国有企业办公类固定资产及办公用品管理制度研讨

于文哲

中交路建自贡市政工程C.D段二分部 四川自贡 643000

1 办公用品采购集中化管理

办公用品的采购具有零散性大，采购频率高的特点。在公司未设立办公用品集中采购时，该公司不同部门分别联络不同供应商，分散订货。在全球采购统一管理的整体规划下，公司决定对办公用品进行统一采购供应管理。办公用品统一采购会给企业带来很多好处：企业管理的第一目标是使办公更有效率，有效率才能保障业务的顺利进展，繁杂分散的办公用品采购使得采购价格居高不下、软硬件设备维护成本较高，设立没有必要的物流仓库，以及重复琐碎的行政安排，这些耗费了公司大量重复的人力、物力和财力，这些工作都不直接产生利润，有形尤其是无形的成本持续增加[1]。办公用品主要包括文件档案用品、桌面文具用品、财务用品、纸张耗材、办公室清洁用品等。

2 办公用品管理系统的概述

2.1 办公用品信息管理

办公用品信息管理要求完成办公用品信息的查询、添加、修改与删除，添加与修改操作时，需要对办公用品的序号、名称、编码、单位、编号、类型型号及备注等进行操作。

2.2 办公用品类别管理

办公用品类别管理要求完成办公用品类别信息的查询、添加、删除及修改，对办公用品类别添加及修改操作时，涉及办公用品类别的编号，类别名称。

2.3 出入库管理

①采购入库管理：在对采购入库进行管理时，需要对入库的办公用品信息进行操作，需要包括入库办公用品的序号、编号、价格、数量、备注、入库日期及入库操作人等信息。②出库管理：在对办公用品进行出库时，需要包括出库的办公需要的序号、用品编号、价格、数量、备注、出库日期及出库操作人。③库存查询：查询办公用品的库存信息[2]。

3 强化国有企业办公固定资产管理的相关措施

3.1 强化管理意识

要实现国有企业办公类固定资产的有效管理，杜绝出现资产流失的现象，首先要对企业办公类固定资产管理者进行有效教育培训。通过进行广泛的宣传，采取有效的措施，使得企业内部对办公类固定资产的管理意识得到加强。通过对资产管理人员进行培训和相关法律教育，强化对国有企业固定资产管理的认识。尤其是对于相关负责人而言，强化管理意识，统一管理思想，是确保国有企业办公类固定资产得到妥善管理的有效途径。因此，在对企业管理者进行培训过程中，一方面要求其对现代企业管理的流程和步骤等进行熟悉，另一方面也要建立起良好的管理机制，对于存在的管理漏洞及时进行封堵，避免出现资产流失的情况[3]。

3.2 建立完善管理制度

管理制度是管理效果的有效保证，通过制度的约束可以有效提高管理效果。针对不同国有企业的工作特点，要建立适合自身的管理制度。同时，针对企业现阶段对办公类资产的管理情况，建立专门的管理机构对办公类固定资产进行统计。对于一些固定资产较少、规模较小的企业，可以将办公类固定资产管理机构同财务或生产部门进行合并。对于已经超过使用年限的设备，要及时进行登记，同时对于这些已经超期使用的设备，在更换时要统一更换，避免由于分散更换造成资产流失。对于人为问题造成的设备损坏或资产损失，要对相关责任人进行处罚，避免出现国有资产流失的现象。

3.3 在国有企业内设立专门的办公类固定资产管理机构

大多数国有企业办公类固定资产管理制度不健全，缺乏具体部门约束机制，往往只注重企业经营部门和财务部门，忽视了企业办公类固定资产管理部门的设立。企业办公类固定资产的采购、管理、使用、维修制度等都不健全，或者是流于形式，造成企业固定资产管理的混乱、固定资产统计不清。所以国有企业应该设立办公类固定资产管理机构通过规范化的管理和建章立制，修复企业管理的漏洞，防止办公类固定资产的浪费与流失。企业要根据自身的特点，建立相关的部门机构，逐步对企业办公类固定资产进行归纳管理、资产评估。

3.4 采用高科技办公设备资产管理软件，科学管理固定资产

随着科学技术的飞速发展，办公类固定资产也进入高科技办公的领域，企业固定资产管理手段也越来越先进。大部分国有企业均采用高科技计算机系统对企业固定资产进行整体的管理和维护，企业管理已经进入半自动化的时代。计算机半自动化系统的管理和运用能够及时迅速的获取企业各个环节的运转情况，从而加强部门间的合作协调能力，高效率地处理各种问题。从固定资产日常的操作与管理到采购管理、资产盘点、折旧维护等等，每个阶段都有详细的管理，显示结果一清二楚。计算机自动化资产管理系统，使企业对办公类固定资产的管理更加合理规范，大幅度的降低了人为因素的忽视与不足，完全实现了固定资产数据资源的共享以及资产流动的透明化，大幅度提高了国有企业对办公类固定资产的管理能力，快速有效地防止了国有企业办公类固定资产的浪费与流失。

4 结语

通过本文对现阶段国有企业办公类固定资产及办公用品管理制度的研究可以发现，国有企业对办公类固定资产及办公用品的管理，重视程度逐渐加强，同时要求管理过程中必须依据企业的实际情况，采取合理的手段，强化制度建设，优化管理流程，提高管控水平，有效压降企业成本，严防国有资产流失，确保每一分钱都用在刀刃上，努力实现国有资产保值增值。