探索事业单位档案管理信息化建设的途径

马莉苹

吉林省外国专家服务中心 吉林长春 130012

档案管理是事业单位管理工作中非常重要的一部分，不仅是人才信息的重要承载和源泉，还是记录工作、项目等各种信息的一种重要途径。信息时代的到来，传统的档案管理中的各种问题也逐渐凸显，如何充分利用信息技术的优势来提高档案管理效率成为了我们共同探究的课题。

1 事业单位档案管理信息化建设的作用

事业单位档案管理信息化，就是事业单位档案采用信息化管理方式，结合先进的信息技术，依托于专网管理平台，对事业档案信息资源进行融合共享管理，能够实时准确通过专网为相关部门提供准确的数据信息。1.实现信息资源融合和共享，有效提高事业单位工作效率。传统档案管理模式，人工模式占用空间比较大、查询的速度比较慢、档案管理不畅，不能有效满足工作需要。而档案管理信息化能够有效提高工作效率，更加快速地收集、编纂，实时实现信息资源的融合和共享。2.提高事业单位科学管理，节约人力资源。比较传统的人工模式，需要人力资源相对较多，工作强度比较大，费时费力。而档案管理信息化能够实现对数据资源的信息管理，加强数据的重复利用，有效减少数据的重复录入，有效实现资源的融合和共享，节省人力资源，降低工作人员的工作强度。

2 传统事业单位档案管理中存在的问题

2.1 管理理念落后

从管理理念上看，很多事业单位在档案管理过程中并没有充分认识档案管理的重要性和必要性，甚至有很多单位对《档案法》的法律法规了解甚少，以至于很多事业单位的档案管理并没有得到有效的重视，档案管理工作也缺乏秩序，难以落到实处。除此之外，由于对档案管理的认识不足，在工作过程中，往往都更加注重档案的收集、整理和保存，而忽视了档案的充分开发和利用，从而严重影响其管理的有效性。

2.2 管理业务较差

从管理业务上看，很多事业单位虽然设立了档案管理部门，但是缺乏有效的管理制度和监管制度，很多工作都是流于表面形式，档案管理并没有发挥其真正的作用。甚至有些事业单位在档案录入、档案销毁等过程中没有合理的制度规范，也没有遵循其相关的法律程序，从而造成不必要的损失。

2.3 管理设施不足

从管理设施上看，信息技术的发展，让档案管理工作逐渐从人工管理向信息化管理转变，但是由于单位对该工作的不重视，很少在档案管理工作者中投入更多的资金和精力。这也就导致了单位人员的工作意识淡薄，管理工作仍然得不到有效的提升和发展，甚至还有很多单位档案得不到有效的保存，管理设施得不到有效改善，从而严重影响档案管理工作的有效性[1]。

3 事业单位档案管理信息化建设的可行性对策

3.1 提高信息化建设的针对性

事业单位在进行档案信息化建设时，必须要将档案管理的实用性考虑进去，为其提供充足的人力、物力、财力，强化档案管理信息化网站的实用性。另外，事业单位的档案信息管理网站为相关人员提供所需档案管理工作，并且以网页的形式建立，实现档案管理的网上查找和信息化的使用，具有很强的现实意义。事业单位档案管理信息化建设需要加强网页式的服务建设，这对于信息资源的传递更加便捷，也更加适应时代发展潮流。与此同时，在档案信息化建设过程中，还需要顾及到档案与软件的兼容性，使其更高效的保存下来。

3.2 提高信息化建设的安全性

事业单位在进行档案信息化建设时，必须要规范和完善档案管理制度，并严格执行档案管理工作的各个环节。需要注意的是，事业单位一定要规范使用员工档案资料，强化工作人员对于档案工作的掌握，促进档案使用及保密措施的完善。除此之外，应该采用硬件保护和软件预防相结合的方式针对电脑病毒进行技术防护，同时构建档案信息安全防护体系减少黑客入侵现象发生。目前应用的防火墙技术，即在档案部门的内网和外网之间设置保护屏障的方式，在避免泄露内部信息的基础上防止外部人员非法获取档案的手段是最为常见的。像安全保密技术，如数字签名、数字证书、加密技术等手段也在发挥着至关重要的作用。值得一提的是，事业单位各部门之间需达成统一标准，共同构建安全体系，降低安全风险。

3.3 强化档案管理人才的引进和培养

事业单位在进行档案管理工作时，应该注重对于档案管理人员的培养问题，采用分级管理培训的形式，对员工进行指导和监督，并将工作安排细分，责任到人，高层员工要端正工作态度，提高专业技能水平，帮助工作任务顺利完成。档案管理工作是服务性质的工作，与此相关的工作人员都应该具备较高的道德水平，更好的为档案管理工作。

3.4 转变管理理念

要想实现事业单位档案管理信息化的发展，管理部门的管理理念是关键和基础。首先，要从事业领导层上充分认识信息时代档案管理的职能和重要性，能够从传统的管理理念中脱离出来，加大档案管理部门的设备投入和技术投入，为档案管理信息化建设奠定物质和理念基础。其次，作为档案管理人员要了解《档案法》等相关的法律法规，能够意识到档案管理的重要性，重视档案管理工作，提升自身的专业能力和服务意识。最后，要加强人事档案管理的队伍建设，定期组织职工进行学习和培训，要求工作人员热爱本职工作，肯吃苦、能钻研、有耐心、保密意识强。熟练掌握档案信息的加工、运行、传递、存储及多媒体使用操作，灵活使用各种安全防范软件和技术，从而不断提升其专业知识和管理技术[2]。

4 结语

综上所述，信息时代的发展，给事业单位档案管理带来了机遇的同时也面临重大的挑战。所以，作为事业单位管理部门和档案管理部门需要从更新管理理念、规范管理标准、提升职工素养、完善技术安全防护、健全档案信息化管理制度几个方面进行创新和改革，使其更好的适应信息时代的到来，进一步促进事业单位档案管理工作的顺利开展。