机关事业单位社会保险档案管理的创新路径

2020-11-26何华恩

商品与质量 2020年4期

何华恩

诏安县机关事业单位社会保险中心福建漳州 363500

机关事业单位的社会保险档案管理工作是社会保险事业的重要组成部分和基础。在推进和谐社会建设和社会保险事业加快发展的新形势下，机关事业参保单位的档案管理工作也面临一些突出矛盾、困难和问题，直接影响这项工作的有效推进，不能充分发挥社会保险档案利用及其管理部门的服务作用，不利于社会保险事业的发展和参保人员基本权益的保障，应深入研究，推进工作创新，尽快解决问题。

1 社保档案的价值和作用

1.1 是维护参保人员权益的基本依据

机关事业单位社会保险档案是广大参保人员维系自身利益原始的法律凭据。当自身的利益受到损害时，凭借社会保险档案可以维护自身利益，也是决定参保对象，特别是离退休人员待遇调整金额的多少的凭据[1]。

1.2 有助于维护社会和谐稳定

机关事业单位社会保险档案的管理有利于参保单位的稳定和谐，社会保险档案是整个民生档案的关键组成部分。社会保障体系建设是现阶段构建社会主义和谐社会的重要内容，管好社保档案，可以有效推动社保事业的稳定健康发展，促进民生问题的解决。

2 社保档案管理存在的主要问题

应依法实施社会保险档案的管理，依法管好用好社保档案，让社会保险档案发挥积极作用，为人民提供更好的社会档案服务。但当前社保档案管理还存在着一些问题。

2.1 依法管理社保档案意识不强

一些单位缺乏依法管理社保档案意识，随意堆放，杂乱无章，无档案库房,无灭火器等，这些不规范行为加重了社会保险档案管理的危害性，影响社会保险事业的发展。机关事业单位中人退休，待遇领取法定年龄的认定凭纸质材料，给不法者有机可乘。这些情况，给社保档案的管理带来了很多问题。社保档案管理法治意识薄弱，导致档案管理工作恶性循环，不利于维护档案管理法律的严肃性，不利于构建法治社会。

2.2 社保档案管理体制不顺

社会保保险涉及面广，参保单位多，参保人员复杂，从程序方面包括参保登记、审查、缴费、待遇发放以及死亡退保等，这些繁琐的程序，构成了大量的档案管理工作。不同社保业务档案，归属不同科室，科室之间交叉工作多，特别是退休中人养老金重算时，需要征收、待遇、职业年金等科室互相配合，体制不顺，在管理过程中会遇到档案整理“空档”的问题。虽然我们引进了先进的电子档案管理系统，但是由于社保档案管理方面的电子软件开发不成熟，实际工作中存在电子档案管理与纸质档案管理两种形式，导致电子档案管理不能得到充分的利用。在电子档案管理过程中，由于信息网络的开放性特点，可能会出现泄密、更改信息等不良现象。

2.3 一些社保档案管理人员不适应工作需要

虽然我国颁布了相关的法律法规和业务规范，在很大程度上对社保档案管理进行了规范，但是对于档案管理的具体工作流程，没有严格统一的规范，社保档案管理人员业务素质整体上不高，对档案分类不明，划分期限不清只会对社保档案进行基本的收纳，更不用说除尘，防蛀，防湿，防火等措施，无法对档案做到必要的管理。尤其是引入电子档案管理，很多档案管理人员缺乏计算机管理技能，连基本的excel表格都不会操作，案卷目录无法建立，不能适应日新月异的工作需要。一些法律意识淡薄者，在工作中容易受金钱等诱惑，进行档案造假。

3 社保档案管理的创新途径

3.1 大力宣传社保档案作用

要在广大干部群众中组织多种多样的档案法律法规宣传教育活动，大力宣传档案管理工作的重要性以及档案利用的价值，提高全社会对社保档案管理重要性的了解和认识。在宣传过程中应对管理人员和公众进行《档案法》等相关法律法规进行宣传，例如社保电子档案可以作为证据在刑事诉讼中发挥作用，为人民提供相关的保障。

《档案法》规定，一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、社会事业单位和公民都有保护档案的义务，各单位都应将档案工作纳入重要议事日程，定期听取档案工作汇报，及时解决档案管理过程中出现的问题[2]。

3.2 推进社保档案管理信息化

针对当前机关事业单位档案管理实际工作中存在电子档案和纸质档案两种管理方式的问题，结合社会信息化的发展，应进一步提升档案管理水平，让社会保险档案管理更为便捷高效；应利用信息技术条件，社会社保档案管理部门可以对社保档案的信息进行利用和共享，让社保管理信息发挥更大的作用。对社会保险档案进行电子化或者数字化管理，有利于节省空间，提升管理效率。根据现行的机关事业单位社保档案保存期限分为：永久、100年、50年、20年、10年等，期限长，分类多，人工成本高特点，应加大人力物力财力投入，加快推进机关事业单位社保档案管理信息化提升档案管理信息化水平。

3.3 完善社保档案管理制度

针对机关事业单位社会保险档案管理中存在的问题，进一步建立健全社保档案管理整理规范制度，使优化和整合档案资源，用网络技术、数据技术管理档案，为民生服务等都有章可循。应加强对社保档案管理人员的法制教育，使其了解法律规定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保档案。

3.4 提高社保档案管理人员素质

由于机关事业社会保险所涉及的面广，参保单位多，参保人员复杂，相应加大了机关事业单位社会保险档案的管理难度和工作量，要求社会保险管理人员具备较高的业务素养和工作能力，提高工作效率。应加强对机关事业单位中社保档案管理人员业务素质的培养，尤其是加强社会保险档案管理相关法律法规及业务规范的培训。法律意识的薄弱，是档案管理人员违法的主要原因，让档案管理人员明白对档案进行造假是违法行为[3]。