学校档案管理信息化建设探讨

孟凡茂

公主岭卫生职工中等专业学校 吉林公主岭 136100

随着时代的发展，我国教育行业在实际发展的过程中也在逐步朝向信息技术优化的方向发展。学校内部的档案管理工作对学校的整体发展而言，具有重要的指导性作用，且在实际发展的过程中，直接关系到全体教职工作人员的个人信息、教学管理以及教学活动等相关工作，全面提升对该项工作改革发展的重视程度能够在更加强化的层面上促进学校各项活动的开展。在我国社会发展的新时期背景下，高新技术的发展的速度逐步提升，而在学校档案管理工作中融入信息化技术，能够在更大程度上完善学校内部的管理系统，为其后续的发展与建设做出更大的贡献。

1 档案信息化建设概念与内涵

档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一 规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。学校档案管理工作，其最终目的是要发挥学校档案的实用价值。计算机的普及创设了新的档案管理模式，数字化管理模式能够将固化的档案转换成可以灵活运用的信息资源，这就是档案信息化建设的本质内涵[1]。

2 学校档案信息化建设存在的问题

2.1 对档案信息化建设的重视程度不够

学校在实现档 案信息化过程时，需要注意其是由硬件以及软件和相关人员共 同完成的。在此过程中，部分学校由于所用的资金不足。在进 行档案管理过程中，使用传统的方法对其进行管理。同时，缺 乏对档案管理信息化建设的重视，导致在对档案进行管理的过 程中，仅仅局限于人工的方式对档案信息进行归纳分类，缺乏 先进的信息技术，使得档案信息没有建设完整的数据信息库，使得在检索档案数据或者信息过程中，缺乏准确性，对档案管 理信息化建设产生了一定的阻碍作用。

2.2 档案管理人员整体综合素质不高

目前，大部分学 校在对档案进行管理的过程中，由于专业的技术人员相对缺 乏，从而使得档案在信息化建设过程中，受到一定的阻碍。同时，还由于部分管理人员专业综合素质较低，导致缺乏对信息化建设的了解，一定程度上阻碍了信息化建设的发展，同时不 利于档案管理工作的开展[2]。

2.3 学校缺乏完善的档案管理制度建设

现阶段，学校在发展过程中，将主要的精力都放在教书育人、学生管理工作上，忽略档案管理工作，造成学校档案管理工作缺少完善的管理制度，具体主要体现在以下两个方面：一方面，由于学校对档案管理工作不重视，在日常管理中将主要的管理目標都集中在学生管理工作上，造成学校档案管理工作质量低，无法实现管理目标。另一方面，学校在进行档案管理过程中缺少统一的管理标准，在管理过程中经常缺少管理制度，造成学校档案管理工作管理标准严重下降，档案管理工作信息化建设无法实现。

3 学校档案信息化建设对策

3.1 统一业务规范，健全管理标准

档案管理信息化的前提是档案形式的信息化，纸质档案转变为数字信息化是需要一定时间的，由于学校档案的种类不同，因此电子文档的种类也是不同的。如今在功能、结构上，文档管理一体化系统也是有差异的，所以不能共享数字化档案资源，加之其通用、开放性的限制，档案管理就容易出现各种问题，如学校使用一款软件不久就发现了问题，这就需要重新编制，或者直接放弃使用，势必会造成档案资源的严重浪费，也在一定程度上影响了学校档案信息化建设的决心，并对档案管理人员的工作积极性产生不利影响。所以为提高数字档案的兼容性以及规范性，必须要有统一的业务规范以及格式标准，认识到档案管理信息化建设的重要性与目的，使管理程序更加规范标准，定期将档案管理的内容进行公示，在学校其他人员的监督下进一步完善档案管理系统[3]。

3.2 注重信息化管理人才培养

档案管理人员是档案采集收藏工作的主要人员，网络时代下，档案管理工作在加强硬件设施建设的同时，更应该注重管理人才的培育。由于档案管理模式不断创新，正由传统模式向信息化模式转变，因此，培养信息化管理人才具有极为重要的意义。馆内的纸质管理员虽具有丰富的管理经验，但面临新型信息化管理的模式，老资历的管理员无法适应并支撑档案信息化建设。在档案管理业务与时俱进的同时，目前高校需要的各个方面又具有一定优势的复合型人才。所以，企业有必要对现有企业管理人员进行系统培训，定期参加信息化和网站建设培训，熟悉网站管理和新设备的使用方法，不断完善网站管理体系。通过网络开放性这一特点，可以对员工进行网络培训，并邀请对信息化管理感兴趣的人参与培训。在培训中不断了解管理网站的使用，以及资源共享的意义，吸引相关优秀人才参与网站管理工作，促进网络利用最大化，不断优化档案管理整体构架。

3.3 加强档案管理信息化建设设备的支持

为了有效改善学校档案管理信息化建设过程中相对应的硬件设施不足的情况，需要学校提高相对应的财力投入比例，根据相应工作的需要积极购买相对应的设施、设备，并且针对专业设备配备相对应的专业技术人员，使设备的利用价值可以发挥到最佳，有效地保证学校档案管理工作的顺利实施。

4 结语

学校的档案管理信息化构建是一个庞大的系统工程，不是一蹴而就的，而是一个循序渐进的发展过程。提升档案管理的科学化水平需要现代化信息技术的辅助，需要具有信息技术的人员进行管理，而档案信息化建设的过程则需要学校对档案管理工作予以足够的重视，将档案工作纳入整体规划，与其他业务工作同步部署、同步实施、同步发展。通过建立智慧档案管理信息共享平台，加强档案信息化的制度建设和安全建设、提升档案管理人员的信息技术和专业化水平等手段增强档案信息化建设的服务能力，促进各部门之间的沟通联系，在进一步提升档案管理安全水平和信息化能力的基础上为学校档案事业的科学化发展助力。