事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

2020-11-26于硕

商品与质量 2020年39期

于硕

单县人力资源和社会保障局基层公共服务平台管理中心山东单县 274300

1 档案管理信息化建设的定义

档案管理信息化建设是指改变之前传统纸质录入校队模式，采用信息技术方法将数据存储到网络环境中。这一方法运用到事业单位中去，体现出国家努力适应时代发展，贴合时代发展需要的理念，对档案管理建设意义重大。其中具体包括以下几个方面：第一事业单位数据的归档。主要指将档案信息的类别、范围和明细划定清楚，并明确其保管期限以及负责人员，依照以上几点分别归类建档，存储于网络数据结构的过程；第二事业单位档案的交接。文档归类整理过程涉及到工作人员的交接，档案信息化内容和技术都需要交接人员耐心学习和钻研，同时在交接过程中，还要严格注意安全问题；第三档案的数字化工作。指对数字资源的整理和优化，需要采用国家要求的标准格式录入，过程严谨无误，对工作人员要求也很高[1]。

2 档案管理工作中存在的问题

2.1 对档案管理信息化建设的关注度不够

在部分事业单位中，工作人员对档案信息化建设的认识深度较浅。通俗的讲，档案的信息化建设主要是进行计算机的操作，这是档案信息化建设的首要工作。对于档案工作的管理，领导者也缺乏信息化建设的了解，他们认为只要相关人员能够完成工作即可，没有站在工作人员的角度去考虑问题。

2.2 档案管理人员的信息化水平不佳

由于事业单位的档案管理人员将大部分时间都花费在档案管理工作上，对于信息化技术没有过多的了解、接触，这使他们掌握信息技术知识过于欠缺。就目前而言，大部分档案管理工作者对信息化技术的认识还只停留在表面，更达不到熟练的程度，这使档案管理人员的操作水平更加达不到工作要求。

2.3 网络安全面临挑战

各事业单位档案资料通常具有一定的机密性，在开展信息化建设期间，如果将互联网接通，很可能出现泄密行为，而且还会存在病毒和黑客的攻击，这些都是档案管理信息化建设的主要影响因素。

3 事业单位档案管理信息化建设存在问题的解决措施

3.1 优化设备配置

为了缓解设备配置问题，奠定扎实的事业单位档案信息化建设基础，政府部门需要加大在硬件上的投入，并完善配套的检修维护措施，确保各项先进信息技术能够顺利应用到档案管理中。在设备配置上，政府部门要规划好信息技术引进计划，并根据信息技术的作用规律，来为各个事业单位合理配置硬件设备，同时，在安排采购工作时，选择口碑好、规模大、资质齐全的设备供应商，从源头保障设备的质量。此外，领导者还要结合硬件设备的运行规律以及档案管理工作安排，科学规划检修维护方案，而且要针对设备运行中容易发生的故障，提前做出应对策略，缩短故障维修的时间，保障信息化管理系统的稳定性，提升事业单位档案管理信息化水平。对于老旧设备，事业单位要及时进行淘汰和更新，并及时提取老旧设备的剩余价值，避免出现浪费，进而深入优化信息化建设工作的效果。

3.2 完善配套制度

配套制度作为各级职工干部共同落实事业单位档案管理信息化建设的重要支持，单位应当构建出一套完善的配套制度，使各级职工干部在履行自身责任和义务过程中能够实现有章可循、有据可依，加速推动档案管理的信息化进程。在配套制度建设上，领导者需要先结合当前的实际情况，制定出合理的信息化建设目标，并围绕该目标规划出科学、详细的建设方案，然后针对各项工作的具体落实，制定详尽的操作规范和细则，再在此基础上构建一系列的配套操作管理，提高各级职工干部对建设任务的自觉性。此外，针对建设过程中的重要环节，领导者还要建立合理的奖惩机制，并将其细化到具体的操作上，增强各级职工干部对建设工作的积极性[2]。

3.3 提升工作者专业水平

为了保障工作者的专业水平得以满足信息化建设的要求，事业单位要认识到当前人力资源市场内优质人才紧缺的现状，并适当提高招聘标准和待遇水平，吸引更多的高素质、高技术的信息化人才参与到档案管理工作中，同时，根据当前信息化建设的需求，将信息技术内容融入到考核中，确保被录用人才具有扎实的信息技术基础，实现从源头优化档案管理人员的专业水平，弱化信息建设中的阻碍。此外，领导者还应积极组织培训活动，定期组织相应的考核，加深其对信息化建设、档案管理的认识，使档案管理工作人员逐步意识到两者的重要性，调动他们的自我提升意识，使其能够不断提高计算机操作能力，掌握良好的网络信息化基础知识，丰富计算机管理经验，学习现代化信息技术应用及其操作能力，树立起终身学习的意识，使其能够不断满足档案管理信息化建设发展对管理人员素质的客观要求，更好的服务于事业单位档案管理事业。事业单位档案管理部分为非盈利单位，调动不起积极性可以建立激励性竞争机制。

3.4 积极引进高新信息安全技术

为了保护事业单位的信息安全，优化信息化建设工作的效果，首先，预警工作是极其重要的因素。事业单位对于可能预见的危险性隐患防患于未然，起到预见的作用。在事业单位计算机网络系统当中，保证每个成员能够相互协作、相互配合，降低网络信息风险发生的几率，通过防御不法分子通过恶意手段入侵，提高事业单位的网络安全性。其次，事业单位应积极引进高新信息安全技术，并加以有效的推广和落实，强化各级干部职工的信息安全意识，排除威胁档案管理技术应用安全的因子，使档案管理的信息化建设任务得以顺利落实[3]。