大数据背景下企业档案管理工作的创新路径探索

2020-11-26孟杰

商品与质量 2020年38期

孟杰

单县行政审批服务局山东单县 274300

随着信息技术的快速发展，社会已经变成了信息化的社会，以往对企业档案的储存管理方法不仅不能快速的收集和分类归档企业登记当中的大量档案信息和数据内容，更不能快速的满足企业对档案的查询、调用需求。所以，企业现在一定要找出在档案管理工作当中出现的问题。然后在大数据背景下，企业要对档案管理的工作进行创新，设计一个合理的档案管理方法，这样才可以使企业的档案管理工作得到完善，从而提升企业的管理质量和效率。

1 企业登记档案管理工作创新的意义

随着社会经济的发展，企业的发展也有了新的方向，而且经济的发展也让企业在市场中的竞争变得更加的激烈。在这样的状况下，企业登记机关先后改变了申请方式和登记方式以便于对档案管理存储、管理工作进行完善。企业自身的档案管理方面亟需进一步提升，档案管理是企业管理工作的一部分，亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能，积极探索管理观念、制度的创新，只有对管理观念和制度以及服务工作进行合理的创新，才可以控制大数据时代的发展趋势，使用大数据技术来促进企业的发展，这样才可以让企业在激烈的市场竞争当中站稳脚步[1]。

2 大数据背景下企业登记档案管理工作的问题

2.1 企业登记档案储存的问题

传统意义上的企业登记档案管理，是自企业设立登记开始形成其专属的档案号，登记人员要及时整理、装订，还要由专人进行扫描存放至档案查阅系统，每进行一次相关登记，需要找到原始的档案按照时间顺序存放。但是随着企业登记的信息数据变得越来越多，企业档案的存放空间问题以及存储数据逐步累积成大数据问题日益凸显。而且档案信息的存储量越来越多，在查询档案的时候也变得更加困难，查询和存储档案的速度也会渐渐地下降，这样也就会导致企业的档案管理工作无法顺利进行。

2.2 企业档案资源管理中的问题

数字化管理的方法虽然可以对企业的档案资源来进行合理的收集与整理，但是现有的数据存储系统大多基于地方开发运营的存储环境，很难实现数据互通共享。这样的技术很难满足现阶段企业日益增长的对档案管理工作的需求，也就会使企业的档案管理工作效率下降。要想提升企业登记档案的管理工作效率，促进登记机关更好的服务企业、服务群众，就一定要重视对信息技术的研究，结合信息技术来发掘大数据技术的价值。所以，在大数据背景下，企业的档案资源管理工作成为大数据档案工作当中非常关键的一个问题[2]。

2.3 企业登记档案管理人员存在的问题

在企业登记工作当中，企业登记档案的管理工作是企业登记工作的重要组成部分，是企业发展和经营过程中不可或缺的重要文件资料，因此，企业要高度重视对自身档案的管理保存工作。多数时候，企业的档案管理工作缺少专业的管理人员，这个问题急需进行解决。虽然企业也有很多管理的人才，但是在信息化时代当中，企业所需要的管理人才是要具备管理能力和信息化技术的人才。企业现阶段的数据信息变得越来越多，所以只能使用先进的信息技术才可以对企业的大数据来进行整理和收集。所以，知道如何使用大数据技术的管理人才才是企业档案管理工作当中最需要的人才。这样才可以保证企业能跟上时代的发展，在激烈的竞争中脱颖而出。

3 大数据背景下企业档案管理工作的创新路径分析

3.1 加强对企业档案管理工作的重视

企业要重视本企业的档案管理工作，特别是企业的管理层，要积极的转变观念，加强对档案管理工作的了解和认知，认识到其在企业发展中所起的重要作用，使档案在服务中发挥经济效益。企业领导要经常深入部门，关注和了解档案管理工作的实际情况，确立档案是资产的观念，是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。要确立档案是企业独有的信息和知识观念[3]。

3.2 强化企业档案管理的信息化建设

企业建立起档案信息管理系统，将企业相关的档案信息全部录入到系统的数据库当中，并将那些纸质档案资料通过技术手段转化为影像资料进行系统存档，实现档案及管理工作信息化和网络化，提高工作效率。在这一过程中，档案分类程序可以说是档案数据存储和管理、利用的重要依据。

3.3 强化档案管理人员队伍建设

在大数据背景下，对企业和档案管理人员都提出了新的要求。一方面，企业要注重培养员工的使命感和责任感，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任，同时积极提供相关的业务培训和再学习，更新他们的专业知识储备，提升他们的计算机操作及软件使用技能，切实提高其业务能力，满足档案管理工作的实际需求[4]。

3.4 努力提升企业档案的利用率

企业的档案包含的内容很多，涉及企业登记、企业文化、人事人员信息、技术创新，财务报表以及会议工作等等，档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。其中有一些档案资料比较机密，只有企业的个别高管才能借阅。而其中有一些档案并不涉及机密，是企业员工都可以查阅的，企业应该鼓励员工查阅相关的档案资料，以更好的提升员工对企业的参与感、归属感，不仅能够更好的满足工作所需，更能够增加企业职工的凝聚力、向心力，增强企业在市场经营中的竞争力。

3.5 积极探索现代化的档案管理模式

在企业档案管理工作中，积极探索现代化的档案管理模式，已经是现代档案管理工作的发展趋势，是时代发展的必然要求，进一步提升了企业档案管理工作的效率。与传统的档案管理模式相比较，现代的企业档案管理模式优势更加明显，不仅档案管理工作的程序得到了有效精简，大大降低了整个流程的时间消耗，有效提升了档案管理工作的效率。