浅析完善民政档案管理工作的重要作用

韩如宝

吉林省洮南市社会救助事业中心 吉林洮南 137100

随着我国社会经济水平的快速提升，人们生活质量普遍得到改善，且对政府工作的要求不断提高，民政档案作为记载各类信息的重要载体，其管理工作也受到普遍重视，对于保障民生、创建和谐社会等有着重要作用。因此，联系实际分析完善民政档案管理工作的重要作用与策略进行分析是十分必要的。

1 完善民政档案管理工作的作用分析

1.1 促进廉洁从政

民政档案主要是指，民政部门在展开一系列活动时产生的信息所记录成的档案，具有一定的参考价值，具有较强的参考价值。通过完善民政档案管理，有助于提高政务工作的公开、透明性，既能够减少不必要资金的支出，加快国家政策落实，又能够促进廉洁从政，保证民政部门的工作人员，能够高效完成工作，提高工作效率[1]。以民政档案中的低保档案为例，低保主要是为低收入、零收入家庭提供救助，予以一定的低保金，保证低保家庭的基本生活，为了保证每一个低保家庭都能够得到救助金，就需要经过调查表填写、建立档案等一系列流程，做到一户一档，实现多层次管理，以避免发生徇私舞弊的情况，真正保证低保金能够真正落入有需求人的手中。

1.2 减少社会矛盾纠纷

民政档案汇集了较多信息，掌握着众多人的隐私，一旦出现档案丢失、泄露的情况，很有可能为当事人造成严重损失，相同条件下一人事物顺利通过，另一人则无法顺利办理，很有可能会激发社会矛盾，与民政局之间的关系，也会受到影响。通过不断完善民政档案管理工作，能够推动其朝着规范化方向发展，对于当事人而言是十分重要的。尤其是在婚姻登记档案中，档案的完整性能够保护已婚人的合法权益，同时也是消除婚姻关系的直接证据。然而，在实际工作中，部分地方会出现婚姻登记档案缺失的情况，影响离婚办理，这些都是由于档案管理机制不健全的这一原因导致的，需要在今后予以注意[2]。

1.3 有助于实现专款专用

婚姻登记档案、殡葬档案、低保（低收入）档案、扶贫济困档案、大病救助档案、收容遣送档案等都是民政档案中的重要构成部分，其中有较多都是需要财政资金支持的，如低保、扶贫济困、大病救助等，都需要有专门的款项资金来完成有关工作。这也就要求民政档案中的信息必须精准，才能为各项工作提供参考，进而实现专款专用。科学的民政档案管理，是要实现一户一档，每一户都具有单独、对立的卷宗，且档案会不断变化，当这一户档案中记录的信息，达不到救助标准，就不会使用专项资金进行救助，提高资金的有效利用率[3]。

1.4 节约地方财力

民政档案的不断完善，能够为地方政府、民政部门所有的救助工作、资金支出提供参考与借鉴，根据档案中所记录的信息，依法完成低保、扶贫、大病救助、收容遣送等一系列工作。这样能够在最大程度上避免额外资金的支出，保证每一笔资金的有效利用率，从而达到降低财政支出、缓解财政压力的最终目的，保证政府能够具有更多的精力与财力进行社会救助，保证有需要人的个人权益，为社会稳定、持续发展创造有力条件。

2 完善民政档案管理工作的有效策略

现阶段我国民政档案管理工作已经基本完善，工作流程相对规范，但随着时代发展，档案数量、类型都不断增加且复杂，人工管理的效率、质量与精确性都难以保证，应在今后采取有效措施加以完善。

2.1 重视民政档案合理应用

民政档案管理与民生民计往往有着密切联系，是维护社会稳定、促进经济与社会持续发展的关键点。管理部门应重视民政档案管理工作，了解其产生的积极作用，而后在日常工作中，根据需求选择应用民政档案，使民政档案能够物尽其用。

2.2 提高档案管理规范性

规范的民政档案管理为民政工作提供了较为丰富的事实依据，对于提高工作质量有着重要作用。大部分档案都具有不可再生、不可替代的性质，若是丢失、损坏的情况，就会影响当事人的个人权益。因此，民政部门应致力于构建规范的档案管理模式。一方面，加强制度建设，应充分考虑民政档案的自身性质，根据国家要求，制定档案管理标准，为档案管理提供依据，同时避免档案管理人员的违规操作；另一方面，强化档案管理监督，档案管理涉及到众多环节，任何一个环节出错都会影响档案的真实性，需要对档案管理进行科学监督，促使档案管理朝着规范化、标准化方向发展。

2.3 引入先进的管理方式

在新时期下，档案管理方式逐渐发生变化，信息技术的引入，更是为档案管理模式变革创造了有力条件，对于民政档案管理优化有着重要作用。根据民政档案自身的特点，大致可以应用分类管理、动态管理、电子管理等几种，分类管理是要求档案管理人员对档案本身所述类别进行区分，进而展开相应的管理；动态管理则是要求根据民政档案对象变化，及时更新民政档案，保证信息真实性；电子管理则是充分利用现代科技，将纸质档案转化为电子档案方便存储与更新，且易于查询，提高档案管理工作的有效性。

2.4 强化档案管理思维

若是想要在新时期下不断强化民政档案管理工作，有关部门就必须要将这一工作，放在与其他工作同等位置上并加以公平对待，使管理人员也能够逐渐形成科学管理意识与思维。在此基础上，还应鼓励管理人员持续创新管理方法，在实际工作中寻求突破，做好交接、了解档案收集路径与去向，提高档案管理效率。

3 结语

综上所述，近几年信息技术、大数据技术在人们生活中的应用日益广泛，且工作方式不断优化。民政档案作为一门复杂的管理工作，若是想要更好的适应多类型、大数据档案，就应该引入先进技术，通过重视民政档案合理应用、提高档案管理规范性、引入先进的管理方式、强化档案管理思维等方式，以完善民政档案管理工作，提高民政档案管理质量，保证档案自身的积极作用能够充分发挥。