企业物资采购中的质量风险及其防范措施

黄飞茹

东方电气集团东方汽轮机有限公司 四川德阳 618000

制造企业生产物资采购是企业进行生产经营活动的第一步，也是企业业务活动的重要基础，其采购物资质量的高低将直接影响到企业交付产品的质量，长远来说影响企业生存与可持续发展。从公司内部发现质量问题来看，其中一半与供应商质量问题相关，从电厂反馈质量问题分析，其中超60%为配套件物资质量，同时质量问题还会对生产周期造成不小的影响。因此，如何对物资采购中的质量风险进行有效防范与控制是摆在公司面前的一道重要课题[1]。

1 公司目前采购质量管理面临的形势

公司采购物资类别多，设及大型铸锻件、小型铸锻件、特殊锻件、特殊钢材、钢板、焊材、阀门等，全年供货供应商超过500家，单个类别物资的品种和规格多，以特殊钢材为例，涉及品种和规格就超过2000种。通过以上分析，采购涉的方面比较多，故公司物资采购不仅要求商务谈判能力，对各方面专业能力也有要有一定要求才能进行相关质量管理。

2 采购物资质量风险识别

从上分析，如果在采购过程中所有物资、供应商均采取同一种方式进行管控显然是不合理的，故需要针对具体的问题进行具体管控，进行区分对待，结合公司实际情况，公司采购过程中存在的质量风险识别如下：

（1）新供应商的引入，对生产产品不熟悉，对技术和质量要求理解不到位。

（2）新图纸首次生产，生产工人对图纸不熟悉或理解不到位。

（3）长周期生产物资（如转子）生产过程中存在质量问题而报废的风险。

（4）钢厂生产物资由于冶炼水平限制，在到厂后发现钢材缺陷导致零件报废。

（5）特殊钢材料由于国内生产水平问题不能全部满足采购技术条件。

（6）配套件发货到电厂现场后发生影响安装或投运的质量问题，造成用户不满。

（7）供应商生产过程中不注重生产过程记录（或记录不全），不注重软件质量，对后期实物质量的判断造成影响。

（8）部分供应商生产过程记录造假，造成严重影响。

3 防范措施

3.1 加强技术管理

针对新供应商进行技术和管理技术交底，对特殊物资可以要求供应商进行首件试生产并对首件试生产物资进行全面检查，必要时候可采取现场跟踪生产过程，以检查其过程的规范性。

新图纸生产要求技术人员对工人进行技术交底，确保工人没有疑问后再进行生产，首件生产完成后进行简单总结。

考虑部分物资国内生产水平问题，可与供应商开展联合QC，以持续提高供应商的技术和生产水平，不仅能提高质量还能降低采购价格，确保生产周期，最总获得用户的认可。

对问题多发的供应商进行帮扶和交流，帮助其技术提升，解决其生产过程中面临的问题，分享其它企业生产过程中的经验[2]。

选取重要供应商进行质保督查，以检查其管理是否符合质量体系要求，以外部力量倒逼供应商进行持续改进。

合同中增加质保金和现场服务要求，以快速响应现场需求。

建立供应商质量红线清单，提升供应商质量意识，对违反质量红线供应商进行严肃处理。

3.2 加强物资采购管理，实施采购全程监督

企业采购采购部门，要按照物资采购工作制度和采购流程，对企业采购工作实施有效管理。同时企业要建立完善的物资采购监督检察机制，有企业纪委、监察部门、审计、法律事务、工会、有关技术部门组成联合监督机构，分工负责对企业物资采购进行全程监督检察。加强对物料需求计划，物资采购计划的审查。确定合格供应商。供应商资质审查，市场信誉调查，实际存货调查结果，要报企业监督部门审查后确定。做好和合同签约审查。企业成立委员会，有纪委人员和工会职工代表全程参与过程。合同订立要经过企业法律事务部门审核把关，确保签约合规合法、严密有效。

3.3 构建合格供应商档案

物资管理机构一定要充分地考虑合作的供应厂商信誉，构建信誉度良好的供应商档案，规避在市场中进行物资采购的时候随机性地选择供应商，并对供应厂商的情况考查的行为，以免因供应商信誉问题无端地浪费人力、物力。建立合格供应商的档案，以便与市场信誉度优良的供应商建立长期合作关系，最大化地规避供求双方发生经济纠纷而造成的资源浪费。

3.4 强化企业内部控制

企业管理者应加强物资管理制度的建设，促进内部控制高效、有序地运行，进而化解企业物资采购环节中一系列风险。关于物资管理制度内容，一定要对采购活动的、采购、验收流程进行明确，同时，还要对盘点、存货管理等制度予以明文规定，让采购管理者有章可循。物资采购、验收是企业的重要岗位，应定期进行轮岗作业及培训，强化审计、监察机构的监督检查，防范发生舞弊现象。对管理人员应强化业务知识、技能的培训，全面提升其管理水平。

3.5 运用现代信息技术，提升采购决策的科学性

我国已进入信息时代，借助信息技术和互联网技术，我国物资供应和商品交易进入电子商务阶段，商业信息成为商业行为的决策依据。企业物资采购也要借助信息技术和互联网技术，与现行的ERP管理模式相结合，大批量搜寻收集物资供应市场信息，建立企业物资采购信息库，依靠大数据分析，掌握市场动向和变化趋势，掌握物资价格和供求信息，争取在物资采购中的主动地位，为采购计划的制定和价格决策提供科学依据，以此规避采购中的价格和资源风险[3]。

4 结语

总而言之，对于企业物资管理来说，物资采购是一项至关重要的采购流程，需要严格遵循法律要求执行采购工作，于此同时还应采取一系列措施规避采购风险。通过完善企业物资过程、提升企业风险防范能力、严格审查物资供应商与投标方，使企业物资采购工作顺利进行。