再加上大数据代表了信息的来源和途径以及方向发展，这给实际的工作带来了诸多的问题，管理人员需要加强对大数据的技术的认识，根据大数技术的特点进行反复的提取并且对信息进行良好的处理以及加工，从而在短时间内满足实际档案馆的需求及要求，这是以往档案管理工作很难达成的目标。因此从档案资源建设和利用来看，大数据技术能够给实际工作带来重要的技术支撑，也有助于改变存在于传统档案管理工作中的不足之处。与此同时在大数据技术的背景下，一些档案资源的共享得到了有效的实现，相关工作人员可以利用大数据技术来对资源进行有效的整合，打破以往档案管理工作的局限性和封闭性，从而使得档案信息资源能够得以有效利用，为企业今后的发展带来重要的影响作用，因此相关管理人员在进行档案管理工作时，需要充分把握大数据技术的优势，给实际工作起到一个良好的辅助作用，从而促进档案管理信息化的建设程度。

1.2 挑战

在档案管理工作中，在大数据背景下迎来了一些机遇，也面临着诸多的挑战，为了使档案管理的水平和质量能够得到有效提高，相关管理人员需要从大数据背景下，档案管理工作所面临的挑战入手，提出有效的解决措施，从而提高档案管理水平以及质量，从整体上看，在当前的大数据时代，档案机构的档案管理工作的挑战主要包含了以下几个方面：在档案管理工作中，各个档案机构都需要对档案进行有效的收集以及整理，对于特殊工作内容来说，要进行有效的储存以及利用，更加符合实际工作需求及要求。在大数据时代下一些数据逐渐朝着多样化而复杂性的方向发展，一些原始数据的数量在不断的增加，但是传统数据库只能处理一些简单的数据，对于大数据背景下的一些复杂性数据来说，在日常工作的过程中面临的困难是比较多的，严重影响了实际工作效果和工作质量的有效提高。在实际工作中，档案安全非常重要，相关工作人员需要加强安全技术的有效应用，方便后续档案资源有效开发以及合理运用，这些工作都需要以安全为前提。在大数据时代下，虽然信息共享程度提升了，但如果没有采取较为广泛而完善的安全保护措施的话，那么这些档案储存会面临诸多的风险，严重影响了实际工作有序进行[2]。在大数据背景下，对于人才的综合素质提出的要求伴随着管理信息化水平的不断提高，各个单位在人才需要方面是非常紧缺的，这主要是由于在大数据背景下的档案管理工作中，不仅需要这部分工作人员能够具备大数据分析处理能力，还需要运用大数据技术给各项工作提供重要的支撑，由于工作人员综合素质有待提高，无法满足实际工作对于人才的需求，严重影响了档案管理工作效率的提高。

2.大数据视野下档案管理思维方式的转变思路

2.1 网络化的服务思维

在大数据背景下的档案管理工作中，相关工作人需要具备网络化的服务思维，从而灵活应对在实际工作中遇到的问题以及挑战。在传统档案管理模式中管理手段的局限性是比较高的，并且各个机构所掌握的档案信息资源只是在本单位进行利用，在大数据时代下随着信息共享效率的不断提升，相关管理人员为了适应大数据时代发展的方向，需要对思维方式进入校的转变，树立网络化的服务思维，从而利用大数据对档案进行动态化和整合性的管理，并且也可以通过网络技术来了解全球性方面的信息，为企业今后的发展提供重要的影响作用[3]。从技术层面来看，为了实现档案管理服务网络化的发展，需要对大数据应用的价值因素进行挖掘，根据当前社会发展的需求来进行数据的有效分析以及处理，使得企业的档案信息服务水平和质量能够得到有效提高，更加贴合于企业当前的战略发展方向。与此同时，在实际工作的过程中，还要利用大数据技术对用户的需求信息进行深入挖掘，了解用户对产品的要求和标准，这样一来，不仅有助于给客户提供精准化的服务，还有助于提高档案管理的水平和精准。

2.2 信息化管理思维

大数据技术在档案管理工作中所发挥的优势是比较明显的。为了适应大数据时代发展的方向，相关工作人员需要树立信息化的管理思维，从而提高实际工作的针对性和有效性，我国档案管理机构的信息化水平已经得到了显著的提升，切实转变了以往纸质档案的工作方式，并且建立了信息化的档案分析模式，并且相关工作人员运用了信息化的手段来提高档案管理水平以及质量。但是大数据时代的来临意味着在档案管理工作中要进行本质性的转变，充分发挥信息技术的优势，给实际工作起到一个良好的辅助作用。相关档案管理的工作人员需要继续发挥信息化在档案管理中的优势，引进大数据思维和完善的技术手段，在用户能接受的范围内对信息进行有效的筛选以及提取，从而保证大数据技术应用水平的有效提高。与此同时，在较短时间内要掌握大数据技术的工作模式以及工作手段，对数据进行有效的筛选以及提取，从而提高大数据技术的应用效果。除此之外，相关工作人员还需要利用大数据技术对数据及时有效的转换以及统一，使得信息收集能够具备全面性和完整性的特征。在实际工作的过程中，为了实现档案管理工作大数据模式的转变，需要关注知识层面的管理，对数据处理技术及时有效的更新以及调整，更加符合实际工作需求以及要求，比如在实际工作中可以引入云计算和新一代数据库技术，对零散性的信息及有效的收集以及整理，突破以往信息储存的限制性，从而使得档案管理的水平和质量能够得到有效提高。工作人员要建立统一标准的格式来对数据进行储存，为后续数据提取工作带来诸多的便捷。