浅谈企业采购中的质量控制策略

2020-11-27张冰冰

商品与质量 2020年6期

张冰冰

巨江电源科技有限公司浙江兰溪 321100

所谓风险主要指的是某个特定的事件所发生的概率及其后果的组合。在国家最新发布的GJB9001C-2017质量管理体系中明确指出，企业在进行各项生产经营活动的过程中应提高自身的识别和防范能力，对可能出现的风险要及时进行预防，避免带来不必要的经济损失。而风险管控可以被看做是企业进行综合管理的重要组成部分，企业在进行产品研发、采购、生产、加工、销售等流程都有一定的风险性，因此，企业在做任何决策的时候都应做好风险管理工作。

1 企业采购管理的问题

1.1 缺乏采购机制

采购工作在企业中占据重要地位，由于采购管理机制的缺失造成采购人员缺乏管理，不利于企业经营成本的控制。目前企业物资采购工作多交给采购部门完成，采购部门不仅是执行者，也是决策者，且企业订单式生产模式，物资采购不仅要满足生产标准，更要重视采购时间的控制[1]。在采购工作中，受到多种原因的影响，导致采购成本高，企业经济负担重等问题。

1.2 合同风险

合同诈骗具有隐蔽性，一般情况下很难区分同正常合同的区别，诈骗行为主要包括：诈骗主体常常会使用虚假的身份与企业以合作的方式签订相关合同；会伪造各种担保数据来博取企业的信任；在收到企业所支付的预付款后就消失；合同的签订没有任何实际意义，对方本就是“空壳公司”，更没有物资来交付；供应商会事先拟好一份合同，表面看起来没有任何问题，但实际上却存在一些隐秘的漏洞，便于供应商进行合同的更改。

1.3 供应商的选择风险

供应商选择不当会直接影响到采购品的成本、货期和质量，有以下风险：没有建立一个完善的供应商评价制度，从而无法掌握元器件供应市场的实际情况，选择前没有对供应商的资质、信用进行详细的调查，没有建立一个完善的选择供应商制度评价体系，没有对供应商展开动态的监督管理，没有定期对供应商的供货情况、货品质量进行考核、评价，双方之间存在明显的沟通缺陷，供应商资料数据库没能得到及时的更新，也没有建立保证金制度，这些制度的缺失使得供应商缺乏相应的约束，从而带来一定的供货风险[2]。

2 企业优化采购管理的措施

2.1 立采购管理机制优化采购流程

企业要着手建立采购管理机制，对采购流程进行规范性管理，降低采购成本。按照自身发展现状，分离物资采购决策以及职能部门，组建专门的采购管理小组，负责对采购工作进行审核和管理。在企业采购物资的过程中，最关键的工作在于对成本的控制。首先要对采购流程设定标准，要求采购部门按照标准流程进行采购工作，严禁任何暗箱操作的机会。根据标准采购流程，采购人员需要层层审批进行采购，由集体进行决策，相互监督，减少人为失误。其次需要针对采购流程，寻找管理制度中的漏洞，以降低采购成本为目标，最大程度上完善管理制度，提高采购工作效率。最后要安排采购管理小组负责对采购工作进行定期以及不定期的审核，找出违规问题，并将审核结果用于优化采购流程。具备采购管理机制后，采购部门受到全面监管，采购流程得到优化，采购质量得以保证，成本得以控制，企业的经济收益也能有所降低。

2.2 合同及评审

合同中应明确的规定所采购的元器件型号，设计师要了解和掌握国内外通用元器件厂家信息，将一些常见的型号产品作为首选。因为，主流生产厂家所生产出来的产品多为国内厂家研发的重点。要想避免质量风险的出现，基本方式就是要积极开展采购合同的评审工作，对合同中的内容进行明细，如各项检验规定、质量问题处理等[3]。

2.3 建立供应商管理体系

企业物资采购需要和多个供应商建立合作，合理使用供货商之间的良性竞争作用，选择性价比更高的物资。如建造订单需要根据需要选择物资，部分物资会随着时间变化出现变动，因此在不同时间段，需要更换供应商合作，保证价格和成本的双赢。采购工作中，签订合同需要考虑合同时间限制，若材料供应周期长，将导致无法和性价比高供货商合作，浪费不必要的成本。因此企业需要积极总结采购经验，使用档案管理供应商，建立供应商的管理体系，根据自己的实际需求，变动供货商，让采购成本得到有效控制。

2.4 实施企业采购战略

在制定这一战略的时候，要先对所采购的材料进行分类管理。一般可以从两个维度进行分类，一个是风险、复杂度维度，一个是价值维度。第一个维度指的是如果采购中断，就会给企业带来很大影响，而且在采购的过程中，程序复杂；第二个维度指的是拥有成本和价格弹性。在采购的过程中，要加强对供货商的管理工作。在选择供应商的时候，可以运用SWOT的方法，对供应商的优势和劣势进行分析，根据自身所采购的目的，选择供应商优势和企业采购目标相吻合的企业，这样就能够形成互补。只有这样，才能选择最优的供应商。只有这样，才能有效实施采购战略，提高采购质量。

2.5 采购前大量收集物资信息

为保证采购工作的效率和合理性，采购人员务必要大量收集采购信息。要求各个部门根据工作需要总结采购清单，发给采购部门。采购部门受到清单后明确物资材料的型号和标准，有出入或者不清楚的地方要立即和对应部门进行沟通，保证采购清单详细准确。采购部门逐项收集市场价格，和制定厂商进行谈判议价，得到议价结果后，将文件发送给财务决策部门。经过财务决策部门的审核后，才能继续采购工作。如果采购物资并不在供货商清单内，还需要通过招标程序，经过招标工作选择供应商。