建筑工程档案信息化管理现状及对策研究

2020-11-26徐建新

建材发展导向 2020年15期

徐建新

（济南城市投资集团有限公司，山东济南 250014）

建筑工程档案是指在工程项目实施的过程中，将工程图纸，工程实物以及在整个工程项目中具有中重要价值的信息和资源进行收集整理的一项重要工作。建筑工程档案管理作为一项基础性工程和技术性的管理工作，对提高工程项目质量和水平促进建筑企业发展有着至关重要的作用。

1 建筑工程档案管理的现状

1.1 建筑企业对于工程档案管理的重视程度不高

目前，绝大部分的建筑企业认为工程档案不过就是一张纸，没必要太在意，将更多的注意力放在了工程项目的施工建设上，对档案管理的重视程度十分低下，致使管理人员在记录档案时总是草草了事，工程档案的信息内容不完善，长此以往，会出现工程信息缺漏，许多已经建好的工程资料无从查起，对建筑企业造成了很大的负面影响，阻碍企业的发展。

1.2 建筑工程档案管理的人员结构不合理，人员的专业素质低下

所有企业的档案都具有专业性和机密性的特征，这就要求相应的档案管理人员要具备相应的管理能力和专业知识素养，这是管理档案的关键所在。现如今，绝大部分的建筑企业都缺乏专业的档案管理人员，档案管理部门设置也十分混乱，都是一些兼职的工程人员来捎带处理档案，这样必定会对项目工程的档案信息产生很大的影响，致使许多工程的信息交错在一起，出现信息混乱的情况，大大降低了管理的效率，阻碍建筑企业的发展。

1.3 建筑工程档案管理的方法落后，管理效率低下

建筑工程项目具有周期长，体重大，节点多，专业性强的特点，这就决定了工程档案的种类繁杂，数量庞大的特性，建档以及管理的难度很大，而现如今，绝大部分的建筑企业仍然采用传统的档案管理方法和模式，这就会导致在遇到多个项目工程建档时，无法及时快速的进行信息收集和处理，大大降低档案的管理效率，阻碍企业的进一步发展。

2 如何实现高效的建筑工程档案信息化管理

对于建筑企业重视程度不够的问题，企业应转变观念，充分重视建筑工程的档案管理，提高档案管理的意识，完善档案信息和内容，促进企业的稳定发展。

例如，建筑企业可以聘请相关的工程档案管理专家对企业的一些典型工程项目情况做一个全面而具体的了解和分析，并且根据企业目前存在的问题提出切实可行的建议，引导企业有效的开展档案管理工作，并且派遣专门的监督人员对档案管理进行有效的监督，提高企业对于工程档案管理的重视程度。企业自身也应充分认识到档案管理的重要性，积极地采取内部措施来加强管理，提高管理意识，约束管理行为，促进企业的进一步发展。企业还应注重建筑工程档案信息的完整性，将工程从施工设计到施工结束中所有的信息收集起来，进行逐一筛选整理，完善整个工程的档案信息，防止出现信息缺漏，信息丢失的情况，对企业产生不必要的影响。在档案编制方面，档案管理人员要将原有的纸质档案编制成为电子档案，在编制过程中，需要保障电子档案内容的真实性和有效性，而在档案编制完一年后，则要对纸质档案的重要性进行再次测评，如果纸质档案的重要性较低，那么该档案可以被进行销毁，仅存在电子档案形式进行保存。

1）优化档案管理人员结构，提高人员的管理水平。管理人员是工程档案管理的核心所在，企业深刻认识到档案管理人员的重要性，积极地采取措施加强对管理人员管理技术的培训和专业管理人才的引进，优化档案管理人员结构，有效提高人员的管理水平，促进企业的发展。例如，企业应加大资金投入力度，在社会上广泛的招聘人事档案管理专业的人才，选拔责任心强，管理知识和经验丰富，管理技术和水平高的人员对建筑工程档案进行有效的管理，并对这些人才展开相关的培训，熟悉建筑工程项目的类型，了解相关的工程细节。

2）采用先进的信息化管理方法，建立完善的建筑工程档案数据库，提高管理效率。传统的纸质档案管理方法已经不能适应目前建筑档案的管理，现如今，信息技术逐步发展并且已经成为趋势，因此，建筑企业应采取先进的信息化管理方法，建立完善的建筑工程档案数据库，提高管理效率，促进建筑企业的发展。例如，企业首先应对档案管理人员开展信息技术培训，有效提高管理人员的计算机水平，然后将纸质档的工程档案利用计算机进行重新整理，可以按照工程项目的大小或者工程项目的类型等共同性质来进行具体的分类，然后根据其建立不同的有层次的档案系统赋予简介的检索字眼，然后设置相应的检索系统，输入关键字即可找到相关全部资料，建立大型的建筑工程档案数据库能够提高档案的管理效率，促进企业的可持续发展。