新时期文书档案管理工作的思考

摘要：本文对新时期的文书档案管理工作相关问题进行了探讨，文章从措施新时期做好文书档案管理工作的重要性入手，然后分析了文书档案管理工作现状，最后提出了做好文书档案管理工作的对策建议。

关键词：新时期;文书档案管理;重要性;现状;对策建议

前言

在企事业单位的日常发展与综合管理中，文书档案是一个非常重要的对象，加强文书档案管理也有利于单位发展状况得到更真实全面的反映，并为后期决策等工作的开展提供更科学的信息引导。但结合当前不少高校的管理实践情况看，存在高校领导重视程度有待于进一步提升、缺少科学化的管理制度、文书工作和档案工作缺乏紧密的衔接、许多高校的文书档案管理理念与方法运用不当、文书档案管理人员的素质不高等问题，如何解决这些问题，值得思考。

一、文书档案管理工作的作用

（一）有利于为各项工作的开展奠定信息基础

在信息高度发达的今天，高校的日常运行与发展，在随时随地地产生大量信息，这些信息目前已经构成了一种独特的无形的宝贵资源。而高校通过对这些信息的整合与记录，形成了丰富的文书档案，并且通过对档案信息的科学的充分的利用，能够发挥信息的基本价值。单位在开展各项工作、启动科研项目时，能够对这些信息加以分析，使其成为基本的信息参考根据。

（二）有利于高校管理层作出科学决策

企事业单位内部的文书档案资料，对其基本运行情况、单位基本信息、项目进展以及前期取得的成就与工作中的失误等进行了全面的记录，因此高校决策层在做出决策的过程中，可以通过对档案所记录的信息的研究，来掌握高校当前状况与过去的经验积累情况，进而形成科学的关于未来发展的策略，帮助其规避发展中可能遇到的风险问题。

（三）有利于单位全面提升管理效率

由于企事業单位的运行本身是一个复杂的系统，因此要确保高校长期发展始终处于井井有条的合理秩序内、确保内部各资金与资源要素得到合理利用与有效整合，就必须加强综合管理与内部控制。而在高校的综合管理工作领域，文书档案管理可以说是非常重要的一部分，加强文书档案管理，可以形成基本的高校经营发展信息库，为其他各项管理工作的进行打好基础，进而促进管理效率的全面提升。

二、文书档案管理工作现状

（一）高校领导重视程度有待于进一步提升

教育单位的经营发展，必然将兢兢业业做好教育教学工作作为重要目标加以追求，这是无可厚非的。但在这一背景下，许多高校管理层对单位内部各项工作的计划与协调不到位，使其在业务经营、战略规划甚至于综合管理等方面都严重向改善教学质量这一关键目标倾斜，这便有失偏颇，它会导致在整个单位结构布局中出现严重的纯粹关注教学、轻视管理的弊端。因此，管理层将大量资金、资源单纯投入到核心工作开展方面，在文书档案管理等方面的投入不足，导致专业管理人员配备不到位、技术使用有失规范，管理效率长期处于较低的状态。

（二）缺少科学化的管理制度

随着高校的现代化发展步伐加快，导致其信息产量在不断提升，因此文书档案要存储的内容也就出现量的提升、类型的增加，因此要使得复杂的管理工作得到高度落实，就需要建立健全与之相对的管理制度，进而对文书管理工作实践形成科学引导。但实际上，当前许多单位因为出于节约成本的考虑，不愿在文书档案管理方面投入过多，因此未能安排专业人员对其制度进行科学设计，只能长期沿用旧的、落时的制度体系，这也限制了工作的现代化进步。不仅如此，因为缺乏专业的、规范的制度引导，管理人员随意操作、盲目管理的现象也层出不穷。

（三）文书工作和档案工作缺乏紧密的衔接

究其本质，文书档案管理工作其实是由文档和档案两个不同的要素构成的，因此要对二者保持同等的重视，并且在二者之间建立紧密的联系，也唯有文档和档案二者被协调起来，使其相互合作，才能创造更大的信息参考价值。但当前的管理实践中，对文书、档案进行管理，往往是交给不同的岗位甚至科室完成的，因此彼此被割裂了，无法形成一个完善的体系，分化现象极其明显，这就使得文书档案管理工作效益的发挥受到了一定的负面影响。

（四）许多地区的文书档案管理理念与方法运用不当

一直以来，我国文书档案管理工作的进行，都依靠传统的人力模式，因此手工化问题严重、科技化程度低，许多管理环节根本未能实现机械化，这就使得其管理效率低下、质量得不到保证。即使现代社会以来，更多专业管理设备被运用于产品生产、企业管理等环节中去，但因为管理人员的管理理念与方法不当，依然摆脱不了依靠人力对企业经营状态等加以调查、记录的固有模式，这就导致其信息的完整性、真实性难以得到足够的保证。

（五）文书档案管理人员的素质不高

当前，我国各地区高校从事文书档案管理工作的人才队伍质量整体不高是现实存在的问题。现在许多真正参与文书档案管理工作实践的员工都是具有一定管理经验的老人，未曾受到专业的学历教育，因此专业管理理论知识缺乏;加上老龄化问题严重，就影响了管理队伍活力的焕发。除此之外，许多素质不高的员工对现代化信息技术的掌握不够熟练，因此其管理模式相对传统、管理效率不高。

三、新时期做好文书档案管理工作的对策建议

（一）提升领导者对工作的重视程度

为了确保文书档案管理工作能有序进行，就必须给予其足够的重视，因此高校管理层、领导者要不断转变自身意识，形成对该项工作重要性的正确观念。具体来说，管理人员要首先积极关注文书档案管理领域的行业新资讯，跟上时代热点，积极引进相关的设备与技术，并且度自身单位内部的管理理念与方法加以创新。不仅如此，领导层要引领该项工作的进步，就要在单位内形成良好的工作氛围，要鼓励相关管理部门结合企业当前发展形势，根据组织有关的会议活动，就文书档案管理工作的进行等加以宣传，使得全体员工都形成对该项工作的正确意识。

（二）建立健全文书档案管理制度

如前文所述，建立健全科学的文书档案管理制度，有利于为管理实践活动的高度落实提供科学引导。因此相关部门要投入足够的资源用于制度建设，对电子公文归档的内容、归档方式、归档职责、归档范围和保管期限以及电子公文归档的各个环节加以规范。归档制度主要包括：归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等内容。例如，按《机关档案工作条例》的规定，立档单位的文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。对于某些专业性文件、特殊载体的文件、机密性强的文件及形成规律较为特殊的文件，为了便于实际工作的查考利用，也可以适当地延长归档时间。

（三）实现文书管理与档案管理的高度结合

如前文所述，文书、档案的管理本身有着一定的差异，但必须将二者结合起来，才能创造更大的价值，也因此，目前在文书档案管理领域提出了“文档一体化”的新概念。“文档一体化”实际是指文档实体一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化以及文档规范一体化，根据办公自动化或者档案系统或者OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理。

（四）实现文书档案管理的信息化发展

对现代化的信息管理技术是每个文书档案管理工作人员的必备技能，让现代化的信息技术融入到文书档案管理的日常工作中，使文档的形成、积累、操作、轉换等方面可以与自动化办公室相关联，系统地完成编译、测试、修改、注册、打印、统计等。OA系统就是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。它给公司发文和公司收文、整个公文的流转过程及各环节功能都形成了巨大的影响，使得文书档案收集、转库、整理、编号、打印目录、检索等操作被整合起来，提升了管理效率。因此，文书档案管理工作的时，是必然要对计算机信息技术有充分的了解和熟练的使用，要结合真实的工作情况，在进行工作和学习时，还要不断的提升自身的业务方面的能力，强化计算机信息技术方面的学习，让自身达到一名拥有综合能力的档案管理专业人员。

（五）提升文书档案管理队伍质量

为了提升队伍质量，就必须对参与文书档案管理的工作人员展开必要的培训教育。教育单位要全面推行《档案专业人员继续教育规定》，编制好与之配套的继续教育科目指南，打造科学适用的培训课程体系，依托档案人才库建立一支较为稳定的培训师资队伍。在有条件的情况下，高校可以与专业院校、培训机构保持良好合作关系，办好档案领导干部培训班。在更大的范围内，针对经济发展不平衡不充分问题，政府还可以牵头组织中西部地区人才培训班等活动，加大文书档案部门综合管理型人才培养力度，举办法治研修班，加强释法和执法工作指导。

结语

综上所述，加强对新时期文书档案管理工作问题的探讨，无疑具有极其重大的现实意义。相关工作人员需要明确当前做好文书档案管理工作的重要性——如有利于为各项工作的开展奠定信息基础、有利于高校管理层做出科学决策、有利于单位全面提升管理效率等等;在此基础上提出做好文书档案管理工作的对策建议，提升领导者对工作的重视程度，实现文书管理与档案管理的高度结合，建立健全文书档案管理制度，实现文书档案管理的信息化发展，提升文书档案管理队伍质量。

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作者简介：曾慧燕（1986.04-）女，汉族，福建泉州，研究生，单位：陆军工程大学石家庄校区，从事档案管理及信息化。