文书档案数字化管理现状及策略分析

2020-11-26曲澜涛

大众投资指南 2020年21期

关键词：文书检索档案管理

曲澜涛

（国家广播电视总局五二三台，吉林长春 130052）

管理文书档案工作是企业进行决策和开展工作的依据，加强文书档案管理工作促进企业的发展。但是大数据时代使得企业在工作中产生了更加多样和复杂的数据，对管理文书档案的要求更高了。因此，改革文书档案的管理工作势在必行。

一、文书档案数字化管理现状

（一）文书档案数字化进程缓慢

现阶段，部分企业文书档案数字化进程缓慢，许多文书档案仍然以纸质形式归档与管理，难以开展后续的数字化利用工作。之所以出现这种现象，主要是以下几类原因：一是部分企业软硬件设施不完善，难以高效地对文书档案资源进行数字化处理，例如：缺乏高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，没有引进文书档案格式转化系统、文书档案管理系统等；二是部分企业文书档案管理人员数量不足，难以在处理存量档案的同时，对增量档案进行数字化处理。

（二）管理标准不统一

文书档案管理涉及查找、整合、存储和入档等多个环节，是一个繁杂而又细致的工作，档案数字化是利用计算机网络技术对文书档案资料的查找、存储和入档等环节进行操作，但由于在档案工作中缺乏全面、统一的管理标准，导致档案信息的查找、存储和入档等技术方法落后。在文书档案数字化管理时，由于文书档案管理人员对档案的整理方式和次序缺乏统一性，常常会出现档案信息收集不准确、信息管理分类不明确等问题。

（三）文书档案数据库建设进展迟缓

文书档案信息化管理的首要任务是建设数据库，实现文书档案的数字化管理。但是一些单位的文书档案数据库建设存在问题，进展缓慢，主要是：没有对文书档案进行有效的分门别类和编号著录工作，后期在进行检索时会面临很大的问题；未及时对文书档案进行编研，档案专题资料数据库建设及开发跟不上工作的要求，文档一体管理工作的系统性不强；文书档案数据库建设的责任划分不够明确，档案管理人员的工作压力比较大。

二、文书档案数字化管理策略分析

（一）转变观念，深入推进文书档案数字化建设工作

一是要完善软硬件设施，优化文书档案管理环境。一方面，企业要结合文书档案信息化建设的基本要求以及企业实际情况，购置高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，对纸质文书档案进行扫描处理，并录入至计算机终端；另一方面，企业要购置文书档案格式转化系统、文书档案管理系统，实现微机化管理，有效对声像类、载体类、影响类的文书档案进行格式处理和管理。二是要结合企业人力资源实际，进一步引进专业化人才，实现文书档案数字化工作专人负责的目标，提升数字化的质量。三是要进一步推动信息资源共享工作，通过技术手段来打破文书档案管理系统与OA办公系统的数据传输壁垒、数据共享壁垒，实现文书资源一站式传输、开发与利用，提升文书档案管理的速度和质量。

（二）加强文书档案的分类整理工作，实现一体化管理

在实际应用过程中，可以根据内容对文书档案进行分类。从宏观层面上，可分为四大类：一是政策类公文。政策是单位开展工作的重要依据照，在单位的日常经营管理中有着重要的作用。政策类文书档案是部署工作任务、规范工作流程和要求、总结和评估工作的重要工具和依据。二是会议类文件。包括各种形式的会议所产生的文件材料，如董事会、工作会、办公会、早调会等不同会议形成的工作报告、会议记录、会议纪要、工作方案、影音资料等。三是综合类公文。包括工作计划、总结、汇报提纲、调查报告等。四是协调类公文。包括通报、通知、函等公文。

（三）建立合理的信息数据库

构建文书档案数字化管理模式，建立科学合理的信息数据库是必不可少的，信息数据库包括了全文数据库、目录数据库，但是在建立数据库时还应注意2个数据库之间数据信息的兼容性问题。其中全文数据库主要利用专业的档案数字化管理软件或共享应用软件等建设，对著录格式进行统一规范，将文书档案信息及时地储存在档案数据库中，并对数据库的档案信息实施结构化处理，在一定程度上提高了档案信息的管理和利用效率。目录数据库则是采用综合档案管理软件系统进行建设，能够直接实现文书档案数字信息的条目级著录，且在档案信息的查询和利用等方面较为便捷。

（四）改变传统的检索方式、提高检索能力

首先，对于检索方式，不应该仅仅依赖于现代的技术水平，还应该做到人机一体，从整体上提高我国的检索能力可以对全部的文书档案的资料及时进行分类，对于音频、视频等文件更应该妥善保存，防止受潮或者丢失，还应该积极利用管理系统，将文书档案的主要内容及时录入，为检索工作创造良好的条件；其次，提高检索能力最重要的一项就是提高管理人员的素质。应该对管理者加强思想理念的更新，使其能够清楚认识到文书管理工作的重要性，加大宣传力度，将文书档案管理工作纳入各项基础性工作日程中，并明确设置考核指标、加强对管理者的培训等。