卫生信息化背景下电子健康档案建设与管理

2020-11-27陈鹏

商品与质量 2020年26期

陈鹏

宁夏回族自治区卫生健康委信息中心宁夏银川 750011

1 基于档案管理的电子信息化管理模式应用的作用

1.1 强化管理流程体系的规范性

在以往档案管理工作中，会耗费大量的人力物力，且因为人为因素所造成的档案管理问题也时有出现，给档案管理工作提升带来了阻碍。而通过电子信息化管理，可以有效简化档案管理工作流程，促进管理效率提高，实现档案管理工作的有效规范，降低了人为因素的影响[1]。

1.2 共享档案信息资源

在当今时代，信息共享是社会发展的主要趋势，卫生健康行业也在进行信息化资源共享平台的构建。在档案管理中进行电子信息化管理建设，能够更好地实现对档案资源的共享利用。比如在当下通过建设卫生健康信息化的人力资源档案管理平台，就可以便于卫生健康行业查询所有员工的详细信息，有效掌握员工以往的经历和表现，为卫生健康行业选拔高素质高质量人才提供便利。同时通过信息化的档案管理平台，也可以使卫生健康行业内部各单位之间的沟通交流更加便利，将信息资源的价值最大化。

1.3 为决策者提供可靠信息

通过分析档案能够更好地掌握卫生健康行业或者单位在一定时期内的经营发展以及人力资源配置情况。通过电子信息化管理，可以使档案管理工作的质量得到进一步保证，确保档案资料的全面和真实，这样就可以在卫生健康行业制定决策或者预测发展趋势时有所依据和有所参考，为卫生健康行业正确决策提供有力支持。

2 基于档案管理的电子信息化管理模式的建设措施

2.1 加强培训，提升档案信息化素能

卫健系统档案信息化管理任务重、工作量大，需要加强人员力量配备和业务素能提升。一方面，要结合卫健系统档案信息化管理的现实需要，加大人员招聘力度，配齐配强档案信息化管理所需的人员力量。既要配足专职人员，加强档案室人员数量，也要配齐兼职人员，根据卫健系统内部各业务条线档案特点，推选出1名档案兼职人员，协助本部门做好档案收集、移交等工作，打造出卫健系统档案信息化管理“一盘棋”工作格局。另一方面，要加强档案人员的业务知识培训，除了卫健业务外，要针对档案信息化所需的专业知识，重点加强互联网技术、物联网技术、信息技术等，不断提升信息素养[2]。

2.2 重视安全，加强档案信息化保障

随着计算机信息技术的应用，以及互联网的发展，使得卫健系统档案信息化管理面临着非法访问、病毒、信息恶意篡改等非传统安全因素威胁，因此，要始终把安全摆在首位，确保卫健系统档案信息化安全。首先是完善安全制度。从卫健系统档案查询、利用等实际，制定《卫健系统档案安全等级保护工作指南》等文件，用以指导系统档案信息化安全管理工作。其次是严格网络安全，通过防火墙、数据加密、数据恢复、物理隔离等技术和手段，加强卫健系统档案信息化网络安全。再次，要重点做好电子文件安全管理，采取双备份机制，加强特殊存储介质安全，防止因介质损毁而导致档案资料遗失等。最后是提升档案人员的安全防范意识。要始终增强档案安全意识，筑牢档案信息化安全的思想防线，自觉遵守各项规章制度。

2.3 加强硬件和软件建设，建立网络档案系统

在现阶段必须加强硬件和软件方面的建设，为档案管理的电子信息化建设提供必要的条件和支撑。同时网络档案系统是电子信息档案管理模式运行的基础，因此当下也需要做好对网络档案系统的构建，建立统一的标准和系统。首先，需要在档案录入过程的数据化建设中对档案录入和归档进行统一规定。其次，切实保证档案管理的安全性，对档案资料进行分级，并设置相应的权限和档案管理规范。所有用户在进行档案管理和使用的过程中，都必须完全遵循既定的规范和要求，保证档案管理和使用的规范性和科学性，加快档案管理信息化建设的速度。

2.4 加强电子文件的管理，为档案信息化奠定基础

电子文件受自身载体性质的影响，容易出现损坏问题。将电子文件输入计算机信息管理网前，都会按照相应的要求转换文件，保证格式的统一性，这就给数字的利用和保存提供了便利。然后对那些没有被要求输入计算机信息管理系统中的电子文件，需要从中选择有价值的电子文档，并对其进行整理和编辑目录，然后借助网络将其传输给档案管理部门，并在信息管理网中设置专门用于归档的网络专线，以此来构建用于归档的专用系统。所有电子文件都可以借助该系统进行电子文件传输，从而大大方便了档案管理部门的工作。电子文件归档工作并不仅仅是管理部门的责任，同时与其他相关部门都有密切的联系，所以在当下需要协调好档案部门、计算机管理部门和文件提供部门之间的关系，保证三者的有效协作。文件提供部门对各相关管理业务的了解都非常全面，所以在归档工作中占据着重要地位，肩负着鉴定工作价值的重要责任；档案部门需要熟练掌握与归档相关的要求和标准，充分履行统筹管理的责任；计算机管理部门为电子文件归档工作提供了有效的技术支撑和条件支撑，所以在电子文件归档工作中也占据着极其关键的地位[3]。