大数据时代档案保密工作面临的挑战及对策

2020-11-27张东亮刘冲董文辉

商品与质量 2020年26期

关键词：档案管理时代信息

张东亮刘冲董文辉

1.32615部队青海西宁 810018

2.32615部队四川成都 610066

1 大数据时代档案工作面临的挑战

1.1 档案管理的信息数量和类型增多

在大数据时代，因为大数据技术的应用，档案工作正在向着电子化的管理方式转变。当前社会中，档案包括的内容与种类众多，人们的个人信息、集体活动、个人行为等都属于档案工作，因此各种各样的档案信息都需要档案工作人员进行管理，使档案管理颇为混乱。同时，随着信息化时代的到来，在档案信息管理工作中，档案信息的来源也向着多元化的方向转变。大数据时代背景下，人们在信息获取和信息传递方面都变得极为便捷，档案工作人员只要利用网络就可以获得大量的信息，而在这样的情况下，档案信息的数量巨大与种类繁多也为工作人员带来了巨大的挑战。

1.2 档案储存面临着安全问题

随着大数据时代的到来，很多部门的档案信息变得数据化，并存储于计算机的硬盘或网络云盘当中，而在这样的情况下，档案的信息安全也受到了威胁。利用电脑和网络储存确实节省了空间，也便于工作人员管理，但是，在网络中，有个别动机不良的人利用黑客技术进入部门的电脑中盗取档案信息，而且还不容易被发现，因此，在档案管理工作中很有可能会出现档案信息的泄露、丢失、损坏等问题，尤其是在一些街道办的档案管理部门，其中涉及的档案直接涉及街道住户的个人信息，一旦被不法人员盗取，就很有可能对街道用户进行诈骗，危害人们的生活安全[1]。

1.3 档案保密管理存在漏洞

我们发现，当前的保密制度还不健全，管理还不规范。目前在档案管理过程中，还存在职责不明确、没有落实到位的问题，未明确档案保管期限与保密期限两个概念，绝密档案的保管工作不规范；调用档案时监督工作存在漏洞。制度的缺失使档案保管行为缺乏正确的认知和有效的约束，档案信息的保管与利用有很大的随意性，在大数据时代易产生泄密现象。

1.4 档案管理人员队伍建设存在短板

大数据时代，人、机、物的高度融合，深刻改变了国家秘密的存在方式。近年来，各行业档案管理部门积极响应党和国家的部署与要求，不断提升档案资料的使用价值，档案的使用越来越频繁。但是，很多档案管理人员存在保密意识淡薄、工作责任心不强的问题，在对外提供档案资料时，偶尔会出现泄露涉密文件资料的情况，使得涉密档案的控制管理与相关制度要求存在偏差。

1.5 档案工作中经费不足

档案工作想要适应大数据时代的发展，就应当在技术、设备、人员等方面进行变革，要想使档案工作向着科技化数据化转型，就需要大量的资金支持。这种资金支持对于一些私人企业可以向财政部门申请，但是对于街道办事处这些基层档案管理部门，其只能依靠国家拨款才可以维持工作，因此在资金方面就严重不足，而同时，物价的不断上涨也加剧了档案工作的经费紧张[2]。

2 大数据时代档案工作应对挑战的对策

2.1 完善网络档案管理安全系统

数据资源的安全是确保档案管理工作顺利进行的关键。如何保障网络档案管理的安全性成为目前急需解决的一大问题。想要保障网络信息数据库的安全，防止档案信息泄露、丢失及篡改，首先就要建立完善的安全系统。有效防治黑客的恶意攻击，从而保证数据的安全。网络监管能保证计算机网络系统的高效运转，并且监督管理机制能够更好地提高和运用网络信息安全防护技术，由于其具备风险预测和监控功能，可以更有效地防治黑客入侵、网络被任意使用等。由于要保护的信息数据众多，对信息安全的防护就要从基本入手，而相关的技术性人才严重缺乏，因此我们应该培养更多的专业型人才奠定基础，同时可以为完善网络档案管理的安全系统提供技术保障。另外，档案管理工作人员要有高度的安全防范意识，提前采取有效的防范措施，为档案存储的安全提供保障。

2.2 实现档案的集中化管理

为了适应社会的发展，档案管理部门应当对现有的管理模式进行转变，通过实行集中化管理的方法，将各种各样的纸质档案、电子档案都进行集中整合管理，从而满足人们多元化的信息需求。在档案管理中，每个街道因为所属区域企业活动、人员流通、经济发展的不同，其管理的方法也有所不同，档案信息也较为独立与分散，无法实现信息的共享。因此，档案管理部门应当树立集中化的管理理念，将分散在不同区域的档案信息通过互联网加以整合，从而建立完善的档案信息管理平台，以便于档案管理工作的开展。

2.3 转变工作人员的思想观念

为了适应大数据时代的社会环境，档案工作人员应当转变其传统的思想观念，不断提升个人能力，从而提高其对数据化管理的认知，使档案管理工作可以更好地服务于人民。为了转变工作人员的思想观念，首先，部门管理者应当先强化工作人员的数据化管理意识，领导可以组织工作人员观看数据化管理的纪录片，使这些人员理解档案管理的现状，明确数据化管理对档案信息管理工作的重要性，使其愿意配合领导开展工作[3]。

2.4 缓解经费紧缺

一些街道办的软硬件设施不足一直是影响其发展的重要因素，因此，政府应当加大资金的投入，缓解经费紧张问题。政府应当在软硬件两方面加大资金的投入，在硬件方面，政府应当为档案管理部门提供打印机、传真机、扫描仪、电脑等全套的硬件设施。在软件方面，可以为档案管理部门购买先进的档案管理系统，通过系统实现对档案全面管理。