试论纸质档案与电子档案的融合

2020-11-27王宗勇

商品与质量 2020年40期

王宗勇

济南市济阳区城市更新服务中心山东济南 251400

现阶段，数字化技术、信息技术迅速发展。同时，无纸化办公深入推定，使得电子档案逐步成为主要的档案保存形式。但是，就当前的情况来看，电子档案管理模式并未全方位推行，一些技术性问题未得到较好解决，这就推进了纸质档案与电子档案融合管理，提升了馆员的工作难度。

1 概述

1.1 档案特点

电子档案是由电子文件借助计算机的识别、处理以及存储等功能转换而来的，并且能够在互联网中进行传递，通常来说是以案卷作为单位。而电子文件在现阶段的主要载体有硬盘、光盘、磁盘等，所以电子文件中所记录的信息已经打破了源文件的局限性，具有载体多样化、储存简便、快速、容纳性高的特点。但电子文件也存在一些缺点，比如互联网环境中电子文件的安全性可能会受到威胁，如果管理不到位，可能会造成文件数据被盗窃、篡改、抹除等，另外制作电子档案也需要一定的技术含量，对管理人员的专业素养和现代化办公工具应用能力具有相对严格的要求。纸质档案就是以纸作为信息记录的载体，通过文字叙述的方式记载相关活动和材料信息等。纸质档案的主要特点就是容易识别、存储方式更直观、保存时间长等。不过受纸质载体的影响，纸质档案材料具有易潮、易燃、易老化的缺点，这使得纸质档案的管理工作具有很大的难度，文字模糊、档案破损等使档案价值无法得到充分的发挥。

1.2 融合的必要性

纸质文件和电子档案各自存在着优缺点，在实际生活中我们无法完全舍弃其中某种文件的存在形式，也不便于单独使用某种文件形式来储存、保管信息。通过实际的应用，我们会发现在很多情况下两种文件存在形式的优缺点可以互相弥补，取长补短。从此可以看出，两者融合更有利于满足人们对于社会信息越来越多，越来越快的需求。在实际应用中，纸质文件一经完成归档储存就不好再修改，因为只有这样才能保证档案的记录原始性和真实性。当人们需要进行信息处理时，纸质文件不方便被修改就变成了它的缺点。这时电子档案便于修改的特性则弥补了纸质文件的不足[1]。

2 纸质档案与电子档案的融合策略

2.1 落实双档制管理模式

对于纸质档案与电子档案来说，两者均具备一定的局限性。而使用 “双档制” 管理，就能够解决纸质档案与电子档案管理本身的局限性问题。在此过程中，馆员需要重点落实纸质档案的转化。依照重要程度、使用频率等因素对档案进行分级，对重要程度强、使用频率高的纸质档案进行第一时间的数字化，促使其转变成电子档案，实现 “纸质+ 电子” 双途径保存管理。利用双档制管理，能够避免借阅与使用、长时间保存对纸质档案的损毁，同时也防止了由于电子载体损坏而导致的档案信息丢失、无法修复的问题发生。因此在使用过程中，最好定期对电子文档资料进行备份或者备份纸质版档案资料，在相关的目录中进行准确的备注，同时也要方便查询和调用，这样才能够更有效地提升档案管理的效率，同时这种将电子档案跟纸质档案结合在一起的方式，能够保证档案管理的安全性和有效性，同时将电子文件和纸质文件共同保存起来也做到了双保险，采用双档制有效解决了电子文件在保存中容易出现的问题。

2.2 加速纸质档案数字化管理

在现实生活之中，纸质档案与电子档案融合是可行的。对于电子档案而言，可以在发展过程中借助于纸张打印的形式来向纸质档案快速转换，这样就能有效提升电子档案直观性。对于纸质档案而言，使用扫描亦或者是计算机输入等手段，自然能够有效转换成为电子档案，从而有效提升档案管理工作效率。针对这一点，在发展过程中就可以将两者之间可以共存且十分合适的临界点及时寻找出来，这样就能更好地提升档案管理质量和效率。在推进纸质档案数字化管理的期间，需要及时借助于扫描仪亦或者是数码相机等一系列数码设备来进行数字化加工，这样自然能够促使其向磁盘、磁带、光盘等载体存储形式而转化。在恢复档案材料模糊褪变字迹以及对于污损残缺照片的时候，这一技术也能够起到一定的恢复促进效果，同时及时改变档案利用孤本状态，让更多的人能够参与到资源共享之中。最后，在纸质档案数字化管理真正实现之后，即可直接将已经开放的档案上传到网络上，这样就能便于使用者无限期的查询与使用，从而有效扩大使用者档案空间，减少原载体档案因为频繁使用而造成的损害，而纸质档案存储以及使用寿命也能够因此而得到有效提升[2]。

2.3 强化档案管理人员的基本素养

随着科学技术的进步和信息化的普及，全面提高档案管理人员的素质，已经成为当下档案管理工作的重要内容。档案是非常重要的信息资源，档案管理不仅要体现专业性，也要体现组织纪律性，档案管理人员肩负着管理、保护档案的职责，档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，而档案管理人员的工作质量和工作效率直接关系到档案的完整、齐全、安全和利用效果[3]。因此，对于档案管理人员，必须熟悉和掌握电子档案的各类存储质及其相应的特点。同时更要认真学习档案业务知识，努力提高档案管理的能力，并在平时工作中及时进行必要的经验总结，逐步健全完善档案管理手段，以保证档案工作能够扎实开展。