加强机关事业单位档案科学化管理的途径

2020-11-26刘平

商品与质量 2020年4期

刘平

单县行政审批服务局山东单县 274300

在信息技术发展水平不断提升的今天，机关事业单位产生的电子文件和档案资料也越来越多。在这种情况下，只有采取相应的措施提升档案管理的信息化水平，才能够满足机关事业单位的日常工作需求，促进机关事业单位的发展与进步。

1 档案科学化管理这一重要举措的意义

以往的管理办法是将重要的纸质档案资料整理，如果工作人员将这些资料任意摆放在档案室，将导致档案管理的杂乱无章。机关单位的员工具有流动性，若要求他们自行保管档案材料，在员工任免工作时，可能会出现档案找不到的现象，影响机关单位的工作延续性。档案对机关单位造成的损失是不可估量的，将工作的原始资料——档案，将其妥善保管是机关单位在管理过程中十分简单并且基础的工作[1]。

2 目前机关单位在档案管理中出现的问题

2.1 忽视档案管理的重要性

现阶段，机关单位对容易彰显成绩的管理十分重视，比如财务管理和人事管理等，忽视对于档案管理的工作，这种现象普遍存在于我国机关事业单位。更有甚者，事业单位没有设立单独的档案管理部门，究其原因就是认识不充分，不了解档案管理制度在日常工作中的重要地位，没有深刻体会到档案管理工作会对于单位的重要性。将档案管理部门与其他部门相比较，前者非常容易被管理者忽视，或对其精简，还有的单位在档案管理部门只有兼职的员工。而兼职员工没有专业的档案管理知识，并且职位还不固定。因为档案管理工作易被忽视的属性，也在一定程度上限制了档案管理工作的发展方向。

2.2 档案管理制度的停滞不前

现阶段，档案管理这一模式在伴随着机关事业单位的深入改革后也迎来新的关注高度，但是机关单位的发展和档案管理制度存在日益增长的矛盾。一个单位的档案分布在不同的部门，阻碍了部门间的相互了解，让档案管理存在很多问题，并且处于离散的状态。因为各个部门职员都不是相关专业毕业，或没有经过系统的学习，很难让他们从心里重视档案管理的重要问题，最终使档案的利用率逐步下降[2]。

2.3 没有完整的科学化档案管理方式

电子信息技术在伴随着快速发展的电脑网络技术，成了职员日常工作中、学生学习过程中不可或缺的重要工具。越来越多的高科技技术被逐渐发明，并快速应用到学习、工作和生活中，不但方便了人们日常生活，还对人们的办事效率有了大幅度改善，并且摒弃了传统的档案管理模式，出现了越来越高技术水平的管理方式。相较于以往的纸质材料来说，电子信息技术的快速应用，新形势下的方案与旧的方案发生越来越多的碰撞[3]。

3 机关单位顺利进行科学化档案管理的重要办法

3.1 政府部门应该大力支持相关事业部门

政府应求立法部门针对档案管理的办法制定或完善法规，依法加强建设机关单位的档案管理部门，对机关单位要有目的性的进行实时监督并指导督促。政府部门应该多与相应机关进行座谈，宣扬档案管理的必要性及完善档案管理制度的意义，为相应的机关单位打造一个积极的工作氛围。要将在档案管理方面表现优异的单位或个人找出来作为榜样，做好带头作用并全面改善全国机关单位的档案管理水平。最后，政府相关部门在有必要的时候采取必要措施，深入基层并且制定措施和管理制度，每过一段时间采取抽查考核的制度，对于不满足要求的单位或个人进行相应的知识培训。

3.2 摒弃以往档案管理的思想

机关单位想要实现档案科学化管理，就必须要抛弃旧的管理措施，积极接纳新的管理方式。打破落后的档案管理模式，将各个部门之间的界限去除掉，才能有更高的效益。机关单位必须要先改变管理理念，才能更好地监督档案管理工作人员进行实时收集、合理归类、妥善保管，最后加以整合与利用的工作。相关的机关领导作为领头羊率先去了解有关档案管理方式的相关书籍和文献，促使在机关单位内部形成由上而下对档案管理工作的重要性认识[4]。

3.3 完善档案科学化管理制度

科学的档案管理机制是相关事业单位进行档案科学化管理必不可少的条件。相关单位首要条件是改善档案管理的科学化，这会保障档案收录的及时、分类的合理以及最后的归档步骤完整性。完善管理措施，必须要根据档案管理的可持续发展性、能否适应相关单位的现实情况和档案能否进行安全储存。管理部门需要合理运用网络资源和技术，开发能满足本单位和档案管理工作的操作程序，通过规范管理职能以及合理运用技术两方面共同保证数据安全，将纸质版和电子版上的档案统一到一个操作系统中，实现职员的高效率工作。

3.4 建立完整的档案管理系统

将档案进行档案化处理逐渐演变为相关单位在实现档案科学化管理的重要工作，将档案用电子文档的形式进行收发、存贮的操作，可以方便工作人员进行查阅或者修改。计算机技术不断发展，电子文档正在不断取代纸质文档，将计算机技术应用到众多行业和领域中已经成了常见的事情。在对于档案管理的工作来看，以往的人工管理模式很难满足处理大量数据的需求。通过计算机进行档案管理，可以避免人为的失误并且提高了准确度和效率。所以，档案科学化管理就需要机关单位完善局域网，将档案进行共享处理，才能更好地提高档案管理工作的科学性与正确性，更具有说服力[5]。