新经济形势下如何做好档案管理工作

庄锡睿

（长白山保护开发区就业服务中心，延边 133613）

一、新时期档案管理与利用的意义

档案作为承载了组织在建设、运行、维护过程中的记录载体，随着时代的变革，成为了各个行业中不可获取的信息模块，新时期的档案管理在一定程度上为社会经济发展和行业建设提供了全面、详细的信息和数据参考，在政策法规的制定上为行业发展提供了有力的信息支持。

二、当前时代对于档案管理的疏忽

社会经济在蓬勃发展，系统建设和组织发展也不断进步，软硬件设施投资不断加大，信息技术得到广泛应用。但也应看到，档案管理工作还存在一些问题，影响了档案管理的效率。

（一）对档案管理重视不够，管理不规范

一些组织对于档案记录工作的重要性意识不足，未将此类任务计入重要的工作日程中，另外部分员工思想涣散明显。具体表现为：有的单位档案管理投入少，档案管理相关硬件设施水平低，档案管理相关制度执行不严，流于形式，致使档案的完整性、真实性和利用价值大大降低档案。同时，由于档案管理工作繁琐枯燥，工作量大，成就感不强，部分工作人员对档案重要性认识不足，心态严重懈怠，未按严格标准执行，造成档案管理混乱，利用率低。

（二）信息化程度低，工作效率有待提高

目前，档案管理的发展取得了一定的进步，但总体发展仍不平衡。发达地区和政治、经济、等各方面表现突出，这些地区有能力、有制度保证引进更多具有专业知识的档案管理人才，有力地保障了档案管理信息化的飞速且平稳的发展。但在一些经济欠发达地区和边远地区，无法加大投入，档案管理信息化建设软硬件配置不均衡，管理和服务中难以全面落实信息化手段，管理质量不高，服务效率低。

（三）档案管理工作人员的素质参差不齐

目前一些地区的档案工作者也存在着年龄结构不合理、专业技能和服务观念落后、职业道德薄弱等问题。在具体工作中，极度欠缺信息技术时代中必备的工作技能，无法落实新的档案保管标准和现代服务理念，这就导致了档案管理信息化建设的滞后，直接影响到档案管理的水平。

（四）设施利用不充分，档案内容不全面

虽然一些档案馆、图书馆及有关单位设立档案存储空间，并配备了相应的物料支持但实际利用率不高，档案保存不善。纸质档案的电子化、音视频资料的收集归档、档案数据的互动利用平台等工作未得到有效开展，严重影响了档案服务功能的发挥。一些单位在收集整理档案时，片面注重纸质资料，忽视音、视频、照片等档案资料的重要性，档案内容体系建设不全面，经济社会发展记录不完善。因此，现有档案已不能满足经济社会建设的需要。

三、档案管理人员应该具备的素质

（一）具有良好的政治素养和保密意识

对于档案管理工作者，需要时刻把握准确的政治方向，体会国家的各项方针政策，能够运用马克思主义、邓小平理论、“三个代表”重要思想以及科学发展观来充实自己。能够运用马克思主义来解释问题。不管怎么样，对于档案管理而言，必须有一个正确的立场以及坚定的思想进行保护。此外，对于档案，原本就是属于保密的范围，因此，作为档案管理者，必须要对之进行保密。在遵守《保密法》和《档案法》的基础上，在运用档案的时候，将保密任务做好。

（二）扎实的档案专业素养

就存档管理而言，是比较专业性的，技术含量比较高的一项任务。每一个程序必须配套专门的理论以及手段。唯有对于这些理论以及手段有了确切的了解之后，档案管理者才可以保证对于档案管理的成效。对于档案管理工作而言，其内容涉及收集档案数据，对数据进行整理，分类，并完成装订、报关利用等任务。因此，作为档案管理者，必须要非常细心地进行工作，才能确保不出现任何错误。就档案管理工作所具备的服务类性质和条件，这就需要从事档案管理的工作者需要有非常好的职业素养以及职业道德。他们需要按照客观事实进行，对于档案完成分类以及建档。对于档案管理工作来说，这属于事务处理工作以及知识密集型工作相互结合的产物，因此，作为档案管理者，必须在专业素养方面过硬。

四、完善档案管理的对策

（一）不断创新档案管理利用工作理念

时代在变化，档案管理利用的工作理念也要与时俱进，不断更新。档案管理者应站在档案管理产业发展的高度审视现状，摒弃陈旧的管理模式。积极学习先进的管理和使用方法，建立崭新的工作状态，保证档案管理能够顺利进行，复核当前社会信息化的发展。档案管理工作人员需要能够主动地认识新时期档案管理利用的规律和特点，树立更加科学的管理理念，不断创新管理形式。

（二）利用信息技术加强档案的管理和利用

随着信息化的不断发展，各个企业事业单位，在发展的过程当中，所涉及到的内容也越来越全面。对于档案管理而言，在信息内容以及形式方面呈现出多样化。以往的人工处理方式完全不能满足当前社会的发展。计算机的出现，已经代替了人工，而且也逐步发展成云管理。基于管理流程以及运用手段方面，电子表格已经进一步代替纸质表格，在安全方面得到增强，保证信息处于保密的层面，防止信息泄露。

（三）完善档案管理制度，加强档案全生命周期管理

我们知道，管理和制度是密不可分的。为了对于档案管理实现高效管理以及利用，需要构建档案工作管理体制，覆盖档案的全部过程，即从出现到最后的运用。就不一样的时期，不一样的服务对象以及具体的保存手段。对于档案实施分类归档，方便之后的使用。为了更好地利用档案，有必要对档案借阅办理相应手续，避免档案丢失。

（四）加强人员梯队建设和业务能力培训

现如今很多公司与组织中的档案管理人员缺少专业素质，对于档案的理解存在认知偏差，处理能力有新时代的要求存在差距，所以新时期要更加强档案管理人才的专业素养培训，根据实际需要定期开展档案管理专业培训，提升相应工作人员的业务管理水平，重视档案工作的责任感促。进新时代档案管理水平全面提升。

（五）加强交流培训

作为档案管理部门，对于档案管理工作者，必须进行相关的培训，只有在不断地学习过程当中，才能获取到新的档案管理知识，便于有效开展档案的管理工作。因此，各个单位，需要拿出一部分的资金，对于那些有着突出业绩的年轻工作人员，要对之实施短期的培训，还需要注意脱岗学习和岗位培训联合起来。倡导以工作学习联合的方式，使得理论学习与实践结合起来，不允许发生“掉书袋”的情形，确保运用学习到的知识，增强工作者在档案管理方面的水平。

（六）档案管理人员需要持续学习

伴随着当前档案管理的不断发展，对于档案管理工作者而言，他们的个人文化素养以及专业技能都有了极大地进步。完成继续教育，其主要的目标就是要不断更新档案管理工作者在知识方面的储备、增强知识的认知能力、对于整体的知识机构进行重新构建，以符合当前社会的发展。其内容主要涉及：提高职业道德教育、提高对于电子管理新概念的教育、增强在档案管理方面的创造力的教育。档案管理工作者需要精通信息的获取能力、传输及时以及存储技术方面，便于对于网络信息资源进行开发和利用，而且能够在工作当中，合理有效地运用信息管理体系，便于实现对于信息资源完成快速和精确的检索。

结 语

新时代对于档案管理的要求更进一步，要求管理工作必须做到科学规范，不但是保证档案管理工作持续有序发展、更是提高档案信息服务能力的重要保证。因此，必须紧跟时代特点，转变管理观念，创新管理方法，提高人员素质，最大限度地发挥档案管理的效能。