事业单位人事档案管理水平的提升策略

2020-11-27张佩

商品与质量 2020年37期

张佩

单县人力资源和社会保障局基层公共服务管理平台山东单县 274300

事业单位是我国社会结构体系的一个关键部门，承担着公众服务职能。人事档案管理是事业单位的一项重要工作，从实际情况看，其管理质量能在很大程度上影响事业单位整体工作效率以及发展趋势。在人力资源管理工作中，应该将人事档案管理作为一项核心模块，为事业单位实现长远发展目标提供动力。

1 事业单位人事档案的重要性

事业单位通过高效率的人事档案运转，帮助单位和个人搭建和谐的联系桥梁，实现对人才的科学配置，更大程度地有助于单位人才队伍建设，人才储备、后备干部储备，促进人力资源管理工作顺利进行。具体来说，事业单位人事档案管理的重要性主要体现在以下两个方面[1]。

1.1 人事档案对员工个体的重要性

通常，员工个体通过人事档案，能够帮助个人办理护照以及港澳等通行证，方便出行；能够办理社会保险，提供婚姻状况和资产证明，有效证明个人的社会身份，进而使自己能够获得更多的社会保障，在一定程度上改善个人的生活状况，使自身的社会安全得到保障。

1.2 人事档案对单位管理工作的重要性

高质量的人事档案信息资料能够帮助单位选拔更优秀、更合适的人才。为单位人才队伍的构建和发展、远景规划及预测，干部选拔、聘用，员工评优、薪资待遇调整、职称评审、晋升等，以及退休员工年龄推算，以便做好养老保险等相关系列重要工作，提供有用的证明材料或参考依据，从而推动事业的健康发展[2]。

2 事业单位人事档案管理工作中存在的问题

2.1 对人事档案管理工作的重视程度不足

与其他工作相比，很多事业单位的领导并没有认识到人事档案管理工作的重要性，仅仅从主观的角度将人事档案管理视为附属工作。这就使得人事档案管理工作不够完善，无法充分发挥其作用。

2.2 人事档案管理工作的方法落后

当前事业单位在人事档案管理工作方面的方法落后、水平偏低，无法达到现代社会对这项工作的要求[3]。

2.3 人事档案管理工作的信息化水平有待提升

尽管信息技术已经在事业单位的各项工作中得到了普及，也进一步改进了该工作，但是某些方面仍然采用较为传统的人工管理方式，工作效率低下。

3 事业单位人事档案管理水平的提升策略

3.1 逐步完善人事档案管理的基本设施建设

事业单位应适当增加资金投入，购进先进的档案管理设备，创新工作管理手段，提高这项工作的管理水平。另外，应该重视基本设施建设工作，以相关建设标准作为主要依据，建设档案阅读室，为人事档案存放提供良好的条件，保证其采光与通风性能都符合档案存放标准，并加强防潮与防盗保护措施，安全保存档案。负责档案管理的工作人员应该定期对档案进行维护，保障人事档案管理工作的顺利开展[4]。

3.2 建立健全的人事档案管理机制

①公开档案管理制度，使其能得到有效落实。每个档案管理工作人员都应该明确自身的职责，指定负责人对档案管理工作实施监督和管理。②定期召开档案管理工作会议。以完善档案管理制度以及升级管理人员作为基础，使得档案管理机制能够逐步趋于健全化。③应该在事业单位内部积极做好档案管理宣传，使得各个部门之间能互相配合，从而提高档案材料收集的准确性、及时性以及便捷性，并保证档案能被安全借阅。④将每一项档案管理责任落到实处。只有对人事档案管理工作实施有效的监督，才能确保其为事业单位发展提供依据，保证档案管理工作的科学性和高效性。

3.3 提高人事档案信息的准确性

基于人事制度改革，市场竞争机制被引入事业单位体系当中，人事档案管理人员应该对本单位人员流动的情况给予高度密切关注，实施及时有效的把握。如果在单位中出现了人员调动或者调整职务，档案管理人员应该及时对其人事档案进行更新，保证人事档案内容的准确性。对一些档案管理工作中存在的遗留问题，如人档分离、无头档案等，管理人员应该提高处理这项工作的速度，仔细整理与归纳对事业单位有用的档案信息，并通过当事人转交档案。

3.4 有效运用信息技术建设电子化档案系统

当前，信息技术已经在事业单位管理工作中得到有效运用，并在很大的程度上使各项工作效率得到提升。在这样的背景下，针对人事档案管理工作，为了弥补完全运用纸质档案管理方式的不足之处，应该运用信息技术建设电子化档案管理系统，使其能作为档案管理工作的一种创新形式，为纸质档案管理提供支撑。事业单位的档案管理部门应该结合单位的实际情况，为员工建立电子档案，方便对其中的内容进行增添和删减，不仅能减少外界因素对档案管理工作的不利影响，还能提高档案传阅的便利性。这还需要事业单位合理运用信息技术，并不断对所建立的电子档案系统进行完善[5]。

3.5 突出人事档案管理工作规范化与标准化

规范化和标准化是现代事业单位人事档案管理工作的重要发展目标。这就需要事业单位档案管理人员做好文书处理工作。尽管文书处理工作与档案管理工作之间相互独立，但是存在较为密切的联系。应该通过开展规范化的文书处理工作促进人事档案管理工作趋于规范化与标准化。事业单位人事管理部门应该结合实际的档案管理工作对人员实施合理配置，满足档案管理工作的实际需求。