水利工程技术档案管理与资料整理存在的问题及完善措施

2020-11-27奚爱菊

商品与质量 2020年26期

奚爱菊

中国水利水电第十六工程局有限公司山东淄博 255000

水利科技档案管理工作在开展时，管理水平的高低、是否可以实现持续发展，与质量管理之间具有密切的联系。水利科技档案管理工作在具体开展过程中，从生产环节一直到整个发展过程中，逐渐形成了自己一种特殊的客观规律。需要注意的一点就是，水利科技档案管理的收集、整理、储存等，这些环节相互之间具有相辅相成的合作关系，这些环节缺一不可，也正是这些环节的相互配合，才能够构成一个相对比较完整的科学体系。

1 存在的问题

1.1 管理意识比较薄弱

近些年国内水利工程的建设规模虽然有了较大的提升，但很多工程项目管理人员的思想观念却并未得到更新，也未能形成正确的技术档案管理意识，在水利工程建设工期要求普遍较紧的情况下，通常都会将工作重心放在施工准备、施工管理等方面，而对于不会对水利工程建设质量、施工成本产生直接影响的技术档案管理与资料整理工作，则并不重视，不仅不愿投入过多的资金，在人力、物力方面的支持也十分有限，有些工程甚至未设立专门的档案管理岗位或部门，这对于水利工程技术档案管理与资料整理工作的开展显然是非常不利的。另外，由于对水力工程技术档案管理缺乏重视，因此部分建设单位常常会在施工开始后才进行资料收集，这不仅会严重影响档案管理与资料整理效率，同时还可能会导致档案收集不及时、资料缺失严重等问题[1]。

1.2 信息化程度相对较低

现代水利工程建设所涉及的技术文件资料比较多，即便是规模较小的工程，也必须要要依靠相关档案管理信息系统与计算机硬件设备才能够保证文件资料归档整理效率，满足档案管理与资料管理的实际工作要求。但由于水利工程建设单位对档案管理与资料整理工作并不重视，相关资金投入较少，无法购入先进的技术设备，因此当前很多工程虽然设立了档案管理岗位或部门，但却并未提供与实际工作需求相符的软硬件设备，而在信息化档案管理无法实现的情况下，水利工程技术档案管理与资料整理工作自然也很难进行下去[2]。

1.3 管理机制不健全

工程资料管理的另一个问题是相关的管理机制不健全。在这个阶段，一些建筑公司只应付有关部门的检查，他们没有从根本上认识到工程资料管理的重要性。简而言之，建筑公司集中精力在工程的实体方面，对于工程资料并不重视，导致没有相应的管理机制和一系列管理流程标准化项目的数据。一些企业建立了工程管理机制，但他们没有实施相关措施，导致表面上的管理机制，还没有真正发挥一定的作用。在这种环境下，相关的管理人员不负责，资料收集不够认真和不严谨，导致工程资料的不完善。

2 有效措施

2.1 强化档案管理意识

技术档案管理与资料整理工作对于水利工程建设来说是必不可少的，在当前水利工程建设规模不断扩大的行业背景下，各建设单位必须要加深对技术档案管理与资料整理工作的了解，对技术档案管理的重要性进行正确认识，并在人力、资金等方面为档案管理与资料整理工作提供必要支持，使档案管理与资料整理工作能够顺利展开并发挥出应有的作用。同时，由于当前工程技术档案管理工作经常会出现档案资料收集困难的情况，因此工程项目管理人员还需对技术档案管理展开持续性的内部宣传，帮助各岗位技术人员树立正确的档案管理意识，意识到自身在技术档案管理方面的责任义务，并积极配合相关档案管理人员完成技术文件资料的收集工作。

2.2 加快信息化建设

在信息化时代下，档案管理信息化、数字化已经成为了行业发展的必然趋势，而对于水利工程领域的技术档案管理与资料整理工作来说，信息化建设也同样是十分必要的。在当前的工作环境下，建设单位除了要转变错误工作观念，重视技术档案管理的人力资源支持，同时也要适当提高资金投入，购入各种性能良好的计算机设备，并将档案管理信息系统与存储技术档案文件的数据库建立起来，为信息化档案管理的实现提供良好物质基础[3]。另外，建设单位还要组织档案管理人员对信息技术进行学习，帮助其掌握档案管理信息系统的操作技能，具备信息化档案管理能力，这样才能够让档案管理信息系统及专业化设备得到有效应用。

2.3 水利科技档案业务各个环节的质量管理

由于水利工程项目在规划和建设过程中，会涉及到的环节比较多，同时这些环节还具有复杂性的特征，所以任何一个环节如果出现问题，势必会直接影响到整个水利工程项目的建设。所以必须要意识到科技档案管理在其中的重要性，科技档案管理工作提出以及具体应用过程中，其主要是对各个环节的各种不同类型信息资源进行客观的收集和利用，这样可以为各个环节的决策提供准确有效的依据作为支持。由此可以看出，水利科技档案在形成以及具体应用过程中，各个环节相互组合在一起，可以被看作是一个具有有机特征的整体。任何一个环节的工作如果没有落实到实处，达不到理想化的实施效果，那么很有可能会直接影响到全局工作的实施。所以，必须要将质量管理放在首要位置上，将档案的质量落实到各个环节当中。