财务共享模式下费用报销业务痛点分析及思考

2020-11-27宁华峰

商品与质量 2020年43期

宁华峰

中国石化共享服务有限公司濮阳服务部河南濮阳 457000

1 对私报销业务实施共享的基本情况

中国石化费用报销系统于2014年5月在洛阳工程公司、上海石油公司开始投入使用，通过建设集中部署、统一管理的中国石化费用报销管理系统，实现了总部及下属企业报销业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化，为费用报销业务纳入财务共享服务范围奠定基础，同时也为下一步实现集团范围内报销制度统一化及报销业务标准化创造条件。截至2018年，中国石化共享服务有限公司已经完成境内全部单位财务共享服务上线工作（含费用报销系统上线），费用报销系统也得到了广泛使用。

1.1 费用报销系统功能简介

（1）系统功能。①通过统一的系统支持企业现有业务，包括行为申请、事后报销、员工借还款管理、凭证生成、付款集成等功能。②提供员工自助查询、财务部门统计分析、领导综合查询等功能。③将内控要求固化到系统中并统一部分关键业务流程。④与总部统一建设的ERP、会计集中核算、HR、TMS、MDM、邮件、门户等系统进行集成。

（2）上线范围。主要包含两类，一类是对私费用报销业务，指收款人为中石化内部员工；另一类是对公费用报销业务，指收款人为供应商。其中对私费用报销业务的挂账、支付业务，全部纳入费用报销系统。

（3）使用人员。原则上使用该系统的用户必须为HR系统中的在职员工且拥有AD账号，否则将无法使用该系统进行费用报销。系统每天晚上，系统会自动同步HR系统中的人员信息，要确保HR系统及时更新。

1.2 对私报销业务流程

（1）企业员工因公发生经济业务产生相关费用需要报销的，将发票等附件粘贴至固定格式的粘贴单，经过部门领导、企业领导、财务领导等签字审批后，登录费用报销系统网页，发起报销申请，并将纸质单据打包寄送到财务共享服务中心。

（2）财务共享服务中心凭证档案科签收纸质单据后，将其扫描存储，并传送至费用报销系统中形成电子影像。

（3）财务共享服务中心报销核算科根据单据形成的电子影像审核如下内容：①发票的合规性，挑出假票、废票；②报销金额与发票金额是否一致；③权签是否完整；④费用是否在规定标准之内，超标费用有无特批；⑤报销单填写的事项与发票是否一致等。如果审核不通过，则核算人员要使用外部协同功能（必要时还可使用即时通讯软件和电话）与企业初审人员进行联系沟通，确认问题所在并就处理意见达成一致后，再进行后续编制挂账凭证及付款工作。

1.3 企业/共享职责划分

企业应在约定时间内均衡、及时提交报销申请和必要附件，并对所提供资料的真实性、合法性、合规性、完整性负责。

共享根据企业提交的报销申请和必要附件，对账务处理的准确性和及时性负责，同时有权拒绝提供违反国家法律法规及中石化相关制度规定的报销申请。

2 对私报销业务的痛点

2.1 系统设计不够开放

系统仅支持在中国石化内网环境登录网页操作，员工发生经济业务后，只能将发票集中在办公室，边整理、边回忆、边提报申请。与时下流行的记账类APP、小程序相比，不能做到经济业务与发票的实时记录。

2.2 发票的鉴定没有手段

发票是费用报销业务的核心附件，报销核算人员需要其中的假票、废票予以甄别。共享虽然启用了OCR识别技术，从实践经验看，OCR的技术在短期内仅能对固定尺寸、所识别信息在身份证上固定位置、固定字体、固定字号、最低清晰度的基础上方能有效识别；即使是增值税专票，当部分信息打印位置略有偏移或清晰度不够都无法有效识别，而且识别错误的信息不能有效提示，尤其鸡肋的地方是，当OCR识别完成后，还需要人工再逐一核对。识别与核对的结果也没有与国家税务总局的发票数据库相连，无法在OCR识别阶段就提示发票是否为真，也无法判断发票上的购买方纳税人识别号是否正确。

2.3 费用报销与共享服务提报入口不一致

费用报销业务需要企业业务经办人员登录费用报销系统的网址进行申请，而如果企业需要调整已生成的报销凭证，则需要业务经办人员登录共享自助服务系统的网址进行申请.

两个系统的设计、提报界面、提报要求、处理方式完全不同，两个系统来回切换，既增加了企业提报人员和共享核算人员双方的学习成本，也容易使企业业务经办人员产生混淆，出现提报途径有误的问题，降低了工作效率。

2.4 预算管理功能不足

“事事有审批，事前有预算，事中有控制，事后有分析”这是中国石化内控要求。费用报销系统做到了“事事有审批”以及业务招待、主办会议等经济业务“事前有预算”，但在“事中有控制，事后有分析”上，还没有可靠的功能予以支持。虽然费用报销系统有资金计划这一节点，但该节点与企业实际使用的资金管理系统并没有关联，只是费用报销系统自身增加的一个控制概念，宏观上没有企业不能掌控当月费用报销计划执行情况，微观上也不能针对具体某一笔业务是否支付做出选择。