基于ERP系统的 中小企业存货管理研究

冯兆国

（山东华尚电气有限公司，山东 济宁 272500）

现阶段中小企业已成为我国经济发展的新兴力量，一些有条件的中小企业已采用了信息化管理技术，如ERP系统去管理企业，提升了企业的管理能力。但由于各种原因，中小企业在管理方面依然存在许多问题，特别是存货管理仍不容乐观。为此，本文以中小企业为研究对象，基于ERP背景研究其存货管理存在的问题及对策，希望能够为提升中小企业可持续发展能力建言献策。

一、存货管理目标及ERP简述

（一）存货管理目标

存货是企业在日常活动中持有以备出售的材料、产成品或商品，存货管理就是对存货从采购、生产、储存、领用到销售等一系列过程的管理和控制。企业进行存货管理的目标就是在存货成本与存货效益之间权衡，以确定最佳的采购或生产批量。

（二）ERP简述

ERP系统的应用是企业的一次管理革命， 使用ERP系统可降低企业库存和生产成本、提升产品质量和客户满意度、减少产品生产周期和企业呆账、快速影响市场等预期目标。ERP系统以供应链管理作为其核心管理思想，提供各具特色的管理模式。ERP对整个供应链资料进行有效管理，实现了对整个企业供应链上的人财物等资源的管理。

二、中小企业存货管理存在的问题

根据工信部等四部委颁布的相关规定，中小企业分为中型、小型和微型企业，具体划分标准包括从业人数、营业收入和资产总额，并结合行业特点确定。中小企业具有规模小、管理落后、资金筹措能力差、经营权和所有权集中，因此存货管理存在诸多问题。

（一）仓库部门归属管理较乱

中小企业为了节约管理成本，通常会把仓库部门人员划归财务、生产、采购或办公室管理。若划归财务部管理，财务部对存货有时间价值和银行利率的考虑，必然会减少库存量，但不会考虑缺货给生产经营带来的不利影响。若划归生产部管理，生产部从生产任务和生产计划的角度出发，会加大库存量，从而增加存货成本，挤占企业资金。若划归采购部管理，会存在个别材料采购入库的手续不完善，采购入库的数据不真实、采购材料的质量无法得到保障。

（二）以ERP为依托的合理库存量和采购计划不健全

中小企业由于自身发展有限，对存货库存量管理还只是处于粗放的管理阶段。有些企业对存货进行了ABC分类，但没有进行ERP系统信息化管理，不能实现计划管理、实时动态管理。另外，若没上生产模块，采购物料没有进行MRP运算，导致某种物料已用在前面生产订单上，后来订单缺少MRP运算管理，下生产计划单时查询该物料有库存不用采购，实际生产时却物料短缺，给企业造成不必要的损失。

（三）存货出入库不及时

仓库人员每天频繁地忙于存货出入库，由于是人工录入数据到ERP系统中的，以致库存不能做到实时更新，有时员工忘记录入某个入库单据，因系统中查询不到，容易造成二次购买。有时客户催销售发货，产成品刚做完试验合格，还没有来得及在系统里办理成品入库手续，就直接发货，后在系统里补入库、出库手续，造成库存管理难，准确率低。

（四）存货日常盘点机制不完善

目前，我国大部分中小企业并没有健全的存货管理内部控制制度，没有规范的存货盘点细则，缺少对存货定期盘点。由于中小企业员工人数较少，会出现一人多岗的情况，岗位职责划分不清晰，不相容职务不能分离，很容易产生舞弊的现象。有部分中小企业虽然月底安排人员盘点，但盘点人员盘点存货数量，没有关注存货存放时间，造成仓库内存有超过6个月以上的存货，从而形成呆货。呆货增加存货占用资金成本，占用仓库设施，加快存货贬值，增加挑选、搬运等处理费用。

（五）管理系统信息安全性低

随着中小企业信息化进程加快，所暴露出的信息安全隐患越来越多。首先，从企业内部看，许多中小企业一人身兼多职，一人可用不同身份进入系统工作；还有的中小企业安全防范意识薄弱，用户登入口令设置简单或直接采用原始密码，甚至是空口令登入，在一定程度上加大了ERP环境下的信息风险。其次，从企业外部来看，由于网络环境具有开放性，ERP系统会随时感染网络病毒，有的还会遭受黑客攻击，导致重要信息和数据泄漏，严重的还会遭受病毒攻击加密锁死，致使中小企业ERP系统数据库不能正常工作，企业只得花钱赎回数据库或者重建数据库。

（六）人员缺乏培训，综合素质不高

大部分中小企业一般在县城建厂生产，更有甚者选择乡镇。一般在县城难以招聘到高层次人才，只有专科或者职业学校毕业的学生。中小企业的管理人员通常是从车间员工中培养出来的，这部分人对存货熟悉，但企业一般不会对岗位人员进行专业的知识培训，员工缺少足够的理论知识。因人员学历不高导致人员综合素质不高，影响了人员对企业先进管理理念的理解，很难在工作中主动发挥作用。员工的接收能力有限，主观能动性不高，无法管理好存货。

三、利用ERP系统对存货管理的改进建议

（一）把仓库部门划归PMC管理

PMC是ProductMaterialControl的缩写形式，意思为生产及物料控制。通常分为两个部分：一是PC：生产控制或生产管制；二是MC：物料控制，主要指物料计划、请购、物料调度、物料的控制。企业的总调度是生产与物控，企业存货的生产与运作都围绕这个部门运转，PMC部门计划能力、控制能力与协调能力对企业的运作有非常重要的影响。因此，把仓库部门划归PMC管理可以有效解决生产缺货和库存存货积压。

（二）完善存货采购，降低库存存货

运用ERP系统生产模块下的MRP运算，结合现有库存量、安全库存量、生产订购批量等计算出物料的毛需求量，根据毛需求量、预计入库量、预计出库量等计算出净需求，根据净需求进行存货采购，进而完善了每批次采购存货的数量。从资产的角度看存货，存货属于流动资产，其转动的速度越快对企业越有利，越能降低企业成本，增加企业利润。如果一个企业的存货过多，会占用企业大量资金，从而增加企业的贷款利息；存货过多，会增加管理人员成本；存货过多，会增加仓储费用。因此，保留存货安全库存量，降低存货库存量是中小企业降低企业成本之一。

（三）扫描出入库，加强存货出入库及时性

为了解决存货出入库及时性问题，配备给仓库人员手持扫描设备PDA，员工通过扫描标签，可以快速、准确完成存货出入库工作，让存货物料无需在门外或仓库内堆积。同时数据自动采集并同步更新到ERP系统中，无需纸张记录和人工录入，库存自动增加或者减少对应数量。通过给仓库人员配备扫描设备PDA，实现了数据联动、数据更新实时化，提升作业效率和管理精度，提高整个仓库的运营水平，为企业运营发展战略做支撑。

（四）利用ERP库存系统进行移库盘点，便于发现呆货

由于中小企业存货品种较多，存放地点较乱，一般月底盘点难以发现呆货。存货在录入ERP系统库存单据时，虽然有入库时间、生产厂家、数量、单价和金额。但在仓库库存查询时，ERP系统一般只显示存货物料编码、物料名称、数量、单价和金额，无法显示入库时间，从而在系统中难以发现呆货。我们可以利用ERP系统建立两个仓库——A库和B库，第一年利用A库进行出入库，年末剩余存货都在A库里。第二年存货入库时选用B库，出库时先从A库领用，A库没有的存货再从B库领用，这样到7月份就可以发现A库里的存货都是超过6个月以上的；如果到年底A库里还有存货，这些存货存放时间都超过一年了，从而形成呆货，年终都要处理完毕，并在ERP系统里把A库里的所有存货全部出库，使A库库存存货为0。第三年存货入库时选用A库，利用B库库存发现呆货。

（五）云平台备份服务，保证数据安全有效

把ERP系统数据库备份到云平台上，保证数据安全不被网络病毒感染。中小企业可以和联通、移动等通信公司合作，不需要中小企业单独购买云平台服务器，只需按年租赁，政府工信局给予中小企业25%的费用补贴，这样每天定时把数据库备份到云平台的服务器上，最长能连续备份60个月，可以避免病毒感染。即使网络遭受病毒攻击，使ERP数据库感染病毒，只需要从云平台的服务器上把备份的最新数据库在系统中进行数据库还原，中小企业ERP系统就可以使用。

（六）加强人员培训工作，提升人员专业能力

现阶段我国中小企业存货管理专业人才较少，部分中小企业还没有专门的人员对存货进行管理。中小企业要加大对员工的培训力度，从专业技术、办事能力、团队精神、执行能力等方面对员工进行培训。要提升中小企业员工的专业能力和综合业务能力，须对员工进行专业培训和综合培训，确保其较高的自身素质。存货管理人员专业能力的提高，可优化企业存货管理模式，使用科学先进的管理理念，带动企业的长远发展。

四、结束语

信息化、大数据时代已经来临，5G时代即将到来，中小企业应该结合自身特点和市场导向进行革新。ERP系统是一个庞大的数据库和管理信息系统，更是一种先进的管理思想和理念。利用ERP管理系统，使各部门数据共享，充分整合和调配企业资源，促进中小企业快速发展，达到企业价值最大化的目标。