高校管理会计信息化现状及有效实施路径探讨

2020-11-26代利刚

无线互联科技 2020年10期

代利刚

（南京城市职业学院，江苏南京 211210）

在笔者的论文《新<会计法>背景下建设与培养高校管理会计人才队伍的研究》中已阐述了建设与培养一支人才结构时，合理的管理会计人才队伍是高校推行管理会计的重要前提与基础。仅有管理会计人才队伍尚不足以推行管理会计，还必须以信息技术作为保障手段来支持管理会计的推行与实施。

管理会计主要服务于单位内部管理需要，是综合运用单位内部相关业务信息、数据，融合业务活动与财务活动，在单位规划、决策、控制和评价等方面发挥重要作用的管理活动。当前，高校会计信息化一般局限于报销、核算，信息化所涉及的广度与宽度远不足以支持管理会计工作。高校管理会计本身是一项系统化工程，一般应当包括学校的教学管理、科研管理、学生管理、行政管理4个方面工作内容的信息化，因此，高校管理会计信息化绝不是在现有会计信息化基础上的简单扩展与延伸，信息化也绝非简单地把线下处理的工作转到线上，而是必须以清晰的学校战略、业务规划、组织结构、业务流程、责任中心为基础。

1 高校管理会计信息化的必要性

传统管理方式下的决策处理过程不规范，缺乏透明度、可视化，容易受制于时间与空间，工作效率低下。即便是推行管理会计的高校，管理手段也较为落后，主要以人工管理为主，信息传递效果差，职责不清，管理效率低，往往碍于人情，相关制度得不到落实，提高了高校发展的风险。

1.1 提升高校内部控制水平的要求

财政部印发《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号），要求行政事业单位充分利用信息化手段，组织、推动本单位内部控制建设。合理保证高校资产安全、有效使用，提高公共服务的效率和效果是高校内部控制的重要目标，也是信息化管理的重要目标。

信息化可以最大限度地保证内部控制制度的落实，因为信息化意味着标准化、流程化、规范化，否则信息化无法实施；管理、审批流程信息化之后，可有效避免越过规则、不按规则处理，规范权力运行。高校内部控制是推行高校管理会计的重要环境与基础，提升高校内部控制水平也是为更好地推行高校管会计打牢基础[1]。

1.2 国家层面对管理会计顶层设计的要求

财政部印发的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》（财会（2014）27号）（以下简称《管理会计指导意见》）与《管理会计基本指引》（财会（2016）10 号）都强调了单位要建立面向管理会计的信息系统，以信息化手段为支撑，实现财务与业务活动的有机融合，推动管理会计功能的有效发挥。

随着各级财政不断加大对高校的投入，高校规模不断扩大，业务日益复杂，各类业务数据量呈几何级数地增加，信息化技术是业财融合的必然选择。没有信息化技术的支持，就无法实现业务财务融合，管理会计自然也就无法推行。

不断更新的信息化技术为管理会计发展提供了重要技术支持，持续进步的信息技术不断地推动更深层次的业财融合，不断创造可能性、拓展管理会计的覆盖面、打破管理会计发展的限制、推进管理会计向纵深发展。

2 管理会计信息化的要求

管理会计因为自身具有特点，要想达成在高校规划、决策、控制和评价等方面发挥预期的作用，管理会计信息化必须具备以下特征：

（1）整合性。孤立的信息价值很低，越是能与其他信息整合使用、越能更深入或更广泛地反映所在组织的情况，信息也就越具有价值。管理会计之所以能在高校规划、决策等方面发挥作用，就在于其整合了高校的业务信息与财务信息。

传统会计信息局限于反映财务信息，不涉及高校的业务信息，在高校规划、决策等方面的价值较低。因此，需要梳理业务与财务流程，打破业务财务之间的信息壁垒，防止管理会计信息只是片面地反映高校业务信息或财务信息。管理会计信息化应深度整合业务信息与财务信息，保证信息能够全方位地反映高校经济业务活动、管理活动与财务活动，真正实现业财融合，发挥管理会计在高校规划、决策等方面应有的作用[2]。

（2）交互性。信息的价值在于交互与使用。所谓交互，就是能够实现不同信息系统之间的信息共享，实现财务数据对业务活动决策的支持、业务数据对财务决策的支持，交互性信息才是真正有价值的信息。管理会计信息化整合信息的目的就在于打破“信息孤岛”，实现信息共享，交互使用信息，实现业务信息与财务信息相互支持。

可以运用云计算、大数据等技术，更好地实现管理会计信息化，推动管理会计信息化内部的信息共享、交互，为高校提供更可靠的决策支撑信息。

（3）实时性。因为决策具有随机性、偶发性，如果不能实时采集，信息将难以有效支持决策，信息越滞后，对决策的支持价值就越小。因此，管理会计信息化系统必须能及时实时采集相关数据，这就是数据的实时性。信息实时性具体体现在：其一，业务信息与财务信息的发布、传输、反馈、交换都是动态的、同步的；其二，能够实时采集相关业务信息与财务信息。管理会计信息化系统能够为高校领导层实时提供决策相关的支持信息，支持其及时做出恰当的决策。

3 高校管理会计信息化现状及存在的问题

历史、领导意识与技术发展等多种原因，使得很多高校管理会计信息化不具备整体性、交互性与实时性特征，高校管理会计信息化主要存在以下问题[3]。

3.1 信息化建设各自为政，缺乏整体规划

与高校各部门工作内容相关的、成熟的信息系统产品出现的时间不同，信息系统产品开发者采用的技术标准与版本多样，各部门应用信息化的意识与信息化实施水平也各不相同。信息技术持续升级造成了信息系统版本众多，系统之间互不兼容也是管理会计健康发展的主要障碍。

高校信息化刚开始基本是被动的、零星的，基本处于各自为政的状态。市场上有比较成熟的、应用广泛的信息系统，相关部门可能就早一点实施信息化，反之，可能就晚一点，甚至对信息化实施的效果与作用心存疑虑。各部门即便应用信息系统，大多也只针对本部门的需求，几乎不会考虑与其他部门的业务对接，不会主动考虑本部门与其他部门信息系统之间的接口与融合，更不可能考虑到高校管理会计信息化的顶层设计与整体规划。高校管理会计信息化重复建设的效率低下，难以支撑管理会计发挥应有的作用，造成了大量的资源浪费。

3.2 缺乏统一的规则与标准

信息化建设各自为政，缺乏整体规划，缺乏统一的规则与标准。信息系统建设规则与标准混乱，可能有多个部门重复录入而且录入数据口径也不一致；同一个数据某些部门可能是手工管理，其他部门可能是系统管理。因为采用的信息系统数据库版本与技术标准不一致，系统之间的数据交换接口开发难度大、信息交换错误率高。

即使部门之间有数据交互使用的需求，也难以实现数据的自动交换。数据交换往往需要从一个系统导出数据，经过人工核对、发送、接收，再导入另一个系统等过程。因为信息系统之间的数据不能实现自动交换，形成了“信息孤岛”，不仅数据处理效率大受影响，而且因为人工介入了数据交换过程，很容易产生错误，直接影响了高校管理会计信息系统数据的准确性。

3.3 不注重管理会计信息系统的安全

很多高校存在重视管理会计信息系统建设、轻管理的问题。没有专门的管理会计信息系统管理制度，对管理会计信息系统建设与维护无章可循。管理会计信息系统缺乏备份与容错机制，管理会计信息系统权限设置混乱，为了操作方便，往往授予某些岗位过大的权限，加大信息系统安全风险。

3.4 管理会计信息系统建设缺乏预见性与前瞻性

高校管理会计信息化是以高校业务信息与财务信息融合为基础的，对高校业务发展缺乏预见性与前瞻性，难以真正建设好高校管理会计信息系统。在高校业务发展缺乏预见性与前瞻性的情况下，高校管理会计信息系统建设仅能解决个别部门当前存在问题，势必难以系统规划高校管理会计信息化，更无法统筹建设高校管理会计信息系统。

高校管理会计信息系统不能为未来发展留足空间与弹性，没有考虑新的管理需求，没有为信息系统接口之间预留数据交换接口。即使高校管理会计信息系统能够勉强满足当前的管理需求，也难以应对日益复杂多变与多元的高校管理需求，导致高校管理会计信息系统建设不能统筹地从整体上做好规划，只能被动、个别地解决问题，必将大大限制高校管理会计信息系统的可塑性与适应性，造成极大的资源浪费，也会严重制约信息系统在高校管理会计工作中发挥的作用。

4 高校管理会计信息化有效实施路径

4.1 做好高校信息化的整体规划

引入大学资源管理（University Resource Planning，URP）思想，把学校当成一个整体与系统看待，建立统一的信息标准，提供基础数据平台与接口，打破“信息孤岛”，将分散在各职能部门使用的信息系统结合成一个有机整体，以统一的标准处理各项业务流程。

应当以高校战略与整体发展目标为依托，建立信息化顶层设计与规划机制，确定管理会计信息化应用目标与应用需求。建立、推动信息化协商与多边参与机制，至少当由业务需求部门、信息技术部门、财务部门3个部门参加需求协商与论证。由业务部门提出具体业务需求，信息技术部门评估技术可行性与现有信息化系统的契合度，保证新建信息系统符合现有管理会计信息系统整体规划；财务部门评估业务数据的维度、口径是否与管理会计对业务规划、决策的需求匹配。既能解决各业务部门对应的实际需求，又能在技术上保证信息系统之间的融合，确保高校管理会计信息化建设始终纳入在整体规划之内。

4.2 业务流程的梳理与规范

管理会计必须融合业务活动与财务活动，才能在单位规划、决策等方面发挥重要作用。信息化是基于学校整体业务与工作规划，绝非简单地把工作流程从线下搬到线上。不能简单地按照现行的业务流程实施信息化，而应根据内部控制要求、信息化建设规则与规律，重新梳理、审视学校现有的业务流程与内部控制制度。

内部控制是保障组织权力规范、有序、科学、高效运行的有效手段与一系列规章制度的总和，制度确定权限、职责与业务流程，必须要通过一个个具体的业务流程来实现。从很大程度上来说，业务流程是落实内部控制的重中之重，因此，必须从落实与保障内部控制实施的高度与角度重新审视业务流程。只有符合内部控制的业务流程，才能发挥管理价值，才是可以据以实施信息化的业务流程。

与会计信息化相比，管理会计信息化更关注高校管理会计信息系统如何整体嵌入高校业务处理全过程，推动业务财务一体化，使高校管理会计信息系统与高校的业务流程融为一个有机体。

4.3 建立统一的规则和标准

高校管理会计信息化必须做到6个统一：标准统一、接口统一、应用统一、数据库平台统一、身份认证统一、信息门户统一。建立一个全校性的基础数据平台，至少应当包含教职工信息、招生信息、学籍信息（每年有批量变动）、宿舍信息、专业设置信息、教学信息、组织架构、部门名称等基础数据，相关数据的录入、调整、变动、删除等全部都在基础数据平台完成。其他系统都通过统一的接口与基础数据平台连接，引用、提取相关数据，确保同一个数据只有一个来源，避免重复录入数据，同时，保证数据口径的一致。

分析高校前期已建成并投入使用的各类信息系统，建立统一数据交换的标准，改造、升级或更换现有的信息系统，确保信息系统之间能够顺利交换数据，打破信息系统之间的壁垒，实现系统的互联互通。管理会计信息化系统应按照业务部门教职工熟悉的术语内容向其展现，通过中间库或映射规则转换成财务部门需要的信息，业务部门既能提升对管理会计信息系统的接受程度，又能更快地熟悉管理会计信息系统，提高其使用效率。

4.4 加强管理会计信息系统的安全

管理会计信息系统几乎包涵了高校各业务流程与环节的重要数据与信息，会涉及很多人员信息、敏感与涉密信息，一旦数据外泄，会造成经济损失，影响高校正常运行、高校声誉甚至产生恶劣的社会影响。高校管理会计信息化建设推进过程中，要始终牢记信息安全：（1）从技术上，保证高校管理会计信息系统的数据安全，建立数据备份制度，防止数据丢失与泄露。（2）在搭建信息系统时，建立一整套系统管理制度，杜绝兼任不相容职务或权限过大。（3）从软硬件技术、管理制度与管理意识等多方面保障管理会计信息系统的安全、可靠。

4.5 信息系统应有良好的开放性与可扩展性

技术设计应当充分考虑高校未来业务的发展与监管需求，高校管理会计信息系统设计尽可能地简单、清晰，功能模块之间保持合适的耦合度，既要保证信息系统之间数据交互，也要保证各信息系统一定的独立性，防止一处有问题导致整个管理会计信息系统崩溃，保证管理会计信息系统的开放性与可扩展性。否则，一旦外部监管有新的要求、高校有新的管理需求，前期在管理会计信息系统建设与维护中的大量投入，都将会成为沉没成本。

制定管理会计信息系统标准体系时，既要考虑到当前的信息技术水平与学校现实需求，又要对信息技术的发展有一定的预见性，能够适应信息技术革新、发展与学校的管理需求与外部监管要求。充分考虑现有信息系统数据库的兼容性，保证整个管理会计信息系统在实际需要时可以顺利平滑或升级到新系统。