试析国际工程项目物资采办流程管理及优化

曹蔚 王悦

中海油能源物流有限公司 天津 300452

1 EPC项目采办业务的流程

（1）列支需求清单：根据各方各项目部门的需求，汇总来之各个部门项目所需要的材料物资，初步整理来自各个类别的物资，进行物资种类划分，清理，开具采购清单。

（2）拟定采办计划：在这一步中，不仅仅是初步的整理归类，而是要详细的界定出，去哪里采办，采办的经费，采办的范围。合理的控制预算，明确采办的目标，精准比较预采办的公司的规模产品。并且就采办人员，采办组织工作进行合理的安排[1]。

（3）邀请投标准备订货：对于这类跨国的大型工程项目的采供工作，一般的前期工作都是需要做的非常的完善的。在我们确定在哪一家公司采买之前，一定要进行投标，招商。国际市场变幻莫测，国际环境复杂，还关乎着各国间的国际关系，所以在选择采买的公司一定要慎重的核准，根据多方比较，以及供货商提供的情况进行抉择。

（4）督促各组织办理：为了保证所购买的大型设备符合公司工程所需要的规格和要求，一般都是需要在签订第三方监管技术人员来协同监管。来进行仪器设备的规格核定。在订单生成之前都是要请专业人员来进行检测，核对等等。

（5）大型工程物资的运输：由于大宗商品都是运输难度较大的，且量大的，这个时候对于运输方面，为了减少公司的成本必须采用，时下成本最低，安全性最高，效率有保障的运输方式。

（6）安装检测：一般不用安装的设备，也需要高端的技术人才进行检测核定，而要安装的设备更是需要供应方提供好安装，第三方检测人员进行精密的调试才行。

（7）验收点数归库：在验收结束后，出具清货单据，安排人员归库，进行良好的保管，精确的核对。

（8）交钱清单：一系列流程结束以后就是根据订单的需求，给供货商提供结算，这个时候如何结算，安排什么样的方式结算，这一切结束，一份完整的采买才算结束。

2 流程管理的影响因素及存在的问题

2.1 购买公司自身的因素

从汇总清单开始，就存在大量的人事安排。是否能准确核实所缺物资，在到各部们上缴效率的保障，以及单据移交过程中的时间，领导审批的流程，常常因为一个采购单据在一个部门手里长期没有审理，迟迟没有办法做最后的汇总。

采购审批的流程大大影响的采购前出单的效率，那么如审核的方法和审核的原则都应该有明确的规定。

监测验收，以及收档归库，在这一块的人事安排和监测标准以及整理效率也极大的影响工程的进程。

对于供应商的选择上，这个选择具有极大的自主权，同时也是公司业务能力的考验，要求对供应商的商誉以及供货能力，国际地位，包括所涉及的国际法，国际关系之间的考量都需要尽可能的完善。

2.2 第三方企业的因素

在监测或者等等人事安排，或者是设备的调试测量这一块 ，我们都是需要通过第三方来实现的，这个时候第三方的业务能力不强，素质不过硬，不能及时的，精确的完成公司的要求，耽误工期，这将给整个采买进度带来巨大的影响[2]。

2.3 供应商导致的因素

（1）供货商水平有限，不能及时提供采购货物，或者是不能及时的满足购买方所要求的，修改，标准等等导致拖延进度。

（2）供货商自身内部管理不足，商誉不好，文件合同上答应实现是工期，滥竽充数，导致生产工艺和质量都不能符合标准。导致收到货以后能一开始满足要求，后续使用问题多，后续维修问题得不到保障。

（3）供货商并非是真正生产商，现在很多全球的跨国公司都采用国际代工的方式来生产，是一样的商品品牌，但是生产的原料跟设备都不是本公司的标准，这样情况下，购买方就要有足够的重视，很多工程采购的设备要求严格，质量要求严格，这个时候最好是采用原装进口的商品。

2.4 运输过程因素

在国际采买的项目中，运输是其物资成本的大头，尤其是大宗商品，在运输过程中的损耗，以及运输方式所导致的时间的延误，包括政治上的海关检查。多方面自然的，经济政治的都将影响货物的运输进程。

3 EPC项目如何优化

（1）要强化信息系统，在整个EPC管理系统中，每一步都离不开信息联系，在做EPC采买的企业最好有自己独立的信息系统，从汇总开始的信息就在一个系统内申报，汇总，审批，然后各部门通过同一个系统联网，可以看到整个采买流程的进度，加大透明度，相互监管，提高效率。

（2）熟知各政府部门流程，法律条文，特别是国际法案，以及进出口国际关系，保证充分了解供应商的国情，以及其企业的能力，在与第三方的合同管理上，要进行严密的商务洽谈，保证第三方，维护工程项目为前提。熟知市场行情，对全球市场信息保持敏感，甚至可以专门开设专业人员对国际市场进行调查，保证采买的对象在自己的掌控之中。

（3）在合同签署时要明确责任分工，保证供货方没有漏洞可钻，从法律角度，严密的做到为工程周期服务，供货商违反供货周期的责任条例清晰，同时培养可信赖的国际公司，长期合作，包括第三方公司，与可信赖的公司往来。

（4）运输方面尽可能选择最优，采用物流激励制度，凡用最高效的方式运输的供货商，优先考虑，并且，多方位督促物流运输公司，选取最安全高效的公司。协调好个流程的运输工作，将物流运输也采用联网的方式，时时的在系统更新，加强自身公司的仓储跟装卸能力，在货物抵达时能最及时的接应，最快速的实现采购[3]。

4 总结

在国际运输如此繁荣的当今，我们必须更加高效，更加安全的实现，国际工程物资的采买，同时我也相信，在互联网时代，全球化的国际采买将会变的更加便捷，我们也期待EPC的流程管理能够做的更优质。