农机档案管理的重要性及策略

2020-11-27王秀平

商品与质量 2020年37期

王秀平

宁武县农业机械化服务中心山西忻州 036700

在农村机械化作业方式的推广下，以及国家对购置农用机械的农户进行财政补贴等惠民政策的推进下，我国农机数量骤增，并且机械使用分散，这些实际情况造成农机档案管理工作变得复杂，同时在农机安全生产方面带来了诸多的隐患。提高农机监理档案管理工作水平能客观掌握农机发展状态，并且便于综合管理，因此，需要尽快制定规范化的管理办法[1]。

1 提高农机档案管理水平的重要性

1.1 农机安全使用责任分明

在农机使用过程中易出现操作失误或违法行为，从而产生一系列安全问题。而做好农机监理档案管理工作，不仅可以掌握相关信息，而且能作为证据存档，便于后期查证核验，做出正确的处理；同时能通过档案记录了解农机的使用情况，并且对机械操作手起到督促作用，为农机安全性管理提供一定的保障。农机监理档案具有非常重要的社会参考价值，通过记录农机监理机构行政执法情况，能客观反映行政执法的规律及质量。

1.2 促进农机监理管理良性发展

对当地农机使用者及拥有者的相关信息进行详细整理，并且真实有效地记录在档案中，可为农机监理管理数据库提供真实信息，为日后管理工作的开展提供依据。通过电子数据库的相关信息，掌握各类农机型号和数量，对农机进行类别划分，为农机监理档案管理提供参考依据，更好地掌握地区的农机监理发展方向。同时，提高农机监理档案管理水平，为国家统计相关农业信息提供真实有效的数据支持[2]。

2 提高农机档案规范化管理水平的措施

2.1 完善农机档案管理工作机制

农机档案管理工作中，关于档案的收集和整理是基础，也是重中之重。为确保档案的真实性，需要有关部门建立一套完整的农机档案管理机制。从档案的收集到销毁，每一步都要按照国家规定进行详细记录，确保查阅的时候有迹可循。对于档案的日常管理工作也需要不断完善，管理人员可以从三个方面进行：第一，做好档案的收集与归档工作。档案的收集需要真实完整，政府及有关部门应该对档案的来源进行有效管控，在农机局、农机管理站这些单位的日常工作中，会产生很多档案，难免出现一些不规范的问题，进而降低档案的质量，也为档案后续的工作造成隐患。以农机购置补贴档案为例，档案中需要工作制度、工作规范、工作计划、具体方案、相关活动推广以及群众投诉和咨询等一系列材料，涉及广泛，信息的收集难度大。工作中发票遗失，有关证件材料遗漏的现象时有发生，级个别地区甚至只有登记表格，其余材料全部缺少。所以，管理者要强化责任意识，严格按标准进行立卷归档工作，使得管理工作更加高效；第二，加强档案的鉴定工作。管理部门要对已经建档的农机档案进行审查，鉴定档案全部内容。一旦发现内容与实际不符，第一时间找到相关负责人进行修改更正，内容准确无误才可以存档。这项工作需要及时谨慎，也就是在一定时间内完成，发现和解决问题要及时迅速；第三，做好农机档案保存工作。档案的保存也是工作中很重要的一部分，要保证其安全性和保密性，管理人员要选择专业可靠的人才，严格按照制度进行档案保存。一旦出现档案丢失、泄漏等情况，要追究工作人员的责任。

2.2 加大档案建设与管理的投入，确保监理档案管理的及时性、有效性

重视农机监理档案管理，确保信息管理的有效性，注意加大项目资金投入力度，更新电脑、打印机、档案柜等设施，提档档案管理的硬件设备，确保档案管理工作的完整性、安全性。响应大数据管理诉求，推进农机监理档案微机化管理，实现电子档案与纸质档案的完整对接，推进档案信息的双向管理。

2.3 改善档案管理工作环境

农机档案的保管离不开一套完整的配套设施，主要包括：档案室、档案柜、计算机等。无论是新建立的档案保存地还是旧的保存地，管理人员都需要检查这些基础设施是否完整，对于缺少的设施要及时补充、需要翻修的地方找好临时替换点。只有不断优化农机档案管理的工作环境，做到与时俱进，定期排查安全隐患，及时发现并解决问题，才能更好地完成农机档案的保存和管理工作，有效避免出现火灾、受潮、档案遗失、遭窃等情况。

2.4 农机监理档案管理人员的素质培养

我国大多数地区农业监理档案管理人员素质都有不同程度的提高，但是与建设一支现代化、信息化的队伍还存在很大差距。对管理人员的素质培养是一项长期且艰巨的任务。

（1）培养农机监理档案工作人员政治素质。农机监理档案工作是一项基础性工作，也是民生发展的重要工作，管理人员在思想和行动上要做到与时俱进，政治上与党保持高度一致，具有正确的世界观和人生观，确保业务工作的开展保持正确的政治方向。

（2）培养农机监理档案工作人员的服务意识。档案管理人员的工作宗旨就是服务，思想和行为相统一是衡量档案管理员职业道德标准的重要依据。因此，农机监理档案工作人员应树立“为人民服务”的观念，端正服务态度，明确服务方向，提高服务质量。

（3）培养农机监理档案人员的服务能力。要想提高农机监理档案管理人员的服务能力，需要加强在职员工的综合素质培训。依据各地不同情况，每年开展一两次培训，主要围绕信息化的应用来开展培训，使在职员工学习先进的管理方法，为提升档案管理水平提供坚实的基础。农机监理档案管理人员在工作过程中要加强业务学习，丰富专业知识，对出现的新问题、新情况及时进行总结、制定解决方案。农机监理档案管理人员在工作中不断学习，掌握各种新技术和新知识，从而不断开拓档案工作新领域，使其从被动服务转向主动服务，提高农机监理档案管理水平[3]。