探索事业单位档案管理信息化建设的途径

2020-11-27庞凌亚

商品与质量 2020年40期

关键词：信息安全事业单位档案管理

庞凌亚

山东省德州市数字化城市服务中心山东德州 253000

在互联网时代下，事业单位档案管理人员必须要尽快转变自身思想认识，推动档案管理工作理念和方式的创新。档案管理人员要善于应用好现代信息技术来开展工作，借助大数据和云计算技术更好地开发利用档案资源，确保事业单位的健康发展。

1 事业单位档案信息化管理存在的问题

1.1 缺乏对档案信息化管理的重视

在传统的档案工作中，事业单位领导往往缺乏对档案管理的认识，导致在工作中没有主动性，也没有管理创新的意识。在统筹规划上，通常认为档案管理的工作只是对人事档案信息的保管、储存，并不愿意耗费过多的精力和时间，最终让档案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日渐普及的当下，这种管理思维已经不能顺应档案管理的新需要。

1.2 档案管理人员信息化处理能力低

在信息化突飞猛进的当下，事业单位档案管理人员信息素养、综合素质都难以充分适应工作需求。当下很多档案从业者不是档案专业毕业的，也未经过专业的培训，缺乏对档案管理信息化的理念认知，在新思想、新思维方面，整体知识储备薄弱，对待现代信息技术的掌握、数据的处理等都不够熟悉，总体来说工作缺乏有效性和针对性。

1.3 工作者专业水平有限

在事业单位的信息化建设中，工作者的专业水平在很大程度上影响着信息技术的应用效果。就目前来看，部分工作者对于档案管理工作的认识不足，仅将其看成程序化的边缘性工作，未了解到档案在事业单位决策中的重要性，因此，在信息技术上缺少自我提升意识，使得各项高新信息技术难以在档案管理工作中推行。此外，部分领导者早已适应了以往的工作状态，没有意识到信息化建设为工作带来的益处，因此，对培训工作并不重视，使工作人员获取信息化档案管理知识的渠道匮乏，难以及时接触到先进的信息化管理技术，降低了档案管理团队的专业水平，阻碍了档案管理信息化建设的发展[1]。

2 事业单位档案管理信息化建设的具体路径

2.1 转变观念，优育人才

一是事业单位领导者和管理层应起到 “领头羊” 的作用，积极转变观念，建立起完善开展档案管理的正确认识，充分掌握档案信息化管理的含义、关键价值、长处及不足，树立良好的信息化应用意识；二是积极引进档案管理人才，并培养高素质的档案管理工作人员，事业单位可借助内部竞聘、向社会招聘、邀请专业人士讲座制定等方式，来搭建起一支高素质的档案管理人才队伍，并强化档案管理工作人员的教育，确保其具备较强的责任心、良好的专业素质、牢固的档案管理知识等；三是强化轮训学习，确保档案管理人员能够及时掌握最新的档案管理知识，充分了解信息化管理手段与技能，使之专业能力和专业素养能够始终满足现阶段事业单位发展的需求；同时，事业单位应强化档案管理人员的计算机应用能力等培训，对其管理业务能力进行着重考核，强化其档案管理思想认识的培养，促使其一心一意投身到档案管理事业之中。

2.2 完善配套制度

配套制度作为各级职工干部共同落实事业单位档案管理信息化建设的重要支持，单位应当构建出一套完善的配套制度，使各级职工干部在履行自身责任和义务过程中能够实现有章可循、有据可依，加速推动档案管理的信息化进程。在配套制度建设上，领导者需要先结合当前的实际情况，制定出合理的信息化建设目标，并围绕该目标规划出科学、详细的建设方案，然后针对各项工作的具体落实，制定详尽的操作规范和细则，再在此基础上构建一系列的配套操作管理，提高各级职工干部对建设任务的自觉性[2]。

2.3 积极引进高新信息安全技术

为了保护事业单位的信息安全，优化信息化建设工作的效果，首先，预警工作是极其重要的因素。事业单位对于可能预见的危险性隐患防患于未然，起到预见的作用。在事业单位计算机网络系统当中，保证每个成员能够相互协作、相互配合，降低网络信息风险发生的几率，通过防御不法分子通过恶意手段入侵，提高事业单位的网络安全性。其次，事业单位应积极引进高新信息安全技术，并加以有效的推广和落实，强化各级干部职工的信息安全意识，排除威胁档案管理技术应用安全的因子，使档案管理的信息化建设任务得以顺利落实。例如，利用防火墙技术，实现信息的互联互动，还可以通过反击使网络入侵者无法实施入侵，破坏检测系统难以得逞。

2.4 严格控制档案质量

在档案管理信息化建设发展中会形成较多的电子档案，还会涉及到纸质档案的数字化转换工作，所以应当真正把好质量关。首先要做好质量鉴定，针对各部门上交的各种档案材料按照相关规定严格把关，不符合规定的必须第一时间更正。其次应做好电子档案的保存管理，明确电子档案归档管理需要注意的问题。最后需提升电子档案的利用效率，强调档案资源的开发利用[3]。